Dynamische Secretariaatsmedewerker

Functieomschrijving
- Het Centrum Geestelijke Gezondheidszorg Vlaams-Brabant Oost verleent ambulante hulp aan mensen met ernstige psychische problemen of psychiatrische stoornissen en aan hun omgeving. Het CGG beschikt over 5 vestigingsplaatsen: Aarschot, Diest, Leuven, Tienen en Sterrebeek. Elke vestigingsplaats richt zich voornamelijk tot de inwoners van de omliggende gemeenten. Zowel kinderen en jongeren als volwassenen en ouderen kunnen er terecht. Naast de basiszorg is het CGG o.a. gespecialiseerd in preventiewerk, hulpverlening in het kader van middelenmisbruik, forensische zorg en zorg aan personen met een verstandelijke handicap. De lokale teams zijn multidisciplinair samengesteld met onder andere psychiaters, psychologen, maatschappelijk werkers, preventiewerkers en administratief medewerkers._

Voor het Kinder
- en Jongerenteam in Leuven zoekt het CGG een dynamische secretariaatsmedewerker.

Je functie:

- Verzorgen van de permanentie (beantwoorden telefoons, doorgeven van informatie, invullen aanmeldingsformulieren, agendabeheer )
- Dossierbeheer cliënten (aanmaken nieuwe dossiers, administratieve opvolging, bijhouden cliëntendatabase, klasseren en archiveren, facturatie )
- Algemene administratie (post, brieven, verslagen en rapporten, kopiëren, registratie )
- Logistieke taken (bestellingen kantoormateriaal, verzorgen verzendingen, coördinatie huishoudelijke taken )
- Ondersteuning personeelsadministratie (opvolging administratieve gegevens en prestaties )
- Ondersteuning boekhouding (kas, ontvangst cliëntenbijdragen, opmaken verzamelstaten getuigschriften artsen )
- Onthaal van cliënten
- Ondersteunende taken voor het klinisch werk van de medewerkers van het Kinderen
- en Jongerenteam

Profiel
- Je wil deeltijds werken (19u/week).
- Je volgde een administratieve opleiding (secretariaat, medisch secretariaat) of hebt relevante ervaring.
- Je kan goed werken met WORD, EXCEL, OUTLOOK.
- Je hebt zin voor organisatie en kan omgaan met complexiteit en stress.
- Je kan goed zelfstandig werken in overleg met de collega’s.
- Je werkt ordelijk en nauwkeurig en hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
- Je hebt een vlotte en professionele communicatiestijl (mondeling en schriftelijk).
- Je bent vriendelijk en correct, tactvol en discreet in de omgang met cliënten.
- Je hebt feeling voor het werken met mensen en een aanvoelen van kinderen.
- Je ‘ziet’ werk en neemt initiatief om dingen aan te pakken of bespreekbaar te maken.
- Je vindt het een uitdaging om samen met het Kinderen
- en Jongerenteam een visie rond goed onthaal van cliënten te ontwikkelen.
- Je hebt een attest van goed gedrag en zeden.

Jobgerelateerde competenties
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid

Aanbod
- Een contract van onbepaalde duur met onmiddellijke ingang.
- Je werkt 1 woensdag op twee en op donderdag en vrijdag.
- Je loon is conform de vastgelegde barema’s IFIC categorie 12 (PC331). Een opleiding wordt voorzien op de werkvloer. Er kan tot 10 jaar relevante anciënniteit overgenomen worden.

Plaats tewerkstelling

Tervuursevest 242 3000 LEUVEN
- Toon op kaart