Directiesecretaresse

**Bedrijf**
Geloof jij in de groeikracht van medewerkers? In het feit dat medewerkers het verschil kunnen maken in een organisatie en het belang van de juiste medewerker op de juiste plaats?

Heb je nood aan een nieuwe uitdaging en zin om te werken in een familiale & warme omgeving? In AZ Zeno geven 900 personeelsleden en 95 artsen elke dag het beste van zichzelf voor een kwaliteitsvolle zorg. Kom bij ons team en vertrek elke dag met de glimlach naar het werk. De ambiance krijg je er gratis bij

**Wat wij belangrijk vinden**
- Dat patiënten én de medewerkers zich thuis voelen.
- Dat iedereen de mogelijkheid krijgt om zijn of haar talenten te ontwikkelen.
- Dat patiënten, bezoekers en collega’s kunnen genieten van een warme, gastvrije en vernieuwende aanpak.
- Dat al onze collega’s een groot empathisch vermogen hebben.

Word jij onze nieuwe vriendelijke collega?

**Functiebeschrijving**
Als directiesecretaresse van de algemeen directeur draag je niet alleen zorg voor een efficiënte ondersteuning van de directeur, het directiecomité en belangengroepen, maar draag je evengoed de waarden van ons ziekenhuis hoog in het vaandel.

Je bent het eerste aanspreekpunt van het directiesecretariaat voor de interne en externe contacten. In die rol zorg je voor een warm en professioneel onthaal en ondersteuning. Je straalt geloofwaardigheid en betrouwbaarheid uit om de directie te vertegenwoordigen in de veelheid van taken.

Je verzorgt het geavanceerde agendabeheer van de directie. Hiervoor maak je prioriteitskeuzes en geeft aanbevelingen voor een vlot verloop van de weekactiviteit. Je organiseert vergaderingen, oproepen voor de directeur en het directiecomité, je reserveert zalen en zorgt voor de nodige logistiek.

Je houdt een helikopterview op de activiteiten van de algemeen directeur en het directiecomité en anticipeert en plant ruim vooraf activiteiten en projecten in om alle deadlines te halen, rekening houdende met veranderende omstandigheden en spoedsituaties.

Je anticipeert de behoeften van de algemene directeur en houdt haar op de hoogte van alle verbintenissen en lopende zaken m.b.t. de activiteiten van het secretariaat in goede samenwerking met je collega van het directiesecretariaat.

Je fungeert als verbindingsfunctie tussen de algemene directie en het directiecomité, coördineert vergadering en events, maakt de agenda’s klaar; ontwikkelt en stelt presentaties samen; je notuleert en volgt de actiepunten op bij de verschillende verantwoordelijken.

Je ondersteunt projecten, je verzamelt informatie en gegevens, maakt presentaties, projectdocumenten en verslagen aan, bereidt dossiers voor, enz.

In samenspraak met de dienst communicatie, bereid je de communicatie vanuit het directiesecretariaat voor in de huisstijl en volgens de waarden en missie van ons ziekenhuis.

Je voert andere ad hoc taken uit volgens de gewijzigde omstandigheden en noden van de algemene directie. Kortom, je bent flexibel in het uitvoeren van je takenpakket.

**Profiel**
Je kan terugblikken op een relevante en succesvolle ervaring als personal assistant/directiesecretaresse van minstens 5 jaar in een andere organisatie of instelling.

Integriteit, daadkracht en discretie zijn jouw handelsmerk.

Je beschikt over een excellent organisatievermogen en levert een hoog kwaliteitsniveau af met oog voor detail.

Je werkt met een professionele attitude en kan werken onder druk.

Je hebt een hands-on attitude, kan zelfstandig werken en blijft gefocust op het bereiken van resultaten.

Je gaat op een vlotte manier om met veranderingen en dringende situaties

Je houdt je aan tijdschema’s, afgesproken instructies en voorziene procedures.

Je schrijft helder, beknopt en correct en structureert informatie volgens het beoogde publiek.

Je werkt productief in een stressvolle omgeving en geeft blijk van een sterke emotionele intelligentie.

Je verwerkt snel informatie en beheert de kennis op een zinvolle en efficiënte manier.

Je bent goed tweetalig Nl/Fr, zowel mondeling als schriftelijk.

MS Officepakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en bent vertrouwd met online vergadertools

**Wij bieden**
- Wij bieden een voltijds contract van onbepaalde duur.
- Zeer snelle opstart in onze campus te Knokke
- Tewerkstellingsbreuk 100 %.
- Je verloning verloopt volgens de IFIC-ziekenhuisbarema’s met overname van relevante anciënniteit.
- Je kan meegenieten van motiverende arbeidsvoorwaarden met extralegale voordelen:

- Hospitalisatieverzekering na 3 maand dienst
- Voordelig bedrijfsrestaurant met lekkere en gezonde maaltijden.
- Mogelijkheid tot kinderopvang, verbonden aan de organisatie
- Mogelijkheid tot permanente vorming en bijscholing
- Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding
- Werken in een splinternieuw ziekenhuis van een toffe en groene kustgemeente dat bovendien omwille van de A11 zeer vlot bereikbaar is.Als kleiner ziekenhuis kunnen wij een open en familiale werksfeer bieden in een aantrekkelijke regio.

*