Administratief Deskundige Bestuursondersteuning

**Administratief deskundige bestuursondersteuning (m/v/x)**
Ben je een digitaal expert die vlot prioriteiten kan stellen? Ben jij leergierig en bereid om je in te werken in bepaalde onderwerpen die eigen zijn aan een lokaal bestuur? Lees dan snel verder

Hieronder vind je een beknopte beschrijving van deze vacature. Raadpleeg de informatiebundel onderaan voor uitgebreide informatie.

**Beknopte jobinhoud**
Je maakt als administratief deskundige deel uit van het thema Dienstverlening, dienst Bestuursondersteuning en Juridische zaken, team Bestuursondersteuning. Dit team bestaat uit 4 administratief medewerkers met elk hun specifiek takenpakket en de coördinator om de organisatie van het team in goede banen te leiden.

Binnen het team Bestuursondersteuning zoeken we **twee administratief deskundigen **, waarbij elke deskundige een bepaalde specialiteit zal uitoefenen.

**Uitdagingen die gemeenschappelijk zijn voor de beide deskundigen**:

- Door een uitstekende administratieve coördinatie ondersteun je het team bij een tal van vergaderingen en overlegmomenten binnen onze organisatie. Er wordt van jou verwacht dat je sterk bent in het voorbereiden en opvolgen van de wettelijke vergaderingen binnen het lokaal bestuur Aalst.
- Je zal vlot digitale vergaderingen moeten coördineren. Daarnaast werk je dagdagelijks met de verschillende Office-programma's zoals Excel, Word, Powerpoint en Outlook.
- Er wordt van jou verwacht dat je snel overweg kan met nieuwe systemen en ontwikkelingen.
- Het team staat aan het begin van een overstap van een mappenstructuur naar een sharepoint-omgeving.
Hieraan zal jij ook meewerken.
- Je werkt actief mee aan de steeds verder evoluerende digitalisering van het team en de rest van de organisatie.
- Tot slot behandel je, in overleg met het team Juridische zaken, aanvragen voor openbaarheid van bestuur.
Uiteraard krijg je hiervoor eerst de nodige opleiding.

**Uitdagingen die specifiek zijn per deskundige**:
**Eén collega staat in voor onderstaande taken**:

- Binnen het team word jij, na een opleiding, de expert van het notuleringsysteem binnen onze organisatie. Je beheert de organisatiestructuur, kent individuele rechten toe en zorgt er voor dat alle officiële vergaderingen van het lokaal bestuur met het systeem kunnen werken.
- Je ondersteunt ook rechtstreeks de coördinatie van de vergaderingen van de gemeente
- en de OCMW-raad alsook de bijhorende commissies, het college en het vast bureau. Aanwezigheid op raden en commissies impliceert ook dat je avondwerk zal moeten doen op vooraf afgesproken momenten.

**De tweede collega is verantwoordelijk voor volgende zaken**:
Het lokaal bestuur Aalst heeft een belangrijke rol als toezichthoudende overheid. Dit houdt concreet het volgende in:

- Het is jouw taak om het wekelijkse overleg van het multidisciplinaire team 'Kerkfabrieken' in goeie banen te leiden. Naast dit overleg werk je ook mee aan andere projecten en dossiers binnen het eredienstendecreet, namelijk het kerkenbeleidsplan, de afsprakennota, en de financiële documenten.
- Naast de eredienstbesturen bewaak je ook het overzicht op alle andere 'verbonden entiteiten' van het lokaal bestuur, namelijk de verzelfstandigde entiteiten zoals AGSA, SportAG en vzw BEA of de samenwerkingsverbanden (intercommunales). Voor al deze verbonden entiteiten coördineer jij de jaarlijkse en maandelijkse taken zoals de agendering op de raad en de bijhorende toelichtingen op de gemeenteraadscommissies.

**Profil**:
**Jij...**
- hebt een **bachelorsdiploma of daarmee gelijkgesteld **onderwijs.
- Ook als laatstejaarsstudent kom je in aanmerking. _
- bent een digitaal expert, vooral op vlak van de **MS Office-toepassingen **.
- bent bereid om je in volgende onderwerpen in te werken en je kennis op gezette tijden op pijl te houden:

- werking van een lokaal bestuur, (basisprincipes van) openbaarheid van bestuur, controle en ondersteuning van de kerkfabrieken en andere verbonden entiteiten.
- bent in staat om proactief doelen te stellen, prioriteiten te bepalen en taken af te werken binnen de vooropgestelde deadline.
- bent van nature **probleemoplossend ingesteld **, past je vlot aan onverwachte omstandigheden aan, zoekt zelfstandig en op eigen initiatief naar alternatieven voor mogelijke problemen en zorgt voor haalbare oplossingen.
- communiceert op een klantgerichte en constructieve manier en je biedt een kwalitatieve dienstverlening en objectieve ondersteuning.
- gaat actief op zoek naar informatie en kennis binnen jouw eigen domein en neemt alle leerkansen met beide handen aan om je eigen loopbaan verder te ontwikkelen.