Deskundige Directiesecretariaat

Functieomschrijving
- Je staat in voor de administratie en organisatie van het secretariaat van de verpleegkundig directeur en biedt ondersteuning aan het directielid.
- Je zorgt voor een klantgericht onthaal en een efficiënte en vlotte communicatie naar zowel interne als externe klanten.
- Je volgt de agenda en de mailbox van de verpleegkundig directeur op.
- Je zorgt voor de organisatie, voorbereiding, notulering en opvolging van vergaderingen, alsook de logistieke ondersteuning.
- Je bereidt rapporten en dossiers voor, verzamelt hiervoor de nodige informatie en volgt deze op.

Profiel

Profiel:

- Je bent discreet, loyaal en klantvriendelijk.
- Je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden zowel schriftelijk als mondeling.
- Je kan je vlot aanpassen aan nieuwe situaties en houdt ervan om problemen aan te pakken.
- Ook nauwkeurigheid en stiptheid zijn je sterke troeven.
- Je hebt een goede kennis van de office toepassingen.

Aanwervingsvoorwaarden:

- Je beschikt over een bachelor diploma in het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde of gelijkwaardig bachelor diploma.

Jobgerelateerde competenties
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Communiceren
- Klantgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Kritisch denken
- Samenwerken

Aanbod
- Een voltijds contract onbepaalde duur.
- Startdatum: zo snel mogelijk;
- Aanleg van een wervingsreserve voor toekomstige vacatures;
- Je wordt verloond volgens de IFIC ziekenhuisbarema's met overname van alle relevante anciënniteit, toeslagen voor onregelmatige prestaties en (extralegale) voordelen zoals maaltijdcheques, tweede pensioenpijler 28 dagen verlof en een gratis hospitalisatieverzekering.

Plaats tewerkstelling

AZ ST.JAN AV
Ruddershove 10 8000 BRUGGE
- Toon op kaart

Vereiste studies
- Prof. bach.: Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde

Werkervaring
- Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Examen openbaar bestuur (niet SELOR)
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Ruddershove 10 8000 BRUGGE