Juridisch Secretaresse

Il y a 5 mois

SaintGilles, Belgique C&D Law Temps plein
Een advocatenkantoor is op zoek naar een proactieve juridisch secretaresse voor essentiële ondersteuning van de advocaten. Functieomschrijving
  • Mail- en e-mailbeheer, inclusief verzenden, ontvangen, distribueren en archiveren van (elektronische) post, evenals het bijhouden van verzoeken;
  • Beheer en afhandeling van telefoongesprekken, inclusief het doorsturen van berichten naar de betrokken personen en het opvolgen van verzoeken;
  • Organiseren vaninterne en externe vergaderingen, inclusief reizen, reserveren en voorbereiden van vergaderzalen (ondersteuning en apparatuur voor klanten en derden;
    benodigdheden en technische apparatuur), verwelkomen van klanten en, voor buitenlandse reizen, reserveren van visa, vluchten, taxi's, accommodatie en huurauto's;
  • Afspraken organiseren en beheren via videoconferentie ;
  • Proactief beheren en bijwerken van de agenda's van advocaten en oplossen van mogelijke problemen;
  • Voorbereiden, verspreiden en bijwerken van de planning (vergaderingen en deadlines) van advocaten op maandelijkse en wekelijkse basis;
  • Het openen van cliëntendossiers en -procedures en het beheren van de bijbehorende processen (waaronder het opstellen van opdrachtbrieven en documentatie voor het openen van dossiers, administratieve ondersteuning bij het zoeken naar belangenverstrengeling en de due diligence-procedure);
  • Bijwerken van dossiers en contactgegevens die specifiek zijn voor elk dossier (inclusief factureringsgegevens), met name door notities en memo's te maken en toe te voegen aan de agenda of het dossier;
  • Accuraat, tijdig en efficiënt gebruik van het praktijkmanagementsysteem/software (inclusief voltooiing van taken die specifiek zijn voor het openen, beheren, sluiten en archiveren van dossiers);
  • Effectief dagelijks beheer van de archivering van dossiers en procedures, inclusief elektronische archivering, waarbij ervoor wordt gezorgd dat uitgevoerde taken duidelijk en beknopt worden vastgelegd en dat taken en ondersteunende documenten naar behoren worden gearchiveerd;
  • Het voorbereiden, afdrukken en indienen van verslagen, consultaties, pleidooien en casusdossiers, evenals academisch materiaal, en het verspreiden ervan in overeenstemming met de instructies van de advocaten (inclusief het indienen van pleidooien via archiveringssoftware);
  • Deelname aan het maandelijkse factureringsproces (opstellen van overzichten van geleverde diensten en voorlopige of definitieve facturen, verzenden van facturen en beheer van verzoeken met betrekking tot uitgegeven of uit te geven facturen) ;
  • Deelname aan het administratieve beheer van het Bureau (met name beheer van de administratieve documentatie en de bibliotheek, beheer van de betrekkingen met externe dienstverleners, beheer van de wekelijkse betrekkingen met het boekhoudkantoor van het Bureau voor de overdracht van relevante informatie, enz;
    )
  • Communicatie met externe bronnen om problemen of kwesties op te lossen namens de advocaten en onder hun supervisie;
  • Onderzoek voor voorstellen, marketing, evenementen en informatiepakketten;
  • Communicatie met advocaten om hen op de hoogte te houden van de voortgang van elke taak;
    en
  • Identificatie van mogelijkheden voor procesverbetering en implementatie van verbeteringen die door de juristen zijn gevalideerd.
Locatie van de werkplek.
Brussel (bij het Justitiepaleis en de Louizalaan). Profiel
  • Opleiding tot juridisch secretaresse of aantoonbare ervaring op dit werkterrein of op een werkterrein waarvoor vergelijkbare, zo niet identieke, kwaliteiten en vaardigheden vereist zijn;
  • Drietalig Frans/Nederlands/Engels, mondeling en voor zover mogelijk schriftelijk;
  • Uitstekend beheer van IT-tools en software voor juridisch beheer;
  • Een scherp gevoel voor organisatie en aandacht voor details;
    flexibiliteit, snelheiden proactiviteit bij het uitvoeren van een grote verscheidenheid aan taken;
    het vermogen om effectief prioriteiten te stellen;
    nauwgezetheid, professionaliteit en goed beheer van tijd en deadlines;
    uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
    betrouwbaar, loyaal, discreet en respectvol ten opzichte van het beroepsgeheim;
  • Bereidheid om zich in te zetten om advocaten uitgebreide persoonlijke assistentie en administratieve ondersteuning te bieden.
Aanbod
  • Fulltime (parttime bespreekbaar afhankelijk van profiel en ervaring) ;
  • Contract voor onbepaalde tijd ;
  • Concurrerend salaris ;
  • Flexibele werktijden ;
  • Een diverse en moderne werkomgeving.