Administratief Medewerker team Jeugd en Sport

Bij team Jeugd werk je mee aan alles wat kinderen, jongeren, ouders, jeugdverenigingen en vrijwilligers in Harelbeke vooruithelpt. Van speelpleinwerking tot UiT-Kajuit, van jeugdverenigingen tot zaalreservaties, van subsidies tot uitleenmateriaal: jij zorgt ervoor dat de administratie klopt en dat mensen snel en vriendelijk geholpen worden.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor ouders, jongeren, verenigingen en collega’s. Je luistert, zoekt mee naar oplossingen en zorgt ervoor dat aanvragen, inschrijvingen, reservaties, betalingen en dossiers netjes worden opgevolgd. Kort gezegd: jij brengt structuur in een team waar veel beweegt.

Je ondersteunt de jeugddienst administratief, praktisch en financieel. Dat betekent dat je een heel afwisselend takenpakket krijgt.

Wat doe je?

Binnen de jeugddienst zijn we op zoek naar 2 medewerkers: iemand die vooral het jeugdaanbod ondersteunt en iemand die vooral de werking rond jeugdbeleid en jeugdinfrastructuur mee versterkt. Je beantwoordt vragen via telefoon, mail of aan het loket. Je helpt ouders en jongeren met inschrijvingen voor activiteiten, volgt reservaties op en zorgt dat betalingen, facturen, attesten en terugbetalingen correct verwerkt worden.

Daarnaast ondersteun je ook de werking rond jeugdbeleid en jeugdinfrastructuur. Denk aan jeugdverenigingen, subsidies, vrijwilligers, jeugdraad, speelstraten, repetitieruimtes, jeugdcentrum TSAS, uitleendienst, herbruikbare bekers en nachtvergunningen.

Ook communicatie hoort erbij. Je helpt teksten, webinformatie, flyers of sociale media mee opvolgen, zodat ouders, jongeren en verenigingen goed weten wat er te doen is.

Algemeen sta je onder meer in voor:

• vragen beantwoorden van ouders, jongeren, verenigingen, vrijwilligers en collega’s;
• facturatie, betalingen, terugbetalingen, creditnota’s en doorstortingen;
• opvolging van mailbox, documenten, lijsten, afsprakenfiches en praktische info;
• ondersteuning bij communicatie via website, drukwerk en sociale media.

Focus jeugdaanbod:

• inschrijvingen, reservaties, annulaties en aanwezigheden opvolgen;
• administratieve ondersteuning van activiteiten zoals speelpleinwerking, UiT-Kajuit, kinderfuif en buitenspeeldag;
• opmaak en verzending van fiscale attesten en ziekenfondsattesten;

Focus jeugdbeleid en -infrastructuur:

• opvolging van subsidies, jeugdverenigingen, vrijwilligers en adviesraden;
• verwerking van aanvragen voor jeugdcentrum TSAS, repetitieruimtes, speelstraten, uitleendienst en herbruikbare bekers;
• opvolging onderhoud en herstel speelpleintjes

Geen dag is helemaal hetzelfde. De ene dag help je een ouder met een inschrijving, de andere dag volg je een reservatie voor een repetitieruimte op of ondersteun je een activiteit voor kinderen en jongeren.