Réceptionniste - Workplace & Hospitality Operations Coordinator (27h30/semaine) H/F/X

Réceptionniste - Workplace & Hospitality Operations Coordinator (27h30/semaine) H/F/X

• Temps de travail : Travail à temps partiel
• Type de contrat : Durée déterminée
• Famille de métiers : Commerce et support à la vente / Support à la vente
• Nombre d'années d'expérience : Minimum 2 ans d'expérience

Description de l'entreprise

Ask Nestor est une entreprise spécialisée dans les services d'hospitalité, de workplace management et de conciergerie, active à Bruxelles et en Flandre.

Nous accompagnons des entreprises prestigieuses dans la gestion de leurs espaces de travail afin d'offrir une expérience professionnelle, fluide et accueillante à leurs collaborateurs et visiteurs.

Votre mission

Nous recherchons une personne dynamique, polyvalente et en excellente condition physique pour rejoindre notre équipe sur une mission exclusive auprès de l'un de nos clients les plus prestigieux.

Cette fonction est principalement opérationnelle et de terrain. Elle combine accueil, hospitalité, workplace management, préparation des espaces, logistique, support aux événements et assistance quotidienne aux collaborateurs.

Une part importante du travail comprend :

• la préparation des salles de réunion ;
• le déplacement de mobilier ;
• la manipulation de matériel ;
• la réception et le transport de livraisons ;
• de nombreux déplacements à pied tout au long de la journée.

Nous recherchons donc une personne appréciant un travail actif et concret.

Vos responsabilités

Accueil & Expérience Visiteur

• Accueillir les visiteurs, collaborateurs et partenaires.
• Orienter et accompagner les visiteurs dans le bâtiment.
• Réceptionner les livraisons, fournisseurs et prestataires.
• Garantir une expérience d'accueil professionnelle et chaleureuse.

Support aux collaborateurs

• Distribuer les badges et kits de bienvenue.
• Répondre aux demandes des collaborateurs et aux services de conciergerie.
• Contribuer à maintenir un environnement de travail accueillant et organisé.

Gestion des salles de réunion & Événements

• Préparer les salles selon les besoins quotidiens.
• Installer le mobilier et vérifier les équipements.
• Préparer les espaces de catering et assurer leur réapprovisionnement.
• Participer à la mise en place opérationnelle des réunions et événements.
• Assurer le rangement, le nettoyage et la remise en état des espaces après utilisation.
• Manipuler le matériel, le catering et la vaisselle lors des événements.

Support Facility & Opérations

• Effectuer des inspections régulières des espaces communs.
• Coordonner les livraisons, colis et la logistique quotidienne.
• Accueillir les entreprises de maintenance et les prestataires.
• Veiller à la qualité, à la propreté et au bon fonctionnement des espaces.
• Signaler les incidents via les outils internes.
• Participer au bon fonctionnement quotidien du bâtiment.

Sécurité & Gestion des stocks

• Appliquer les procédures d'accès et de sécurité.
• Participer aux procédures d'évacuation lorsque nécessaire.
• Gérer les fournitures, consommables et équipements.
• Préparer le matériel nécessaire aux activités quotidiennes et aux événements.
• Participer au suivi des stocks et au réapprovisionnement.

Nous recherchons une personne autonome, organisée et orientée service.

• doté(e) d'une excellente présentation et d'un fort sens du service ;
• organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs priorités ;
• proactif(ve) et attentif(ve) aux détails ;
• à l'aise dans un environnement international ;
• apprécié(e) pour votre esprit d'équipe et votre communication ;
• flexible et capable de vous adapter aux besoins opérationnels.

Condition physique (critère indispensable)

Il s'agit d'une fonction essentiellement opérationnelle.

Vous serez amené(e) quotidiennement à déplacer du mobilier, manipuler du matériel, transporter des livraisons, préparer des salles de réunion et effectuer de nombreux déplacements à pied.

Une excellente condition physique est donc indispensable.

Vous maîtrisez obligatoirement :

• l'anglais (oral et écrit) ;
• au minimum une langue nationale belge : français, néerlandais ou allemand.

La maîtrise de plusieurs langues constitue un réel atout.

Compétences linguistiques

Néérlandais (requis)

• Comprendre : Expérimenté + (C2)
• Écrire : Expérimenté + (C2)
• Lire : Expérimenté + (C2)
• Parler : Expérimenté + (C2)

Français (requis)

• Comprendre : Expérimenté + (C2)
• Écrire : Expérimenté + (C2)
• Lire : Expérimenté + (C