Dossierbeheerder - Syndicus

Functieomschrijving

Buro-M beheert als syndicuskantoor een ruim aantal gebouwen in regio Oostende. Om onze mede-eigenaars nog beter van dienst te zijn, zoeken we een bijkomende dossierbeheerder. Met een team van 4 personen staan we in voor het technische, financiële en administratieve beheer van de residenties. Als syndicus-medewerker kom je terecht in een divers en dynamisch team waar familiale werkrelaties belangrijk zijn. Een open en eerlijke communicatie staat voorop, zowel voor medewerkers als naar klanten toe.

Naast onze office manager die instaat voor het onthaal en de administratie, werk je samen met je collega-dossierbeheerders die elk instaan voor een gedeelte van de gebouwen in beheer van Buro-M. In tandem met de syndicus zorg je ervoor dat de mede-eigenaars kunnen rekenen op een stipte opvolging van hun residentie.

Ben je op zoek naar een administratieve job met veel variatie en klantencontacten? Dan zal deze job zeker iets voor jou zijn

Een greep uit jouw takenpakket:

- Administratief beheer:_
- _je onthaalt klanten en leveranciers op een professionele manier en staat in voor de behandeling van inkomende telefonie en mailverkeer_
- _je behandelt de briefwisseling tussen het kantoor, de mede-eigenaars en eventuele derden_
- _je bereidt de onderwerpen van de algemene vergadering voor, voert de beslissingen genomen tijdens de algemene vergadering uit en stuurt het verslag door naar alle betrokken partijen_
- _..._
- Technisch beheer:_
- _bij problemen in de gebouwen vorm jij het aanspreekpunt voor de mede-eigenaars_
- _je zorgt voor een degelijke oplossing van deze problemen : voor kleine defecten kan je een beroep doen op de klusjesman, voor grotere problemen dien je offertes op te vragen en alles verder op te volgen_
- _je contacteert de verzekeringsmaatschappij bij schadeclaims_
- _..._
- Financieel beheer:_
- _je zorgt voor een correcte, duidelijke en transparante boekhouding per gebouw_
- _je voert betalingen uit voor de gebouwen_
- _je stuurt facturen uit naar de betrokken partijen en volgt de betalingen hiervan op_
- _..._

Profiel

Wij zijn op zoek naar een administratief organisatietalent die bovenstaand takenpakket van dossierbeheerder tot een goed einde kan brengen.

We zoeken iemand die:

- wel al een relevante werkervaring van minstens 2 jaar kan voorleggen
- zich vloeiend kan uitdrukken in het Nederlands (mondeling en schriftelijk) en ook Frans durft te spreken
- kennis heeft van de BIN-normen
- initiatief durft te nemen en niet bij de pakken blijft zitten
- een sterk probleemoplossend denkvermogen heeft en snel kan schakelen in functie van de juiste prioriteiten
- structuur en regelmaat kan vinden in een divers takenpakket

Jobgerelateerde competenties
- Vastgoed beheren: Residentieel vastgoed
- Algemene vergaderingen van mede-eigenaars organiseren
Beslissingen en uitvoering van het reglement van mede-eigendom opvolgen
- De werken tot de oplevering opvolgen en controleren
- Verzekeringsovereenkomsten (actualiseren, verbintenis en opdracht tot betaling,...) en schadegevallen (verklaring, berekening, terugbetaling,...) opvolgen en beheren
- De technische, juridische en financiële haalbaarheid van een project evalueren en bestuderen
- Instaan voor het financieel beheer in mede-eigendom
- De voorbereiding van de werkzaamheden aansturen
De bedrijven, aannemers,... selecteren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Klantgerichtheid

Aanbod

Syndicus is een minder gekende tak van de vastgoedsector. Het is een job met heel erg veel variatie. Je kan er als starter in de vastgoedsector een mooie carrière in opbouwen dankzij de opleidingen die worden voorzien en de ervaring van de collega’s.

Naast een correcte vergoeding, kan je rekenen op een gsm-abonnement, maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering. Je loyaliteit wordt beloond met anciënniteitsverlof.

Als dossierbeheerder/syndicus werk je soms 's avonds of op zaterdagvoormiddag, dit geeft als voordeel dat je deze gewerkte uren kan recupereren op momenten dat het jou past, bijvoorbeeld tijdens de kalme zomermaanden. We bieden jou een gevarieerde job in een fijne werkomgeving in een gloednieuw kantoor op Oosteroever in Oostende.

Plaats tewerkstelling

Victorialaan 9 8400 OOSTENDE
- Toon op kaart

Vereiste studies
- 3de graad algemeen vormend secundair onderwijs (ASO3)
- 3de graad technisch secundair onderwijs (TSO3)
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- Master (MA)

Werkervaring
- Niet van belang

Talenkennis
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Victorialaan 9 8400 OOSTENDE