Assistent Lid Lpa Brunat Directie

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- LPA - BRUSSEL NATIONAAL
Luchthaven 1, 1930 Zaventem- Uiterste inschrijvingsdatum- 01.11.24- Max. aantal inschrijvingen- 20- Referentienummer- 115297/S6N**Jobomschrijving**:
**Bestaansreden van de functie**:

- Uitvoeren van de opvolging van zowel de materiële middelen als de infrastructuur teneinde de operationele continuïteit van de diensten te verzekeren.
- Uitvoeren van de opvolging van de HRM beheertools, en dit rekening houdende met de impact op de andere domeinen, teneinde bij te dragen tot het verwezenlijken van een globaal beleid van de human resources binnen de dienst.
- Uitvoeren van verschillende taken van het financiële proces van de directie teneinde een overzicht van het beheer van de toegekende kredietlijnen te leveren.

**Functiebeschrijving**:
**Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.**
- Samenstellen van documentatiedossiers
- Opzoeken, beheren en archiveren van de documentatie
- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo's, nota's en/of presentaties
- Opstellen van typebrieven, formulieren, documenten en/of getuigschriften
- Vatten van gegevens
- Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers

**Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.**
- Archiveren van het dossier wanneer deze afgehandeld is
- Opvolgen van de stand van zaken van de lopende dossiers (intern of geadresseerd aan andere instellingen) en nemen van de nodige maatregelen in functie van de heersende procedures of regelgeving (voorbeeld: weigering van verlofdagen)
- Inwinnen van informatie of verduidelijkingen bij verschillende bronnen
- Uitvoeren van de voorziene stappen in het dossier volgens de procedures of regels
- Aanvullen van de documenten volgens de geldende regelgeving of procedures
- Feedback geven aan de overste met betrekking tot de evolutie van de dossiers/projecten, vergaderingen en/of werkgroepen

**Als ondersteuning hrm, Hrm-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren**
- Opvolgen van de prestaties en van de onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de eenheid
- Verzekeren van zowel het goede verloop van het gezondheidstoezicht als van de opvolging van de arbeidsongevallen

**Als budgettaire/financiële ondersteuning, Budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.**
- Controleren van de facturen door het verband te leggen met de bestelbon in de adequate informaticatoepassing en ze ter ondertekening voorleggen aan de verschillende verantwoordelijken
- Uitvoeren van jaarlijkse/periodieke afsluitingsverrichtingen
- Opmaken van de boekhoudkundige documenten

**Als logistiek ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.**
- Beheren en toewijzen van de lokalen nodig voor de activiteit
- Voorzien of reserveren van logistiek materiaal voor de dienst
- Bijhouden van de inventarissen
- Melden aan de autoriteit van materiaalverlies of -beschadigingen, en dit middels de geschikte formulieren

**Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.**
- Doorverwijzen van de klanten naar de bevoegde personen/diensten
- Ontvangen en doorgeven van berichten
- Opzoeken van documentatie op intranet en Internet
- Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke
- Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten
- Luisteren, informeren, oriënteren en begeleiden van de bezoekers
- Ondersteunen (technisch en functioneel) van de klanten/de partners

**Positionering van de functie**:

- De Assistent is actief in de netwerken betreffende zijn/haar expertisedomeinen.
- De Assistent staat in voor de nuttige contacten met de adequate partners in diens actiedomeinen. Hij/zij verzekert de deelname of het verkrijgen van informatie gelinkt aan diens werkdomein.

**Opmerkingen**:

- Tarmac rijbewijs halen.
- De functies binnen LPA zijn functies waarvoor e