Dossierbeheerder Projectopvolging

Over ons

**Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio**.** In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen **we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk** **leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.**

Betrekking

**Functie**:
**Dossierbeheerder**

**Departement**:
**PXL Research**

**Aanstelling**:
**Contractueel vast**

**Vereist niveau**:
**Professionele bachelor**

**Volume**:
**80%**

**Duur**:
**De contractuele aanstelling kan onmiddellijk ingaan na afronding van het selectieproces (of wordt in overleg bepaald). De contractuele aanstelling is van onbepaalde duur.**

Details

**Taakomschrijving**:

- De directie Onderzoek en Dienstverlening werkt aan de uitbouw van onderzoek en dienstverlening binnen Hogeschool PXL en dit als motor voor innovatie in de regio. De dienst PXL-Research staat in voor de beleidsvoorbereiding en -opvolging van onderzoek en dienstverlening in de Hogeschool. De dossierbeheerder projectopvolging ondersteunt de groep van onderzoekers met de administratieve en financiële projectopvolging.
- **FUNCTIEOMSCHRIJVING**

De dienst PXL-Research is op zoek naar een gedreven projectopvolger voor de financiële en administratieve uitvoering van verschillende processen binnen de directie Onderzoek en Dienstverlening. Je werkt nauw samen met de andere collega-projectopvolgers in het team van PXL-Research en rapporteert rechtstreeks aan de directeur Onderzoek en Dienstverlening.
- Tijdens het eerste jaar van je tewerkstelling, investeren we graag in jouw professionele ontwikkeling. Je wordt intensief opgeleid en begeleid om de verantwoordelijkheden van een dossierbeheerder volledig te begrijpen en uit te voeren. Ons doel is om jou alle tools en kennis te bieden die je nodig hebt om te groeien en jezelf te ontwikkelen binnen deze rol.
- Je takenpakket bestaat uit de financiële en administratieve projectopvolging en de logistieke taken van de dienst, waaronder:
- Je staat in voor alle financiële verrichtingen die noodzakelijk zijn om de financiële projectopvolgingssysteem up to date te houden. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van de facturatie, het uitvoeren van uitbetalingen, de registratie van de inkomsten, monitoring van de uitgaven,Je bereidt de financiële rapporteringen voor en volgt ze op door noodzakelijke informatie te verzamelen zoals loonsgegevens, tijdsregistratie, betaalbewijzen,en maakt hiervan overzichten of importeert ze in portals.
- Je volgt onderzoeksprojecten administratief en financieel op van A tot Z: gaande van de opmaak van contracten en offertes tot het beheer van subsidiemiddelen (o.a. EFRO, ESF, INTER-REG, TETRA, Erasmus+, CJSM, VLIRUOS, LIFE, PDPO ).
- Je verwerkt handleidingen en richtlijnen voor het opstellen en indienen van administratieve/financiële projectrapporteringen.
- Je brengt op een efficiënte en proactieve wijze administratieve richtlijnen over naar de onderzoekers en onderzoekspromotoren en je ondersteunt hen in de uitvoering ervan.
- Je bereidt mee auditcontroles voor door o.a. de verwerking van allerhande tijdsregistraties, loonsgegevens en BTW-verantwoording. Je onderhoudt contacten met de auditor en volgt de dossiers accuraat op.
- Je onderhoudt goede contacten met diverse interne en externe stakeholders.
- Je biedt ondersteuning bij algemene administratieve activiteiten van PXL-Research, gaande van het beheer van vergaderfaciliteiten, agendabeheer tot het uitvoeren en opvolgen van bestellingen.
- Je denkt mee na over de permanente optimalisatie van systemen voor projectopvolging.

**Profiel**:

- Als projectopvolger kan je autonoom een dossierflow verwerken;- Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;
- Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;
- Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit.

Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing en ga je zelf actief op zoek naar nieuwe inzichten, werkwijzen en oplossingen? Schrik je er niet voor terug om een uitdaging aan te gaan in een multidisciplinair en internationaal team? Spreekt werken in een internationale context, met standplaats Hasselt, jou bijzonder aan?
- Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.**Toelatingsvoorwaarden**:

- Je beschikt over een bachelorsdiploma bij voorkeur in één van volgende afstudeerrichtingen: Bedrijfsmanagement of Organisatie en management (of hiermee gelijkgesteld).- Ervaring in het financieel beheer van (onderzoeks)projecten is een meerwaarde.

**Aanbod**:

- Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg, is nauw