Directie Assistent(E)

Functieomschrijving

Deel je onze passie voor technologie en innovatie? Ben je flexibel, stressbestendig en heb je passie voor organiseren, plannen en structureren? Heb je ervaring in het beheren van agenda’s, het notuleren van vergaderingen, het ondersteunen van de CEO of voorzitter van de Raad Van Bestuur en dit in de meest brede zin van het woord? Dan ben jij de persoon die we zoeken om ons team te versterken.

Wat ga je doen als Directie Assistent?
- Je ondersteunt de CEO en de voorzitter van het Bestuursorgaan op het vlak van agenda
- Je bent niet alleen de rechterhand van de CEO, maar ook zijn vertrouwenspersoon
- Je bent de schakel voor allerhande vragen van interne en externe stakeholders, je beantwoordt inkomende telefoongesprekken
- Je bent verantwoordelijk voor een efficiënt documentatiebeheer en je fungeert als aanspreekpunt voor de CEO en voorzitter van het Bestuursorgaan. Dit omvat het verzamelen van de nodige documentatie ter voorbereiding van vergaderingen; het opstellen van PowerPoint-presentaties; het behandelen van rapporten en de actielijst; het beheer van intranet/SharePoint; het opzetten van allerlei vormen van communicatie, het up-to-date houden van systemen zodat bedrijfsinformatie betrouwbaar beschikbaar is.
- Je werkt nauw samen met je collega's van het directiesecretariaatsteam en fungeert als back-up voor je collega('s) bij afwezigheid en/of vakantie.
- Je rapporteert aan de CEO en werkt eveneens voor de voorzitter van het Bestuursorgaan

Profiel
- Je hebt een relevante opleiding gedaan, een bachelorsdiploma is een plus en je hebt minimum 3 jaar relevante ervaring.
- Je bent gestructureerd, maar ook flexibel en stressbestendig, je bent klantgericht, ondernemend en kan tegen een stootje.
- Je bent zorgvuldig, proactief en discreet.
- Jij bent een administratieve duizendpoot, sterk in organisatie en opvolging en werkt zelfstandig.
- Je bent communicatief sterk in het Nederlands, Engels en in het Frans. Dit zowel schriftelijk als mondeling.
- Het MS Office pakket heeft geen geheimen voor jou (Word, Excel en PowerPoint).
- Tenslotte: je deelt onze passie voor duurzaamheid en innovatie, je wilt altijd up-to-date blijven van de laatste nieuwtjes.

Jobgerelateerde competenties
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit

Aanbod
- Een heel interessant en uitdagend takenpakket, dat je uitgebreid kan vormgeven.
- Bouwen aan de wereld van morgen, samen tackelen we de maatschappelijke uitdagingen van vandaag en morgen.
- Een voltijds contract (40 uur) in een snel groeiende startup, je gaat aan de slag bij een hecht team dat naast werken ook van plezier maken houdt.
- Bruisende leeromgeving waar je je talenten maximaal kunt benutten, dankzij de groeimogelijkheden en het opleidingsaanbod.
- Flexibiliteit: home office en glijdende uren, weliswaar in functie van optimale ondersteuning van de CEO en de voorzitter van het Bestuursorgaan.
- Gezonde work-life balans.
- Aantrekkelijk loon met mooie voordelen, waaronder maaltijdcheques, groeps
- en hospitalisatieverzekering en 12 extra ADV dagen.

Plaats tewerkstelling

GREEN ENERGY PARK
Z. 1 Researchpark 160 1731 ZELLIK
- Toon op kaart

Bijlage: Directie assistent(e) Green Energy Park vzw.pdf
PDF

Vereiste studies
- Hoger onderwijs van 1 cyclus (HO1C - voorheen korte type)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Minstens 5 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Z. 1 Researchpark 160 1731 ZELLIK