Administratief Medewerker Secretariaat en Onthaal
il y a 3 jours
Functieomschrijving
PLAATS IN HET ORGANOGRAM
De administratief medewerker secretariaat en onthaal rapporteert aan het diensthoofd Informatiebeheer en Beleidsondersteuning.
HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE
Je verzekert een tijdige en zorgvuldige uitvoering van alle administratieve taken binnen de dienst Informatiebeheer en Beleidsondersteuning om de optimale opvolging van dossiers te garanderen.
Je ontvangt klanten op een correcte, vriendelijke en respectvolle manier aan het loket of aan de telefoon. Je helpt hen waar mogelijk onmiddellijk verder, verstrekt hen de juiste informatie of verwijst hen door naar de juiste medewerker.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten van het lokaal bestuur Erpe-Mere. Door jouw houding draag je bij tot een positief en klantgericht imago van het lokaal bestuur.
Je verstrekt administratieve en logistieke ondersteuning aan andere diensten binnen het lokaal bestuur.
FUNCTIE - INHOUD
- instaan voor de inkomende en uitgaande briefwisseling en de registratie ervan in het digitaal postregistratiesysteem
- registreren, laten doorstromen en opvolgen van vragen openbaarheid van bestuur
- maken van bestelaanvragen en bestelbonnen
- fungeren als dossierbeheerder: verantwoordelijk voor het opvolgen van dossiers die toegewezen worden en binnen de dienst Informatiebeheer en Beleidsondersteuning worden behandeld
- verzorgen van correspondentie van de algemeen directeur en de burgemeester
- opvolgen reservaties vergaderlokalen
- voorbereiden van vergaderingen en raadszittingen
- bijhouden registers met vergunningen, beslissingen, verordeningen,
- bijhouden van administratieve toelatingen van de burgemeester
- opvolgen ceremoniële voorschriften
- beantwoorden en doorschakelen van telefoonoproepen
- onthaal en accuraat doorverwijzen van klanten
- verzorgen van loketwerking
- inplannen afspraken voor diverse diensten
VERRUIMENDE BEPALINGEN
- op vraag van de direct leidinggevende ondersteunende taken verrichten voor collega's van de eigen of andere diensten
FUNCTIE - PROFIEL
KENNISVEREISTEN
- je bent thuis in een digitale werkomgeving, waaronder Microsoft Office
- kennis van de software van de dienst
- basiskennis van de structuur van het lokaal bestuur Erpe-Mere
- basiskennis van de regelgeving op het niveau van het bestuur (decreet over het lokaal bestuur, wetgeving openbaarheid van bestuur, )
- kennis van specifieke regelgeving in verband met de dienst
VAARDIGHEDEN
- vlotte communicatieve vaardigheden
- snel, georganiseerd, zelfstandig en systematisch kunnen werken
- probleemsituaties kunnen oplossen
- logisch denkvermogen
ATTITUDES
- je kan zelfstandig werken, maar je bent eveneens een teamplayer
- je beschikt over een empathisch vermogen om zich in te leven in de vraag van de klanten
- je hanteert een diplomatieke en discrete houding
- je hebt een loyale houding
- je gebruikt een hoffelijk en vlot taalgebruik
- je hebt een positieve en vriendelijke uitstraling
- je hebt zin voor orde, nauwkeurigheid en netheid
- je hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid
- je bent leergierig
Profiel
Om in aanmerking te komen voor een functie moeten de kandidaten:
- een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. Het is voldoende dat het bewijs van goed gedrag en zeden aanwezig is bij indiensttreding, het uittreksel mag hoogstens 6 maanden oud zijn
- de burgerlijke en politieke rechten genieten
- medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk
- voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966
- slagen voor de selectieprocedure
- houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Het diploma moet ter beschikking zijn bij de kandidatuurstelling.
Jobgerelateerde competenties
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Kopieerwerk verrichten
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Analyseren
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
Aanbod
De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschalen C1-C2-C3
Nuttige ervaring in de privésector of anciënniteit in openbare die
-
Technisch-administratief Bediende
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Accent Temps pleinOnze klant is een dynamisch familiebedrijf. **Functiebeschrijving** Voor deze functie als technisch administratief bediende regio Erpe-Mere krijg je de volgende taken toegewezen: - algemene administratieve taken - onthaal van de klanten - beantwoorden van binnenkomende telefoons (1ste line) en mailverkeer - agendaplanning - voorbereiden van de...
-
Administratief Bediende
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Tim Hanssens Temps pleinVoor ons kantoor te Erpe-Mere zijn wij op zoek naar een medewerker met veel enthousiasme om onze dossierbeheerders administratief te ondersteunen. **Jouw toekomstige job** - Je functie bestaat uit de volgende kerntaken: - onthaal van de klanten verzorgen - opvolging van mails, telefonische oproepen en inkomende/uitgaande briefwisseling - administratieve...
-
Administratief Bediende
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Tim Hanssens Temps pleinVoor ons kantoor te Erpe-Mere zijn wij op zoek naar een medewerker met veel enthousiasme om onze dossierbeheerders administratief te ondersteunen. **Jouw toekomstige job** Je functie bestaat uit de volgende kerntaken: - onthaal van de klanten verzorgen - opvolging van mails, telefonische oproepen en inkomende/uitgaande briefwisseling - administratieve...
-
Administratief Bediende
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Tim Hanssens Temps pleinVoor ons kantoor te Erpe-Mere zijn wij op zoek naar een medewerker met veel enthousiasme om onze dossierbeheerders administratief te ondersteunen. **Jouw toekomstige job** Je functie bestaat uit de volgende kerntaken: - onthaal van de klanten verzorgen - opvolging van mails, telefonische oproepen en inkomende/uitgaande briefwisseling - administratieve...
-
Administratief Medewerker Aankoop
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique La Lorraine Bakery Group Temps pleinAdministratief Medewerker Aankoop (Parttime)Ter ondersteuning van het aankoopteam zijn wij op zoek naar een** Parttime Administratief Medewerker** (20u). Je voert allerhande administratieve taken uit en werkt nauw samen met verschillende interne departementen. Je zal werken vanuit onze vestiging in **Haaltert**. **Jouw functie**: - Je staat in voor de...
-
Administratief Bediende
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Tim Hanssens Temps plein**Wie zijn wij ?**: Als hecht team begeleiden we onze klanten al meer dan 10 jaar vol overgave en met passie want voor ons telt niet alleen de boekhouding maar ook de ondernemer als mens staat centraal en net daarom zijn we op zoek naar collega's om hen nog beter bij te staan. Voor ons kantoor te Erpe-Mere zijn wij op zoek naar een medewerker met veel...
-
Administratief medewerker Boekhouding
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Flanders, Belgique AGO Jobs & HR Temps pleinJe zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar www.ago.jobs. Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO! Functieomschrijving Voor een firma in Merelbeke zijn wij...
-
Administratief Medewerker Sales
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique ALDI Nord Temps plein**Over ons** ALDI België, actief sinds 1976, maakt deel uit van de internationale groep ALDI Nord. In totaal hebben wij 450 winkels en 7 regionale hoofdzetels. Als sterk, dynamisch en groeiend internationaal bedrijf zijn wij steeds opzoek naar nieuwe collega’s. Met onze hoge anciënniteitscijfers, sterke idealen en aangename bedrijfscultuur is het leuk...
-
Payroll Officer
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinALDI België, actief sinds 1976, maakt deel uit van de internationale groep ALDI Nord. In totaal hebben wij 450 winkels en 7 regionale hoofdzetels. Als sterk, dynamisch en groeiend internationaal bedrijf zijn wij steeds op zoek naar nieuwe collega’s. Met onze hoge anciënniteitscijfers, sterke idealen en aangename bedrijfscultuur is het leuk werken bij...
-
Administratief Medewerker Boekhouding
Il y a 4 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Als Administratief Medewerker Boekhouding kom je terecht op de afdeling boekhouding van het regionaal hoofdkantoor in **Erpe-Mere**. Samen met je team van** **collega’s verzorg je diverse financiële administratieve processen voor ons hoofdkantoor en onze winkels. Het gaat om een **tijdelijke** vacature. - Je staat in voor de algemene...
-
Administratief Medewerker
il y a 1 jour
Erpe-Mere, Belgique NEWTEC CY Temps pleinST Engineering iDirect (Europe) CY NV is wereldleider op gebied van satelliet communicatie en wordt algemeen erkend als pionier in zijn industrie. De technische bedrijfseenheid **in Erpe-Mere **staat in voor de productie en herstelling van alle professionele apparatuur. Dit manufacturing competence center produceert mechatronische producten met hoge...
-
Administratief Medewerker
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Agilitas Group NV Temps pleinHeb je bij voorkeur enige technische werkervaring opgedaan? Ben je daarnaast stressbestendig en vlot met computers? Heb je veel inzicht? Ben je vlot Nederlands talig? Dan ben jij de persoon die we zoeken voor ons team! Voor één van onze klanten kijken we uit naar een administratieve duizendpoot, Met enige technische ervaring en of achtergrond. **Jouw...
-
Uitvoerend administratief bediende
il y a 3 semaines
Erpe-Mere, Belgique Adecco Temps pleinFunctieomschrijvingJouw functie: Ter ondersteuning van onze vaste medewerkers zijn wij voor deze tijdelijke opdracht van januari tot en met februari 2025 ( kans op verlenging ) op zoek naar een uitvoerend administratief bediende die op halftijdse basis het Store Services Team kan ondersteunen. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het creëren,...
-
Tijdelijk Administratief Medewerker
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Op het hoofdkantoor in Erpe-Mere kijken we voor een aantal afdelingen uit naar tijdelijke administratieve ondersteuning. In functie van je interesse en ervaring kijken we op welke afdeling je het beste past. Een greep uit het takenpakket: - Je bent het eerste aanspreekpunt - telefonisch of via mail - voor interne en externe contactpersonen,...
-
Administratief Medewerker Logistiek
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Je komt terecht in het regionale **Logistics Support Team (LST) in Erpe-Mere** waar je samen met jouw collega’s de administratieve link vormt tussen de ALDI-winkels, het centrale magazijn en leveranciers. - Je bent verantwoordelijk voor het tijdig en correct verwerken en opvolgen van de bestellingen die onze winkels plaatsen bij ons centraal...
-
Technisch Bediende
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Accent Temps pleinOnze klant is een dynamisch familiebedrijf **Functiebeschrijving** Als technisch administratief bediende zal je dag bestaan uit volgende taken: - Het opstellen van offertes op basis van technische tekeningen - Onderhouden van telefonisch contact met klanten en leveranciers - Verzorgen van het onthaal en algemene administratieve werkzaamheden - Planning...
-
Administratief Bediende Procurement
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Als Administratief Medewerker kom je terecht bij de afdeling Procurement Operations & Administration, een omgeving in volle expansie. Jouw taken: - Je staat in voor het correct opmaken van contracten & offertes voor onze Category Managers. - Je bent verantwoordelijk voor het administratief verwerken van verschillende inkoopdossiers. - Je bent...
-
Administratief Bediende Procurement
Il y a 7 mois
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Als Administratief Medewerker kom je terecht bij de afdeling Procurement Operations & Administration, een dynamische omgeving. Jouw taken: - Je staat in voor het correct opmaken van contracten & offertes voor onze Procurement Managers. - Je bent verantwoordelijk voor het administratief verwerken van verschillende inkoopdossiers. - Je bent het...
-
administratief medewerker, commerciele medewerker
il y a 4 semaines
Erpe-Mere, Flanders, Belgique Training Solutions Temps pleinDe Back Office is de hoeksteen van ons bedrijf, de motor die de soepelheid van onze administratieve en commerciële processen garandeert. Door het beheer van de administratie en het te woord staan van onze klanten en potentiële klanten speel je een dubbele cruciale rol in ons succes. Als Back Office Medewerker sluit je je aan bij een dynamisch en...
-
Erpe-Mere, Flanders, Belgique Client of Manpower Temps partielMANPOWER Office People is specialist in het rekruteren van bedienden. We gaan telkens voluit voor de 'Perfect Match' tussen werkgever en sollicitant! Welcome to a world of opportunity!Vacature: Administratief Medewerker facturatie en debiteurenbeheer te MerelbekeBen jij nauwkeurig, georganiseerd en heb je ervaring met facturatiebeheer? Samen met onze...