Office Consultant

Functieomschrijving

Ben jij een echte administratieve duizendpoot en heb je een echte hands on mentaliteit?
Werk je graag zelfstandig en is structuur brengen echt je ding?
Bekijk dan zeker of werken voor SIA - Sterk in administratie iets voor jou kan zijn.
Als Flying Office Consultant ondersteun je verschillende ondernemers bij hun administratie en office management. Je opdracht kan bestaan uit volgende taken:
Office Management
- Evenementen en vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
- Briefwisseling, E-mails en telefonische oproepen behandelen
- Brieven, verslagen, nota’s en documenten opstellen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren

Administratieve ondersteuning
- Facturatie opstellen
- Offertes voor klanten opmaken, prestaties factureren
- Sociale media-toepassingen inzetten in professionele processen

Voorbereiding boekhouding
- Dagdagelijkse boekhouding uitvoeren, de boekingen registreren
- Betalingen uitvoeren en verwerken in de boekhouding
- Betalingen opvolgen, aanmanen bij onbetaalde rekeningen
- Eerste aanspreekpunt voor de boekhouder

HR administratie
- Het administratieve personeelsbeheer opvolgen (opleidingen organiseren, deelnemers oproepen,...)
- Gegevens met betrekking tot de activiteit van het personeel verzamelen
- Loonberekening voorbereiden en doorgeven

Project opvolging
- Dossiers voor het inschrijven op een aanbesteding samenstellen, indienen en opvolgen
- Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun project
- De boekhoudkundige en budgettaire opvolging van het project
- Facturen opmaken en betalingen opvolgen
- Technische documenten afdrukken (plannen, technische fiches,...)
- Bestellingen beheren en opvolgen
- Aankoop facturen verwerken en betalingen klaarzetten

Profiel

Wat verwachten we van je?
- Minstens 2 jaar ervaring in projectopvolging.
- Kennis van de voorbereiding voor de boekhoudkundige administratie is een pluspunt.
- Kennis van de Office pakketten: Word, Excel, Outlook en Powerpoint.
- Je spreekt en schrijft perfect Nederlands en je kan je verstaanbaar maken in het Frans en Engels.

Wie ben jij?
- Je kan omgaan met verantwoordelijkheden en je kan zelfstandig werken.
- Flexibel zijn in je werkuren is geen probleem voor jou.
- Je bent leergierig en je kan omgaan met stress.
- Je denkt klant
- en resultaatgericht.

Jobgerelateerde competenties
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Opvolgen van: Onkostennota's
- Dossiers voor het inschrijven op een aanbesteding samenstellen, indienen en opvolgen
- Technische documenten afdrukken (plannen, maquettes, technische fiches,...)
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Facturatie opstellen
- Betalingen ontvangen
- Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
- Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
Documenten doorsturen en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden,... doorsturen
- Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
De boekingen registreren
- Gegevens met betrekking tot de activiteit van het personeel verzamelen
De loonberekening voorbereiden
- Bestellingen, stocks, terugzending van producten beheren en opvolgen
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Budgetten van de organisatie opvolgen door afstemmingscontrole op de bankrekeningen, controle van de algemene kosten en van de facturen,...
- Verkoopsovereenkomsten opstellen
Betalingen opvolgen
Aanmanen bij onbetaalde rekeningen
- Offertes voor klanten opmaken
De prestaties factureren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Vergaderingen van de projectgroep organiseren
Verslagen opstellen
- De boekhoudkundige en budgettaire opvolging van de entiteit garanderen
Facturatieverrichtingen uitvoeren
Fondsen deblokkeren
Financiers aanmanen
Boekingen ingeven

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Zelfstandigheid
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Wat bieden we je aan?
- Als Flying Office Consultant bij SIA - SterkInAdministratie kom je terecht in een jong bedrijf waar er een gezonde work/life balance aanwezig is.
- Je krijgt een marktconforme verloning aangevuld met extra legale voordelen.
- We bieden je een uitdagende job met veel afwisseling voor al zeker 20u in de week, te presteren in 3 dagen. Uren zijn bespreekbaar en kunnen op termijn uitbreiden tot een 40u per week.

Plaats tewerkstelling

Regio Kontich - Mortsel - Ranst

Bijlage: Flying Office Co