Adviseur Informatiebeheer

**Adelina ‘van SESE’ zoekt collega**:
Hallo,

Ik ben Adelina en werk als communicatieadviseur bij de Stafdienst Economie, Streekbeleid en Europa, oftewel SESE. We zijn op zoek naar een nieuwe collega die, net als wij, onderzoekt wat onze diensten en entiteiten nodig hebben en wat hen verbindt. Je werkt met veel enthousiasme aan de beste oplossing voor iedereen.

**Wie zijn wij?**:
SESE is een team van 7 medewerkers die collega’s bij zeer diverse processen begeleiden. We zijn een weerspiegeling van de ondersteunende processen in onze organisatie: communicatie, informatiebeheer en logistiek, HR, financiën... We zijn een partner voor de diensten en entiteiten van ons departement én voor de ondersteunende departementen. We zoeken samen naar de beste antwoorden op hun noden en adviseren en ondersteunen concreet vanuit expertise én kennis van ons departement.

**Wat zal jij doen?**:
Als adviseur informatiebeheer bij de stafdienst verstrek je deskundig advies over informatiebeheer en ondersteun je de verschillende diensten en entiteiten binnen het departement met hun informatiehuishouding op de verschillende platformen zoals sharepoint, CRM, Teams,

Jouw focus ligt op de gebruikers binnen ons departement. Via regelmatig overleg onderhoud je contact en identificeer en analyseer je hun informatiebehoeften. Je werkt nauw samen met andere collega’s binnen provincie Antwerpen (zoals het SharePoint-team, team informatiebeheer, de IT-accountmanager, accountmanager logistiek,) om gepaste oplossingen voor te stellen die aansluiten bij de behoeften van de gebruikers.

Concreet ga je dit dagdagelijks doen:
Optimaliseren van de interne processen:

- Je analyseert de noden van de gebruikers, gaat hierover in gesprek en raadpleegt ook collega’s om onze diensten en entiteiten de juiste ondersteuning te kunnen bieden die beantwoordt aan hun noden en wensen.
- Je werkt nauw samen met de provinciale accountmanagers en stemt indien nodig specifieke noden en wensen af met de betrokken diensten van ICT en logistiek om de behoeften van klanten te begrijpen en te vertalen naar de juiste oplossingen.
- Je behoudt overzicht over het budget en kan de behoeften van onze gebruikers vertalen in heldere business cases.
- In samenwerking met je collega’s van het Departement ICT en het Departement Logistiek werk je mee aan het ontwikkelen en verbeteren van interne processen en diensten op vlak van informatiebeheer, logistiek, ISO,
- Je bent het aanspreekpunt en de sparringpartner binnen het departement voor vragen over informatiebeheer en ICT-oplossingen.

Strategisch informatiemanagement:

- Je zorgt ervoor dat informatiebeheer (zowel technisch als organisatorisch) verder wordt uitgebouwd binnen het departement.
- Je analyseert de behoeften van het departement, stelt de juiste oplossingen voor en weet deze structureel te implementeren bij de diensten.
- Je bouwt een kennis
- en lerend netwerk uit binnen het departement en fungeert als coördinator van kerngebruikers binnen DESE voor een optimale informatiedoorstroom.
- Je sluit aan bij het periodiek logistiek overleg van de diensten en entiteiten en behoudt voeling met wat er leeft om de operationele digitalisering van de diensten en entiteiten te faciliteren.

ISO:

- Je zorgt voor het ondersteunen en optimaliseren van het ISO 14001 milieumanagementsysteem.
- Je bent verantwoordelijke voor het jaarlijks afleveren van een milieumanagementbeoordeling om de naleving van milieunormen te waarborgen.
- Je fungeert als ISO-aanspreekpunt voor de diensten, stemt af met de betrokken ISO-verantwoordelijken en stimuleert gezamenlijk overleg.

**Wie ben jij?**:
Als adviseur informatiebeheer beschik je over onderstaande competenties:

- Je het een service-gerichte mindset waarbij je actief de noden van klanten tracht te achterhalen, anticipeert op mogelijke toekomstige noden en acties onderneemt om de dienstverlening te optimaliseren.
- Met problemen ga jij onmiddellijk aan de slag. Door verbanden te leggen, zie jij oorzaken en weet je de nodige informatie te bundelen voor een goede oplossing.
- Met jouw sterke interpersoonlijke vaardigheden bouw je goede relaties uit met interne belanghebbenden en stimuleer je een constructieve samenwerking met andere entiteiten.
- Je zorgt voor een heldere communicatie om technische kennis begrijpelijk te verwoorden naar collega’s.
- Je neemt het initiatief om acties te initiëren die de kwaliteit, de efficiëntie en samenwerking verbeteren.

Vink jij ook volgende zaken af?
- Je bent digitaal vaardig en je bent van nature nieuwsgierig naar digitale tools en informatiebeheer.
- Je kan vlot overweg met Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharepoint, Onedrive, ).
- Ervaring in informatiebeheersystemen (sharepoint, CRM, ) is een pluspunt maar geen must. Jouw enthousiasme en de wil om bij te leren, vinden we belangrijker dan jouw kennis en ervaring.
- Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit, externe mobiliteit of bevordering.

Met deze va