Administratieve Assistent.e

Functieomschrijving
- Administratieve bijstand verlenen aan de commerciële dienst (voorbereiding van de administratieve dossiers naar aanleiding van lastenboeken in binnen
- en buitenland, actualisering van de administratieve documenten van de onderneming)
- Administratieve ondersteuning van de operations manager met:

- Voorbereiding van beurzen - reservering van hotelkamers, voorbereiding van badges, bijwerken en afdrukken van brochures, enz.
- Contact opnemen met leveranciers om de levertijden van bestellingen aan te vragen en op te volgen, om certificaten van oorsprong of enig ander exportdocument aan te vragen, om certificaten van oorsprong te verkrijgen bij de Kamer van Koophandel
- Brieven schrijven of andere gevraagde administratieve taken uitvoeren.
- Administratieve opvolging
- Classificatiewerkzaamheden (voorbereiding van uitvoeringsdossiers, voorbereiding van labels voor zorgvuldige classificatie, etc.) en archivering
- Telefoon beantwoorden.
- Beheer van marketingproducten
- Beheer van bezoeken (voorbereiding van vergaderzalen, contact opnemen met cateraars voor maaltijden van bezoekers, organiseren van hun reizen, enz.

Profiel
- Houder van een diploma met administratieve oriëntatie, secretariaat, communicatie, management of andere.
- Perfecte beheersing van het Frans (schriftelijk & mondeling) met een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels
- Goede kennis van de Office Suite (voornamelijk Word, Excel en Power Point)
- Consciëntieus, nauwgezet, dynamisch, flexibel, zeer georganiseerd, sociaal, punctueel, veelzijdig
- Goede weerstand tegen stress

Jobgerelateerde competenties
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- De activiteiten van een team coördineren
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Een voltijds contract. Je salaris wordt gebaseerd op je eerder werkervaring.

Plaats tewerkstelling

1130 HAREN (BRUSSEL-STAD)

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 1130 HAREN (BRUSSEL-STAD)