Administratief Mederwerker

**Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap**.

**Fedasil zoekt een**

**ADMINISTRATIEF MEDERWERKER - HR(m/v/x)**

**Aanmeldcentrum - Onthaal & Oriëntatie**

**Interne en externe selectie/ werfreserve selectie**

**Referentienummer: 9007-682**

**Context**

Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.

Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen: “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.
De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.

De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.

In de huidige situatie is er een tekort aan tweede fase opvangplaatsen waardoor de doorstroom van de VIB heel traag verloopt en het verblijf van de bewoners in het AMC gemiddeld twee maanden kan zijn. Dit vraagt aanpassingen en flexibiliteit in de aanpak van alle diensten.

**Functie**

**Doel**

Je ondersteunt het administratief beheer van individuele personeelsdossiers op een efficiënte en betrouwbare manier, in overeenstemming met de geldende richtlijnen en procedures, zodat werknemers correct en op tijd bediend worden.

**Inhoud**
- Je helpt bij het berekenen van lonen en vergoedingen, vrije dagen en ziekteverlof.
- Je beheert de tijdregistratie (prikklok).
- Je volgt medische onderzoeken op en beheert arbeidsongevallendossiers. Afwezigheden opvolgen (ziekte, betaald verlof, zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking, enz.) De roosters van het personeel beheren en opvolgen.
- Vragen beantwoorden en klachten van werknemers behandelen en advies geven. Je voorziet de betrokkenen van de juiste informatie over procedures en wijzigingen in dossiers.
- Je behandelt telefonische en schriftelijke correspondentie.
- Je werkt met databases en zorgt voor archivering. Je biedt praktische ondersteuning bij het organiseren van de Directie.
- Je verwerkt opleidingsaanvragen en volgt de deelname aan zowel verplichte als niet-verplichte opleidingen op.

**Profiel**

**Diploma en ervaring**
- Je bent houder van een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in administratie/human resources
- Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het behandelen van personeelsdossiers

**Technische vaardigheden**

**Vereisten**
- Je hebt praktische IT-vaardigheden (internet, word, excel, powerpoint).
- Je hebt interesse in/gevoel voor de multiculturele doelgroep van kwetsbare mensen.
- Je kan gestructureerd werken en dossiers nauwkeurig samenstellen en opvolgen. Je bent in staat deadlines te halen.
- Je kan prioriteiten stellen en het belang van taken inschatten.
- Je kan zelfstandig werken en toont initiatief.
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
- Je bent een teamspeler.
- Je bent bereid om af en toe, indien nodig, in een van onze andere vestigingen in Brussel te werken.

**Troeven**
- Je hebt kennis van programma's voor personeelsbeheer (bv. Easypay).
- Je hebt kennis van sociale wetgeving.
- Je hebt kennis van het Frans
- Je hebt kennis van het Engels en/of andere vreemde talen.

**Algemene vaardigheden**
- In team werken: _Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
- Klantgericht handelen: _Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
- Betrouwbaarheid tonen: _Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouw