Onthaalmedewerker/administratieve Kracht

Functieomschrijving

De Sint-Lukas Kunstschool vzw (Academie, Basisschool en Humaniora) is gesitueerd in hartje Brabantwijk in Schaarbeek, naast de Hogeschool LUCA School of Arts. Op onze locatie bevinden zich de drie scholen. Overdag lopen de leerlingen van de basisschool en de humaniora er school. Na de schooluren starten de lessen van de academie. De academie voorziet een brede waaier aan opleidingen na de school
- en werkuren zowel voor kinderen als volwassenen. Daarnaast maken enkele externe organisaties ’s avonds ook gebruik van de gebouwen voor allerhande activiteiten, in samenwerking met onze Brede School Noord. Er is één directie per school en het overkoepelende admin team wordt aangestuurd door de directeur diensten.

We zijn op zoek naar een collega die zowel het onthaal verzorgt als administratieve taken op zich neemt.

Het gaat om een opdracht van 29u per week te presteren in de namiddag en 's avonds in 4 of 5 dagen.

Taken en verantwoordelijkheden:

- Je komt terecht in een klein maar performant team dat samen verantwoordelijk is voor een vlot verloop van... alles Het ritme en de inhoud van je opdracht worden meebepaald door de fase van het schooljaar, zoals inschrijvingen in september, examens in december, april en juni, doorlopende taken zoals afwezigheden, klassenraden, enzovoort. In al deze taken word je begeleid door je collega’s van het admin team.

Onthaalmedewerker:

- In de namiddag werk je als onthaalmedewerker voor de basischool en de kunsthumanoria in een beurtrolsysteem met andere collega's. Op woensdag namiddag en 's avonds beman je in je eentje het onthaal voor de academie
- Je onthaalt de leerlingen, studenten, leerkrachten, ouders en externen op een vriendelijke en gepaste manier en verstrekt ze van de nodige informatie of verwijst ze door naar de juiste persoon en maakt ze wegwijs op school.
- Communicatie naar ouders, leerlingen, leerkrachten en externen (telefonisch + per mail)
- Uitlenen van sleutels, ICT- en schoolmateriaal
- Verkoop van schoolbenodigheden
- Kopieerwerk
- Op de dagen dat je 's avonds werkt, ben je verantwoordelijk voor het afsluiten van het schoolgebouw

Administrative kracht:

- Je bent verantwoordelijk voor het administratieve luik van de academie: inschrijvingen en afwezigheden verwerken, controleren van inschrijvingsgeld
- Beheer van lockers
- Voor de dagscholen verricht je diverse administratieve taken ter ondersteuning van het admin team

Profiel
- Je bent stressbestendig en je kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden
- Ervaring in een administratieve functie en/of onthaalfunctie is een pluspunt
- Eerdere ervaring in een schoolomgeving kan een meerwaarde zijn maar is geen vereiste.
- Je hebt een goede beheersing van Word, Excel, Outlook en bent digitaal vaardig

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Bezoldiging: volgens de onderwijsbarema’s en dus in functie van opleiding en/of anciënniteit
- Woon-werkverkeer met openbaar vervoer en fiets wordt volledig terugbetaald
- Op 5 minuten te voet van het station Brussel Noord. Ook gemakkelijk bereikbaar met MIVB en De Lijn
- Je komt terecht in een klein, gezellig admin team
- Een gevarieerde job in een kunstzinnige schoolomgeving: onze artistieke insteek en creatieve leraars, leerlingen en studenten zorgen voor een bovengemiddelde “goesting” om naar school te komen

Plaats tewerkstelling

SINT-LUKAS KUNSTSCHOOL
Groenstraat 156 1030 SCHAARBEEK
- Toon op kaart

Vereiste studies
- Hoger onderwijs van 1 cyclus (HO1C - voorheen korte type)
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- Academisch (gerichte) bachelor (ABA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Talenkennis
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)
- Contract van bepaalde duur - van 09 januari 2023 tot 31 augustus 2023
- Deeltijds - 29 uren per week, te presteren in 4 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Groenstraat 156 1030 SCHAARBEEK