Assistent Coördinator Onthaal

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- PZ LANAKEN/MAASMECHELEN
- Koning Albertlaan 17, 3630 Maasmechelen- Uiterste inschrijvingsdatum- 27.03.24- Arbeidsregeling- Arbeidsovereenkomst van bepaalde duur
- 12 maanden
- Voltijds- Max. aantal inschrijvingen- 50- Referentienummer- 109306/G6N**Jobomschrijving**:

- De Assistent Coördinator Onthaal staat in voor de uitvoering van algemene opdrachten van administratieve aard binnen het werkdomein van het team waaronder hij/zij ressorteert, ondermeer:
- Uitvoeren van algemene taken van onthaal;
- Er over waken dat het onthaal onberispelijk blijft;
- Uitvoeren van algemene taken van het gerechtelijk en administratief secretariaat;
- Verwerken van inkomende en uitgaande stukken;
- Beantwoorden, opmaken en verzenden van briefwisseling;
- Beantwoorden (schriftelijk, telefonisch, loket) van verzoeken om inlichtingen inzake gerechtelijke stukken voor het parket, politiediensten, verzekeringen,;
- Klasseren van gerechtelijke en administratieve stukken en briefwisseling;
- Doornemen van documentatie nodig voor de taakuitvoering;
- Deelnemen aan de back-up permanentierol van de interne dossierbedeling (estafette) indien nodig.

Het onthaal is vaak het eerste contactpunt met de politie. De Assistent Coördinator Onthaal is het gezicht en de stem van de Politiezone en zorgt voor een eerste vertrouwen.
- De Assistent Coördinator Onthaal staat eveneens in voor:
- Een klantgericht onthaal aan de balie of via de telefoon;
- Een adequaat en snel handelen in geval van noodoproepen van burgers of andere diensten;
- De correcte informatieverstrekking aan interne diensten/personen of externe klanten;
- Een correcte doorverwijzing van het publiek naar de bevoegde interne of externe diensten;
- De behandeling van vragen voor een interventie in nauw contact met de wachtleider;
- Het inboeken van een afspraak voor aangifte/ klacht binnen de module appoint;
- De stelselmatige registratie van alle bezoekers in ISLP met het uitvoeren, onder supervisie van de coördinator, van een eerste controle ANG;
- Het invoeren van de relevante meldingen in ISLP;
- Het voorzien van een bezoekersbadge voor bezoekers en de recuperatie ervan bij het verlaten van het commissariaat;
- Een professionele begeleiding van de bezoekers;
- Het afleveren van attesten of administratieve documenten van politionele aard waar geen politiebevoegdheid voor nodig is;
- Het beheer en opvolgen van het geheel van de gevonden/verloren voorwerpen;
- Het beheer en de opvolging van de fietsen en bromfietsen die bij de politiediensten worden binnengebracht;
- Beheer van de terug te geven rijbewijzen;
- Bijkomende administratieve taken zoals onder andere:

- Registratie van de alcoholcontroles ‘safe' in de module bestuurlijke afhandeling ISLP;
- Instaan voor de administratie betreffende de vakantietoezichten;
- Administratieve taken ten behoeve van de Teamcoach en adjunct-teamcoach Nabijheid.
- Naast de algemene taken, zal de Assistent Coördinator Onthaal de leiding over het loketonthaal op zich nemen.
- De Assistent Coördinator Onthaal staat onder meer in voor:
- Het mede organiseren van het klantgericht onthaal en de daarbij specifiek toegewezen taken;
- Het bijdragen aan de opmaak van de dienstplanning van het team onthaal volgens de geldende regels;
- Ingeval van afwezigheden binnen haar/zijn team, hiervoor een passende oplossing zoeken op korte en indien nodig op langere termijn;
- Het centraliseren van de verlof-rustaanvragen;
- Het overleg met team planning ikv de continuïteit van het fysiek/telefonisch onthaal;
- Het bijsturen van de onthaalmedewerkers indien nodig;
- Het voorstellen van en implementeren van verbeterpunten binnen de onthaalpoule;
- Deelname en/of organisatie van overlegmomenten mbt onthaal;
De Assistent Coördinator Onthaal fungeert als aanspreekpunt voor:
- De onthaalmedewerkers, wachtleider, dagcoördinator en teamcoach;
- De inspecteur coördinator klachtenonthaal;
- Loketonthaal voor de andere team.