Verantwoordelijke Kantooradministratie

Functieomschrijving

Duur: initieel contract voor onbepaalde duur

Startdatum: zo snel mogelijk

Werkuren/regime: Voltijdse tewerkstelling (deeltijds regime mogelijk op aanvraag)

Werkgever: Seascape Belgium

Locatie: Seascape Belgium Brussels Office, Brussel, België

Korte beschrijving:
Seascape Belgium wenst zijn professioneel en dynamische team te versterken en is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde junior administratief medewerker voor het ondersteunen van de boekhouding, financiële, kantoor en HR-administratie. Onder begeleiding van het hoofd financieel en hoofd operationeel beheer, zal de posthouder in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor het opmaken en inboeken van facturen, bijhouden van de rekeningen, het opmaken van financiële en budgetrapporten, HRadministratie, projectbeheer en kantooradministratie. De positie kan worden uitgebreid met bijkomende taken zoals ondermeer ondersteuning verlenen voor organisatorische taken voor geselecteerde Seascape Belgium-projecten en activiteiten.

Profiel

Profiel en vereiste competenties:

- Kwalificatie: minimum Bachelor in a relevant field (bedrijfsmanagement, finances, HR en/of communicatie,...) or equivalent by experience;
- Minimum 3 jaar praktijkervaring met HR- en bedrijgsmanagement en/of operationeel beheer;
- Gemotiveerde persoon met brede set aan vaardigheden, bereidwilligheid om bij te leren en om andere administratieve en ondersteunende taken uit te voeren (kantoorbeheer en -organisatie, organiseren van evenementen, logistieke ondersteuning van het team, voorbereiden communicatie
- en informatieproducten,);
- Uitstekende kennis van het Nederlands; uitstekende kennis van gesproken en geschreven Engels. Kennis van andere talen is een voordeel;
- Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden met het vermogen om zelfstandig, nauwgezet en transparant te werken met een teamgeoriënteerde werkethiek; ‘Oog voor detail’ en discreet;
- Uitstekende organisatorische vaardigheden met het vermogen om te multitasken, toegewezen taken uit te voeren en deadlines te halen onder tijdsdruk;
- Goede kennis van MS Office is essentieel.
- Ervaring met het beheren van Europese projecten is een pluspunt

Jobgerelateerde competenties
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- De activiteiten van een team coördineren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Diversiteit
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit

Aanbod

Deze functie is geassocieerd met een aantrekkelijk beloningspakket (inclusief 13e maand, maaltijdcheques,

DKV medische verzekering inclusief hospitalisatie, ambulante kosten en tandverzekering,). Het salaris is

evenredig met de kwalificaties en ervaring van de succesvolle kandidaat.

Plaats tewerkstelling

Koloniënstraat 56 1000 BRUSSEL
- Toon op kaart

Bijlage: 2023_Seascape_EA_HR_OperationsAdministratorvMei2023final.pdf
PDF

Vereiste studies
- Prof. bach. Office management: Management assistant
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (zeer goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Koloniënstraat 56 1000 BRUSSEL