Back Office Administrator

**Requisition ID**: 54963

**Domain**: Support Functions/Other

**Contract type**: Permanent

**Schedule**: Full-Time

**Equans** is op zoek naar een **Back Office Administrator** om het team in **Merchtem** te versterken. In deze functie voer je administratieve werkzaamheden uit voor de verschillende afdelingen en bied je ondersteuning aan afdelingshoofden, sales managers en supervisors.

**Wat houdt deze job precies in?**
- commercieel
- opstellen van offertes en brieven in NL en FR en deze versturen naar de klanten
- het zelfstandig voorbereiden van het administratief gedeelte van aanbestedingen, opvolging van deadlines en indienen van dossiers
- commerciële opvolging van lopende dossiers
- dispatching
- staan samen met een aantal collega’s in voor de verwerken van telefonische meldingen van storingen aan liften
- beantwoorden samen met een aantal collega’s het algemeen telefoonnummer
- registreren van afwezigheden (verlof, wachtdienst, ziekte, )
- contractbeheer
- registreren van onderhoudscontracten in ERP systeem
- het beheren van de gebouwen en liften van de contracten
- bestellingen en facturatie
- inschrijven van ontvangen bestellingen, openen van zaaknummers, administratie in orde brengen (bankwaarborg, verzekeringen,)
- opstellen van vorderingsstaten, aanvragen van goedkeuring klanten
- opstellen van facturen voor onderhoudscontracten en werken
- diversen
- administratieve ondersteuning voor bepaalde contracten (opmaken van rapporteringen, pro-forma facturatie van onderhoud, herstellingen)
- uitwerken van de verschillende standaard documenten, stijl, lay-out, spelling en inhoud
- elektronisch archiveren van documenten
- verdelen van post
- verantwoordelijkheden
- verantwoordelijk voor de kwaliteit van de toevertrouwde taken (conform de afspraken, juistheid, taalkundig juist,) en de tijdige uitvoering ervan
- de organisatie van zijn eigen werkzaamheden in functie van de opgelegde prioriteiten en deadlines

**Jouw troeven?**
- opleiding secretariaat of gelijkwaardig door ervaring, bij voorkeur in een service organisatie
- goede kennis van Office 365 (Word, Excel)
- je kunt je werk zelfstandig plannen
- vlot, klantvriendelijk aan de telefoon en Service Minded
- organisatorisch sterk, punctueel, teamplayer, leergierig
- grondige kennis van het Nederlands en Frans (gesproken en geschreven)

**Zin om mee te werken aan de multitechnische uitdagingen van morgen?**

Ja? Dan kom je bij Equans terecht in een **innovatieve** en **boeiende werkomgeving** met **gevarieerde projecten** waarin je **jouw skills** verder kan **ontplooien**.

Je komt in contact met de **nieuwste technologieën** en helpt onze klanten bij de 3 grote transities van vandaag: de energietransitie, de industriële transitie en de digitale transitie.

Een job bij Equans betekent:

- een **competitief salaris** in lijn met jouw opleiding en ervaring
- interessante **opleidings
- en doorgroeimogelijkheden**:

- groeps-, hospitalisatie-, invaliditeitsverzekering
- eco
- en **maaltijdcheques **13de maand, vakantiegeld
- sociaal abonnement, parking, fiets leaseplan
- **smartphone** met abonnement, internetvergoeding
- **ADV-dagen**, anciёnniteitsverlof, thuiswerk

**Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten