Directieassistent.e

Functieomschrijving

Als lid van het Directieteam, en op een dynamische en zelfstandige manier, bent u verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Afgevaardigd Bestuurders en Raad van Bestuur. U vervult hierbij onder andere de volgende opdrachten:

- De agenda's proactief beheren en het organiseren van vergaderingen volgens de prioriteiten
- Opvangen van schriftelijke en telefonische vragen, de nodige informatie filteren en behandelen, of doorgeven aan de betrokken personen
- Behandelen van de binnenkomende post, verwijzen van de standaardcorrespondentie en oplossingen voorstellen voor de niet-standaardcorrespondentie
- Documenten opmaken op basis van nota's, bijgewoonde vergaderingen of instructies
- Voorbereiden van rapporten en dossiers met inbegrip van het verzamelen van de nodige informatie
- Dossiers van artsen en de medische HR-gegevens beheren in samenwerking met andere diensten
- Deelnemen aan de vergaderingen van de Afgevaardigde Bestuurders en administratieve ondersteuning bieden

Profiel
- Secretariaatsdiploma of gelijkwaardig door ervaring
- Ervaring van minstens 5 jaar binnen een directiesecretariaat
- Tweetaligheid NL/FR noodzakelijk
- Kennis van de courante IT- toepassingen (Microsoft Office)
- Nauwkeurig, vertrouwelijk, stressbestendig, autonoom en discreet
- Professionele presentatie
- Team spirit gecombineerd met zin voor initiatief en verantwoordelijkheidszin

Jobgerelateerde competenties
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Aanbod

Wij bieden u een contract van onbepaalde duur aan in een modern en kwalitatief hoogstaand ziekenhuis.

Naast een baremieke verloning die een jaarlijkse salarisverhoging garandeert, een aantrekkings
- en eindejaarspremie, alsook werkzekerheid binnen een ziekenhuis dat de patiënt en zijn personeel centraal stelt, bieden wij u:

- Een DKV hospitalisatieverzekering in België en in het buitenland
- Interne en externe opleidingen die volledig bekostigd worden, met inbegrip van relevante specialisaties en aanvullende masters
- Gratis taalopleiding in groep of immersie
- Telefoonabonnement betaald door de werkgever na het slagen voor een tweetaligheidstest
- Een deel van de kosten van de aangeboden maaltijden wordt betaald door het ziekenhuis
- 1 extra dag anciënniteitsverlof per 5 jaar anciënniteit in huis, zonder maximumlimiet
- Terugbetaling vervoerskosten (openbaar vervoer, fiets, auto)

Plaats tewerkstelling

1080 SINT-JANS-MOLENBEEK

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 1080 SINT-JANS-MOLENBEEK