Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X

Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X

Gestion administrative et budgétaire

• Assurer le secrétariat de l'équipe technique, dont e.a. la gestion et rédaction de courrier (électronique) et planification de rendez-vous;
• Traitement des pièces pour les réunions et les dossiers administratifs ; rédaction des rapports des réunions;
• Assurer le contact avec des prestataires externes;
• Préparation, organisation et coordination des tâches à exécuter sur le terrain en étroite collaboration avec l'équipe technique et les intervenants externes;
• Élaborer, contrôler et assurer le suivi des appels d'offres, des demandes de prix, des contrats (de maintenance) et des factures;
• Gestion de la comptabilité (frais relatifs aux bâtiments);
• Suivre les plans du bâtiment et les rapports des bureaux de contrôle;
• Saisie et mise à jour des données de suivi d'activité;
• Veiller au respect des procédures internes et obligations légales et réglementaires.

Gestion des services généraux et de l'environnement de travail

• Suivre les prestations quotidiennes : propreté des bureaux, gestion des déchets, entretien des espaces verts;
• Gérer l'approvisionnement et les stocks des consommables;
• Superviser le bon fonctionnement des espaces partagés (salles de réunion, parkings).

Maintenance technique et continuité d'activité

• Recueil et traitement des demandes et réclamations des collaborateurs;
• Coordonner les interventions urgentes pour éviter toute interruption de l'activité des bureaux;
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires périodiques (ascenseurs, climatisation...).

Sécurité, sûreté et accessibilité

• Coordonner les tâches des équipes techniques et de gardiennage;
• Mettre à jour le registre de sécurité et participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie;
• Assurer l'accueil et la sensibilisation aux consignes de sécurité des prestataires extérieurs travaillant sur le site.

Logistique et logeabilité des services

• Coordonner les opérations de déménagement interne ou d'aménagement des bureaux lors des mouvements de personnel;
• Gérer l'attribution et l'inventaire du mobilier administratif et du matériel.

Profil recherché

• Diplôme de fin d'études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou d'expérience similaire;
• Une excellente maîtrise de la langue française requise; une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais est un atout;
• Aisance dans l'utilisation d'outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint);
• Sens de l'organisation et de responsabilités, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle;
• Esprit d'équipe, de discrétion et de flexibilité;
• Faire preuve de fiabilité;
• Expérience préalable auprès d'un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.

Le titulaire sera soumis à une procédure d'habilitation conforme aux législations luxembourgeoises relatives à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

À noter que le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

PERMANENTE VERTEGENWOORDIGING VAN HET GROOTHERTOGDOM LUXEMBURG BIJ DE EU

Flammang André