Management Assistant

HYDRIA is een autonoom overheidsbedrijf dat instaat voor de inzameling en zuivering van afvalwater en voor de bestrijding van overstromingen (via een netwerk van bufferbekkens, pompstations, collectoren, enz.) om het milieu en de levenskwaliteit van de inwoners in de Brusselse regio te verbeteren. Voor de Directie "Netwerken" , is HYDRIA op zoek naar (M/V/X) : MANAGEMENT ASSISTANT Voltijdse job Studieniveau vereist : Master of Bachelor Werkplaats : Brussel (vlakbij Station Vorst Zuid ) De administratieve en organisatorische ondersteuning van de Directeur Netwerken verzekeren, in nauwe samenwerking met hem, met als doel de werking van de directie te faciliteren en te optimaliseren, en de coördinatie van specifieke opdrachten te waarborgen om bij te dragen tot een positief imago van HYDRIA. Concreet omvatten uw verantwoordelijkheden/taken: De administratieve en organisatorische taken uitvoeren die verband houden met de activiteiten van de Directie Netwerken : organisatie van het onthaal (telefonisch en fysiek) op het kantoor, beheer van inkomende en uitgaande post, agendabeheer, organisatie van dienstreizen van A tot Z, beheer van het contacten- en adressenbestand, enz. Het organiseren, van A tot Z voorbereiden en opvolgen van vergaderingen : opstellen van een voorstel van agenda op basis van vorige vergaderingen, versturen van uitnodigingen, reserveren van vergaderzalen, materiaal en catering, voorbereiden van de nodige documenten, opstellen van verslagen in het FR en NL, rapportering, enz. Na inventaris van de documenten van de Directie Netwerken (notulen, brieven, dossiers, e-mails, enz.) een efficiënt archiveringssysteem ontwikkelen, structureren en beheren. Punctuele ondersteuning bieden aan andere leden van de Directie Netwerken of andere directies, in het kader van de organisatie van bezoeken, de voorbereiding van rapporten, of de uitvoering en opvolging van projecten. De aanvragen voor werfvergunningen (OSIRIS, CLIM, CLIP) indienen en de opvolging ervan verzekeren. De administratieve en financiële opvolging verzorgen van de facturatie in het kader van bepaalde raamovereenkomsten. Diploma master /bachelor in administratieve wetenschappen of politieke wetenschappen of bachelor /graduaat Office Management (uitgegeven in België of buitenlands diploma met gelijkwaardigheidsattest ). Tweetalig Nederlands -Frans + goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels . Ervaring van minimaal 5 jaar in een soortgelijke functie . Uitstekende beheersing van MS Office (met name Word en PowerPoint ) en goede kennis van SharePoint . Zeer goede beheersing van de dictafoon . Interesse in juridische en institutionele zaken . Assertiviteit, "Oplossing-" en "Resultaatgericht" . Nauwkeurigheid en discretie, dynamiek, initiatief, analyse en synthese, interpersoonlijke vaardigheden, vermogen om prioriteiten te stellen, aanpassingsvermogen, reactiviteit en autonomie, stressbestendigheid... Snelle beschikbaarheid. Een contract [38 uur/week voor voltijdse job] van on bepaalde duur . Een loonpakket [volgens barema, rekening houdend met uw niveau van opleiding en beroepservaring], aangevuld met verschillende extralegale voordelen [ kosteloze groepsverzekering en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, opleidingen...] en mogelijkheid om 2 dagen/week te telewerken. PowerPoint, Télétravail, Analyse, Réseaux, Nederlands, Courrier, Management, Catering, Uitvoering, Wetenschap, Néerlandais, Stressbestendigheid, Coordination, Frans, Management, Sharepoint, Facturation, Onthaal, Traçabilité, Rédaction, Archivage, Assertiviteit, Rapport, Boekingen, Catering, Bilingue, Administratie, MS Office Suite, PowerPoint, Français, Facturering, Logistique, Coaching, Management, Frans, Direction, Sciences politiques, Discretie, Direction de bureau, Physique, Suivi administratif, Bilingual, Recherche, Discrétion, Aanpassingsvermogen, Réception, Suivi de projet, Agendabeheer, CLIPS, Administration, MS Office Suite, Engelse taal, Rapport, Analyse, Netwerken, Nederlands, Adaptations, Office-Management