Directieassitent & Evenementen

**Directieassitent & evenementen**:
**Plaats van tewerkstelling**:
Brussel

**Reageren voor**:
26/01/2023

**Brusshelp**:
**Bruss'help is een VZW organisatie gemandateerd**
**door de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie**
**ten dienste van sociale actie en gezondheid.**

Als tweedelijns actor zijn wij verantwoordelijk voor de coördinatie van de nood
- en integratiediensten voor daklozen en slecht gehuisveste personen in het Brussels Gewest.

Onze actiegerichte organisatie, opgericht in 2019 op basis van de gewestelijke ordonnantie van 14 juni 2018, verenigt twee diensten:

- Een adviserende dienst voert onderzoek uit in het domein van de dak
- en thuisloosheid, en coördineert projecten en programma's met het oog op een globale integratie.
- Een operationele dienst zorgt voor de permanente bewaking van de beschikbare plaatsen in de noodopvangstructuren en ontwikkelt duurzame oplossingen voor de herhuisvesting van daklozen en slecht gehuisveste personen.

De missies van Bruss’help zijn:

- « Analyseren": verzamelen en onderzoeken van gegevens, opstellen van evaluaties gericht op duurzame oplossingen.
- « Coördineren" van passende maatregelen, in overleg met de actoren in het veld en de overheidsinstanties.
- « Doorverwijzen" van daklozen of mensen die begeleiding nodig hebben naar de juiste hulp/instanties.

De transversale cel
U zult een essentieel lid zijn van de transversale cel en bijdragen tot de goede werking en de uitstraling van Bruss’help. Deze cel bestaat uit de HR verantwoordelijke, IT verantwoordelijke, de directie-assistent en de communicatiemedewerker.

**Taakomschrijving**:
Opdrachten en rol:
De functie heeft 2 delen:
1) Steun van de Directie (50%)

In nauwe samenwerking met de directeur is de Directieassistent & evenementen (M/V/X) verantwoordelijk voor de volgende taken:

- assisteert bij alle dagelijkse werkzaamheden en biedt administratieve ondersteuning bij de taken die inherent zijn aan het bestuur, de organen van BrussHelp (raad en algemene vergadering) en de Raad van bestuur
- Opstellen van uitnodigingen/oproepen, documenten en ledenlijsten in verband met de raad van bestuur en de AV
- Opstellen en vertalen van de notulen van de RvB, de AV en de urgentie
- en inbrengcomités.
- voorbereiding van de agenda van het CoGest (beheerscomité) en opstelling van de notulen en de follow-up daarvan
- Papieren en digitale archivering van documenten in verband met de raad van bestuur, de algemene vergadering en CoGest
- Toezien op de correcte naleving van de administratieve verplichtingen met betrekking tot de VZW's (UBO-register, publicaties in het Belgisch Staatsblad, enz.)
- Organisatie van afspraken en mailboxen voor de directie intern en extern
- Centraliseren en doorsturen van parlementaire vragen naar de adviseurs en coördinatoren die verantwoordelijk zijn voor het onderwerp
- Vertaling van interne documenten (FR/NL > NL/FR)
- Administratieve ondersteuning van de transversale cel

2) Steun van evenementen (50%)

De Directieassistent & evenementen (M/V/X) werkt nauw samen met de Communications Officer en is verantwoordelijk voor de volgende taken:

- Zorgen voor het uitnodigingsproces, van het ontwerp van de uitnodiging tot het verzenden en controleren van de deelnemers.
- Boeken van kamers (intern en extern)
- Ondersteuning van de organisatie van de catering
- Zorgen voor de logistiek en planning van het evenement
- Operationele aanwezigheid bij evenementen
- Beheer van het proces na het evenement
- Ad hoc ondersteuning bij de organisatie van teamdagen, teambuilding, vergroening
- ondersteuning van de communicatiemanager bij de verspreiding van persberichten

**Profiel**:
**Noodzakelijke vaardigheden**
- In het bezit zijn van een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
- Tweetalig FR-NL, zeer goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
- Kennis van het Engels is een pluspunt
- Schrijfvaardigheid FR NL
- Goede beheersing van IT-tools (MS Office, enz.)
- Discretie en beroepsgeheim
- Vermogen om samen te vatten
- Vermogen om in teamverband te werken
- Strengheid en organisatie
- Het vermogen zich aan te passen aan veranderende behoeften en prioriteiten
- Grafische ontwerpvaardigheden (een pluspunt)

**Gewenste vaardigheden**
- Relationele vaardigheden
- Kennis van projectbeheer
- Dynamisch, autonoom, snel en flexibel

**Aanbod**:

- Een voltijds, vast contract.
- Competitieve verloning in overeenstemming met de barema’s van de GGC
- Maaltijdcheques
- Een eindejaarspremie
- Dubbel vakantiegeld
- Een bijdrage in de vervoerskosten (bijdrage aan het abonnement van de MIVB / NMBS - fietsvergoeding 0,24€/km)
- Extralegale feestdagen en sluiting van de organisatie tussen Kerstmis en Nieuwjaar (zonder opname van vrije dagen)
- Een goed evenwicht tussen werk en privéleven (flexibele werktijden en de mogelijkheid om 1 dag per week te telewerken)
- De mogelijkheid om bij te leren en zich te ontwikkelen door middel van opleidingen gedurende het hele jaar
- Een aangename en sti