Management Admin

Deze firma zag het levenslicht in april 2013 en vestigde zich in Zottegem. Enerzijds zorgen ze voor een verhoogde zichtbaarheid van bedrijven op sociale media. Anderzijds creëren ze een veilige omgeving zodat de kans verkleint dat hun sociale media kanalen gehackt worden.

Wij zoeken voor hun een
- Management Admin_

Hun WAARDEN
- AUTHENTIEK: je bent altijd jezelf.
- EERLIJK: je bent eerlijk tegenover elk teamlid, klant en leverancier maar bepaalt zelf je grenzen. Je belooft geen zaken die je niet kan waarmaken of die je niet zeker bent. Het is hier absoluut geen schande om even te verifiëren.
- FLEXIBEL: je geeft graag veel zonder daarvoor iets terug te verwachten maar je durft ook nee te zeggen.
- OPEN-MINDED: je leeft niet met oogkleppen op en ziet te allen tijde ‘the bigger picture’.
- HANDSON: jij verkiest concreet en pragmatisch advies boven ellenlange theorieën.
- PRO-ACTIEF: je vat altijd de koe bij de horens en ziet werk. Je doet voorstellen aan onze klanten op eigen initiatief en werkt dit samen met het team uit.
- POSITIEF: je straalt omdat je jezelf bent. Door jouw positiviteit willen onze (potentiële) klanten niets liever dan met jou samen te werken.

JOUW TAKEN
- Je verwerkt de binnenkomende aankoopfacturen:

- Je controleert deze op de correctheid alvorens te verwerken;
- Je boekt deze in het financiële systeem;
- Je zet betalingen klaar voor de bestuurder om deze binnen de betalingstermijn te tekenen;
- Je lost fouten met betrokken leveranciers op.
- Je maakt, verzendt en volgt verkoopfacturen op:

- Je stelt de verkoopfacturen op in Teamleader op basis van de gepresteerde uren of gemaakte afspraken met de klanten;
- Je verzendt de verkoopfacturen via Teamleader na goedkeuring van de bestuurder;
- Je lost betalingsproblemen met klanten op;
- Je optimaliseert de automatisaties binnen teamleader om betalingen op te volgen;
- Je verstrekt rapporten in Teamleader aan de bestuurder.
- Je optimaliseert de bestaande interne processen en systemen en verwerkt deze tot overzichtelijke procedures om de verdere groei mogelijk te maken. Ook nieuwe procedures opstellen in samenwerking met de collega’s behoort tot je takenpakket.
- Je volgt ook een aantal personeelszaken op met het sociaal secretariaat.
- Je beheert ook de kmo-portefeuille aanvragen en volgt de dossiers nauwgezet op.
- Je beheert ook de kmo-portefeuille aanvragen en volgt de dossiers nauwgezet op.
- Ter ondersteuning van het team volg je de sociale mediatrends en - ontwikkelingen op de voet en verwerk je deze in een korte wekelijkse presentatie voor het team.
- Je beheert de telefooncentrale met de nodige ervaring.
- Je bezorgt gevraagde informatie aan de collega’s.
- Je verstrekt de nodige ondersteuning aan de collega’s in hun dagelijkse taken.
- Je beheert de agenda van de bestuurder.
- Je bent tevens verantwoordelijk voor de algemene admin van het kantoor (zoals kantoormateriaal bestellen, direct mailings voorbereiden).
- Je onderhoudt nieuwe en bestaande contacten via ons CRM systeem Teamleader.
- Je ondersteunt de marketingstrategie en salesstrategie van ONLINE ED in overleg met de collega’s.
- Je verzorgt inkomende en uitgaande mails naar klanten, leveranciers, partners
- Je stelt proactief zaken voor waardoor de firma en het team het nog beter doet.

**Gezocht profiel**
- Je hebt een scherp oog voor detail.
- Je bent heel planmatig en kickt op efficiëntie.
- Je hebt geen schrik om met klanten, leveranciers en partners te bellen en staat sterk in onderhandelingen.
- Je beheerst de Nederlandse taal in spreken, schrijven en lezen.
- Je neemt geen afwachtende houding aan maar je ziet werk en schakelt proactief.
- Je hebt er geen moeite mee om autonoom te werken.
- Je haalt deadlines zonder moeite omwille van je gestructureerde aanpak.
- Je kan snel schakelen tussen taken en projecten.
- Discretie draag je hoog in het vaandel.
- Ervaring met Teamleader, Word en Excel is een must.
- Kennis van Google Analytics, Canva en Adobe Premier Pro is een extra troef.

**Aanbod**
- Heb je al een eerste ervaring in een gelijkaardige functie Beschik je over de nodige maturiteit om autonoom te werken? Dan ben jij de geschikte kandidaat.
- Wij bieden een uitdagende job in een dynamisch bedrijf met ambities.
- Je mag een marktconform brutoloon verwachten aangevuld met extra legale voordelen en een interessant bonussysteem.
- Direct vast contract