An Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Mons, Belgique Université de Mons Temps plein

**Votre mission**:
**EUNICE**, the **European University for Customised Education, **is a transnational alliance of public universities founded in 2020 and currently present in ten countries: Belgium - University of Mons (UMONS), Finland - University of Vaasa (UVA), France - Université Polytechnique Hauts-de-France (UPHF), Germany - Brandenburg University of Technology Cottbus-Senftenberg (BTU-CS), Greece - University of the Peloponnese (UoP), Italy - University of Catania (UNICT), Poland - Poznan University of Technology (PUT), Portugal - Polytechnic Institute of Viseu (IPV), Spain - University of Cantabria (UC) and Sweden - Karlstad University (KU). With a collective strength of over 150,000 students and 15,000 staff members, EUNICE strategically covers all major European regions.

In November 2022, EUNICE founded an international non-profit association under Belgian law (AISBL) with its seat located in Mons, Belgium. In January 2024, EUNICE AISBL hired Secretary General of the association who share her work between Belgium and Poland. Currently, we are looking for an administrative assistant (at EUNICE AISBL office located in Mons, Belgium) to provide administrative support to the Secretary General.

**Vos responsabilités**:
The General Secretariat ensures the smooth running of EUNICE AISBL association’s activities and the administrative assistant would support the Secretary General in all administrative, financial and organizational matters.

Specific responsibilities would include:

- Supporting the Secretary General in all administrative, organizational and financial tasks,
- Managing the budget of the association in close collaboration with the tax consultant of the association, continuous monitoring of expenses,
- Processing and managing invoices,
- Processing and managing payments,
- Handling basic HR procedures, g. managing HR-related documentation in close collaboration with the payroll advisors in Belgium and Poland,
- Active support to the Secretary General, the association committees (Board of Directors and General Assembly) and the association organization in all daily organizational processes,
- Scheduling, planning, and organizational preparation of association board meetings,
- Meeting minutes taking and dissemination to different association boards,
- Reporting and following up after meetings,
- Online and onsite event planning,
- Travel planning for the Secretary General, including the management of travel expenses reports
- Purchasing office equipment and materials for the General Secretariat,
- Regular cooperation with bank, tax consultants, legal advisor, social secretariat and other supporting companies
- Handling all correspondence and communication in English.

**Votre profil**:

- At least a Bachelor’s degree holder
- Excellent command of French and English, knowledge of another language of the association will be an advantage
- Strong organizational and communication skills
- Accounting/bookkeeping/archive skills
- Ability to work in international team
- Ability to multitask and work under time pressure
- Proficient in IT tools (e.g. MS Office, Teams, Zoom, Canva)
- Prior experience in similar positions would be an asset

**Notre offre**:

- Full-time (38h/per week) job contract until December 31, 2024 with the possibility of extension to October 31, 2027
- Work in European transnational strategic association
- 2 days/per week of remote work. Located in Mons.
- Meal vouchers

**Intéressé(e) ?**:
Interested to be a part of EUNICE team?
- Up to date CV, reflecting your experience

Start date of employment**:September 1, 2024 (the latest)

  • An administrative assistant

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique UMONS Temps plein

    Votre mission EUNICE , the European University for Customised Education, is a transnational alliance of public universities founded in 2020 and currently present in ten countries: Belgium – University of Mons (UMONS), Finland – University of Vaasa (UVA), France – Université Polytechnique Hauts-de-France (UPHF), Germany – Brandenburg...

  • Human Ressources Assistant

    il y a 4 jours

    Mons, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Dans le cadre d'une **mission intérim de renfort de minimum 3 mois**, Robert Half recherche activement un profil **HR Assistant FR/AN** Dans le cadre d'une **mission intérim de renfort de minimum 3 mois**, Robert Half recherche activement un profil **HR Assistant FR/AN** Notre client est une pme en croissance dans **le secteur de la chimie** et présente...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Mons, Belgique EUNICE AISBL - EUNICE EUROPEAN UNIVERSITY Temps plein

    **Tasks & Responsibilities**: The General Secretariat ensures the smooth running of EUNICE AISBL association's activities and the administrative assistant would support the Secretary General in all administrative, financial and organizational matters. Specific responsibilities would include: - Supporting the Secretary General in all administrative,...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 jour

    Mons, Belgique EUNICE AISBL - EUNICE EUROPEAN UNIVERSITY Temps plein

    **Tasks & Responsibilities**: The General Secretariat ensures the smooth running of EUNICE AISBL association's activities and the administrative assistant would support the Secretary General in all administrative, financial and organizational matters. Specific responsibilities would include: - Supporting the Secretary General in all administrative,...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 2 semaines

    Mons, Belgique ESI Belgium Temps plein

    Dans le cadre de son expansion, **ESI BELGIUM** est à la recherche d’un **Assistant Administratif et commercial (h/f)** Le poste est situé à Braine l'Alleud. Pour le poste, vous assurez le suivi administratif des ventes en vous chargeant des devis, des commandes, des livraisons et des paiements. Vous travaillez pour le département commercial en...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 5 jours

    Mons, Wallonie, Belgique ESI Belgium Temps plein

    Dans le cadre de son expansion, **ESI BELGIUM** est à la recherche d'un **Assistant Administratif et commercial (h/f)**Le poste est situé à Braine l'Alleud.Pour le poste, vous assurez le suivi administratif des ventes en vous chargeant des devis, des commandes, des livraisons et des paiements.Vous travaillez pour le département commercial en...

  • Assistante Administrative

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**:Daoust recherche une **assistante administrative** pour l'un de ses clients actif dans **divers secteurs industriels** afin d'effectuer les tâches ci-dessous:**Offre**:- Préparation des dossiers techniques (demande d'autorisation de police, plan de signalisation, ect) ;- Prise de rendez-vous ;- Encodages divers ;- Classements...

  • Assistante Administrative

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**Daoust recherche une **assistante administrative** pour l'un de ses clients actif dans **divers secteurs industriels** afin d'effectuer les tâches ci-dessous:**Offre**:- Préparation des dossiers techniques (demande d'autorisation de police, plan de signalisation, ect) ;- Prise de rendez-vous ;- Encodages divers ;- Classements...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Agence intérim Abalone Charleroi Temps plein

    Pour l'un de nos clients, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve).**Mission**:- De la gestion des demandes par mail ;- De l'accueil téléphonique ;- De l'administratif du service après-vente ;- De l'accueil du client et vérification de la fiche de travail ;- De la préparation des rendez-vous clients ;- De la gestion de la...

  • Administrative Assistant

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique EUNICE AISBL - EUNICE EUROPEAN UNIVERSITY Temps plein

    Tasks & Responsibilities:The General Secretariat ensures the smooth running of EUNICE AISBL association's activities and the administrative assistant would support the Secretary General in all administrative, financial and organizational matters.Specific responsibilities would include: Supporting the Secretary General in all administrative, organizational...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 2 mois

    Mons, Belgique ProSelect Temps plein

    **Description du job**: Pour notre client issu du secteur de la construction, nous sommes à la recherche d’un(e): **Assistant(e) administratif(ve) (H/F/X) ;**Votre défi !**: - Rigueur, organisation et méthode vous caractérisent !- En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable d’aider à la gestion quotidienne du bureau, ainsi...

  • Assistant Administratif Au Relations Internationales

    Il y a 2 mois

    Mons, Belgique Haute École en Hainaut Temps plein

    **WBE en tant que pouvoir organisateur** Wallonie Bruxelles Enseignement (WBE) est le plus important pouvoir organisateur d’enseignement dans l’espace belge francophone. Il rassemble 365 établissements scolaires et 150 institutions apparentées (internats, centres PMS, etc.), 5 Hautes Écoles et 5 Écoles supérieures des Arts, répartis sur...

  • Assistant Administratif Au Relations Internationales

    il y a 5 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Haute École en Hainaut Temps plein

    **WBE en tant que pouvoir organisateur**Wallonie Bruxelles Enseignement (WBE) est le plus important pouvoir organisateur d'enseignement dans l'espace belge francophone. Il rassemble 365 établissements scolaires et 150 institutions apparentées (internats, centres PMS, etc.), 5 Hautes Écoles et 5 Écoles supérieures des Arts, répartis sur l'ensemble du...

  • Assistant de Direction Et Administratif

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Peps interim Temps plein

    Pour un de nos clients, véritable expert dans la transformation digitale de la région de Mons, nous sommes à la recherche d'un Assistant de direction et administratif (H,X,F)."SAVOIR", "SAVOIR-FAIRE", "SAVOIR- ÊTRE"Dans la cadre de votre fonction, vous serez amené à:- Assister les managers dans leur quotidien- Au bon fonctionnement administratif de...

  • Human Ressources Assistant

    il y a 6 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Dans le cadre d'une **mission intérim de renfort de minimum 3 mois**, Robert Half recherche activement un profil **HR Assistant FR/AN**Dans le cadre d'une **mission intérim de renfort de minimum 3 mois**, Robert Half recherche activement un profil **HR Assistant FR/AN**Notre client est une pme en croissance dans **le secteur de la chimie** et présente...

  • Employé Administratif

    il y a 3 semaines

    Mons, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En qualité d'assistant administratif, vos tâches sont les suivantes: - Gestion du courrier et des mails de la société ; - Gestion des appels téléphoniques ; - Accueil des visiteurs ; - Encodage des factures ; - Suivi des factures impayées ; - Gestion administrative du personnel ; - Rédaction de dossiers techniques. **Profil** En...

  • Employé Administratif

    il y a 2 semaines

    Mons, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En qualité d'assistant administratif, vos tâches sont les suivantes: - Gestion du courrier et des mails de la société ; - Gestion des appels téléphoniques ; - Accueil des visiteurs ; - Encodage des factures ; - Suivi des factures impayées ; - Gestion administrative du personnel ; - Rédaction de dossiers techniques. **Profil** En...

  • Assistante Administrative

    Il y a 2 mois

    Mons, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Daoust recherche une **assistante administrative** pour l’un de ses clients actif dans **divers secteurs industriels** afin d’effectuer les tâches ci-dessous: **Offre**: - Préparation des dossiers techniques (demande d’autorisation de police, plan de signalisation, ect) ; - Prise de rendez-vous ; - Encodages divers ; -...

  • Employé Administratif

    il y a 5 jours

    Mons, Wallonie, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En qualité d'assistant administratif, vos tâches sont les suivantes:- Gestion du courrier et des mails de la société ;- Gestion des appels téléphoniques ;- Accueil des visiteurs ;- Encodage des factures ;- Suivi des factures impayées ;- Gestion administrative du personnel ;- Rédaction de dossiers techniques.**Profil**En qualité...

  • Assistante Administrative

    Il y a 2 mois

    Mons, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce** Daoust recherche une **assistante administrative** pour l’un de ses clients actif dans **divers secteurs industriels** afin d’effectuer les tâches ci-dessous: **Offre**: - Préparation des dossiers techniques (demande d’autorisation de police, plan de signalisation, ect) ; - Prise de rendez-vous ; - Encodages divers ; -...