Coördinator Us Embassy/military

**Coördinator US Embassy/Military**
**Doelstelling**:
Je bent het aanspreekpunt van de interne opdrachtgever (afdeling Government Logistics) het militair dispatch team en de klant. Deze functie situeert zich op twee vlakken, enerzijds het luik ambassade en anderzijds het luik military.

Je bent in deze functie verantwoordelijk voor het registreren en coördineren van survey, delivery en packing verzoeken voor de divisie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een kwalitatieve administratieve opvolging van deze verhuisdossiers.

**Jobinhoud**:

- Ambassade taken:

- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van ambassade verhuisdossiers.
- Je registreert premoves/surveys in MMM.
- Je vraagt parkeervergunningen aan en je print en controleert documenten voor de delivery requests en de packing requests.
- Military taken:

- Je bent verantwoordelijk voor het registreren van survey, delivery en packing requests in MMM.
- Je registreert en plant tijdig de zendingen. Je houdt hierbij rekening met de beschreven militaire werkprocedures.
- Je volgt de dossiers op en bezorgt alle betrokken partijen een stand van zaken.
- Je behandelt klachten.
- Je bent verantwoordelijk voor jouw toegewezen dossiers.
- Je vraagt parkeervergunningen aan en volgt deze op.
- Je zoekt proactief naar oplossingen. Je volgt problemen die zich voordoen tijdens de verhuisopdrachten tijdig op.
- Je staat in contact met de military booking kantoren ter voorbereiding voor dispatch en verscheping. Hiervoor sla je de nodige documenten op en bereid je de facturatie voor.
- Je zorgt voor een goede communicatie en contact met opdrachtgevers, transporteurs, het verhuis-team en anderen interne en externe stakeholders.
- Je rapporteert aan de directie of het management inzake veiligheid en milieu. Je bent verantwoordelijk voor de naleving van de interne procedures en werkinstructies binnen het Quality System.
- Je start dossiers op en sluit deze correct af. Je zorgt voor een correcte input en registratie van o.a. documenten, dossiers en opvolging voor dispatch en facturatie.
- Je geeft opleidingen aan het verhuis-team ivm het correct invullen van de benodigde documenten

**Jouw talenten**:

- Je werkt graag zelfstandig en bent administratief sterk. Je werkt zeer nauwkeurig.
- Je bent organisatorisch en planmatig ingesteld. Je kan de toegewezen dossiers van A-Z afwerken.
- Je bent proactief bepaalde problemen in kaart en voorkomt deze. Indien er zich toch problemen voordoen, dan zorg je voor een correcte oplossing.
- Je bent klantgericht en resultaatgericht. Je staat in contact met klanten, military booking kantoren betreffende de geboekte zendingen.
- Je bent drietalig
- Je kan vlot overweg met een computer.
- Je bent flexibel naar werkuren toe. Je bent bereid tijdens de zomermaanden meer uren te werken. De drukste periode is mei - september.

**Ons aanbod**:

- Een uitdagende functie in een internationale omgeving
- Een marktconform loonpakket met tal van extralegale voordelen
- Een dag vakantie op je verjaardag
- Ruime opleidings
- en ontwikkelingsmogelijkheden zowel intern als extern
- Werken in een klein team waar collegialiteit belangrijk is.

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs

Extralegale voordelen:

- Elektronische maaltijdcheques
- Extra vakantiedagen
- Hospitalisatieverzekering
- Pensioensparen

Rooster:

- Dagdienst
- Flexibel werkrooster
- ma-vr

Werklocatie: Eén locatie