Dienstverantwoordelijke Logistiek

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een

Dienstverantwoordelijke Logistiek (m/v/x)

Aanmeldcentrum

Interne/externe/werfreserve selectie

Referentienummer: 9007-709

Functie

Doel

U bent verantwoordelijk voor de logistieke diensten voor bewoners en collega's. Hierdoor draagt u bij aan een goede materiële verzorging ten behoeve van de bewoners en het goed functioneren van het Aanmeldcentrum_._

Context

Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.

Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen: “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.
De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.

De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.

In de huidige situatie is er een tekort aan tweede fase opvangplaatsen waardoor de doorstroom van de VIB heel traag verloopt en het verblijf van de bewoners in het AMC gemiddeld twee maanden kan zijn. Dit vraagt aanpassingen en flexibiliteit in de aanpak van alle diensten.

Inhoud

Als verantwoordelijke voor de logistieke diensten bent u verantwoordelijk voor:

- Het implementeren van de visie van het centrum met betrekking tot aanpassingsvermogen en anticipatie.
- Het garanderen van het systeem van materiële diensten voor bewoners (catering, aankomstpakketten, wasserette, garderobe en wasserij) in het kader van een variabel traject en afhankelijk van de omzet (aantal aankomsten en vertrekken per dag).
- Het voorstellen en implementeren van een organisatie van de logistieke diensten die is afgestemd op de missie van een flexibele opvang (korte en lange verblijven).
- Het implementeren van maatregelen om de flexibiliteit en kwaliteit van de materiële diensten aan bewoners te waarborgen, rekening houdend met de dagelijkse variaties in het aantal begunstigden.
- Het oplossen van dagelijkse problemen om de continuïteit van catering, winkel, wasserette en garderobe te waarborgen.
- Het organiseren en opvolgen van interne verhuizingen in verband met het beheer van de lokale voorraad en kamerregistratie.
- Het ontwikkelen van tools en het opzetten van een voorraadbeheersysteem.
- Het beheersen van de specificaties van het bedrijf dat de catering verzorgt.
- Op regelmatige basis het bedrijf volgen en de overdracht van behoeften en verwachtingen tussen Fedasil en het gekozen cateringbedrijf vergemakkelijken_._

Als verantwoordelijke zorgt u, in overleg met uw management, voor het beheer van de dienst om de doelstellingen van de dienst en de organisatie te bereiken. Dit omvat de volgende taken:

- Helpen bij het opstellen en ontwikkelen van procedures, richtlijnen en handleidingen.
- Organiseren en uitvoeren van het dagelijkse beheer van de dienst:

- Plannen en coördineren van activiteiten om de doelstellingen van de dienst en de organisatie te bereiken.
- Evalueren, aanpassen en vernieuwen van de algemene werking van de dienst.
- Taken toewijzen, opvolgen en controleren.
- Personeelsroosters voorbereiden.
- Toezicht houden op naleving van arbeidsregels en gedragscodes.

Als leider begeleidt u uw team. Dit omvat de volgende taken:

- Toezicht houden op de naleving van wettelijke verplichtingen en instructies met betrekking tot de opvang en het bevorderen van een aangemeenschapsleven in het centrum.
- Advies en hulp bieden bij de opvolging van problematische situaties.
- Zorgen voor een soepele communicatie en informatiedistributie binnen het team, zodat medewerkers hun taken optimaal kunne