Management Assistant

Functieomschrijving

Ondersteunen van het Salesteam op administratief en organisatorisch vlak teneinde op een confidentiële wijze bij te dragen tot een vlot verloop van hun dagelijkse werkzaamheden door:

- Mee beheren van de agenda en coördineren/faciliteren van de activiteiten van het management van ons Salesteam, teneinde in te staan voor een efficiënte planning van de activiteiten.
- Praktisch en organisatorisch voorbereiden en opvolgen van vergaderingen of dossiers teneinde het vlot verloop van de dienst te waarborgen.
- Mee verzorgen van correspondenties van het team (interne en externe stakeholders) teneinde hun contacten optimaal te beheren.
- Ondersteunen van het Salesteam bij het uitvoeren van administratieve taken en denkt mee om deze processen te optimaliseren.
- Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van de dienst te beperken.
- Bewaken van de deadlines en zorgt dat de afgesproken processen gevolgd worden.
- Informatie en cijfermateriaal leveren ter bespreking in de Salesmeetings.
- Rapporteren doe je aan de Sales Manager JAVA Foodservice.

Profiel
- Je beschikt over een bachelor werk
- en denkniveau en hebt mínimaal enkele jaren relevante ervaring in een assisterende rol.
- Je bent vertrouwd met het maken van voorbereidende analyses, rapporteringen en weet welke de prioriteiten zijn
- Je stelt je flexibel op en werkt graag mee aan diverse taken en projecten.
- In je relaties met anderen ben je proactief, communicatievaardig (mondeling & schriftelijk) en een goeie teamspeler.
- Je bent geen grijze muis: door jouw persoonlijkheid laat je de dingen bewegen, omdat je mensen kan overtuigen en enthousiasmeren.
- Je beschikt over een helicopterview: systematisch denken, besluitvaardigheid, nauwkeurigheid met oog voor detail zijn eigenschappen die je ten voeten uit kenmerken.
- Excel, outlook en powerpoint hebben geen geheimen meer voor jou.
- Je beschikt over een gedegen kennis van de Franse taal.
- Ervaring in Sales en Foodservice is een uiteraard een pluspunt, maar zeker geen must.

Jobgerelateerde competenties
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- De activiteiten van een team coördineren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Kritisch denken
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een uitdagende tijdelijke opdracht, tot alvast het einde van het jaar, in een dynamische organisatie met stevige groeiperspectieven.
- Idealiter kan je vanuit deze opdracht doorstromen naar een andere functie binnen het bedrijf.
- Een prettige werkomgeving met korte communicatielijnen, waar ruimte is voor eigen inbreng, initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
- Je werkplek ligt in Rotselaar, op ons hoofdkantoor
- Een competitief loonpakket, aangevuld met leuke collega’s en lekkere koffie.

Plaats tewerkstelling

SLIGRO FOOD GROUP BELGIUM

Wingepark 10 3110 ROTSELAAR

Toon op kaart