Klantenadviseur Kcc

Functieomschrijving

Wil jij graag het visitekaartje van de Stad Hasselt zijn?

Als klantencontactmedewerker heb jij een luisterend oor en doe jij er alles aan om inwoners op een klantgerichte manier te woord te staan en verder te helpen. Vragen komen via diverse kanalen binnen (fysiek onthaal, loket, telefonisch, mail, meldingen via website, chat, ).

Samen met jouw andere teamleden, verzorg je de dienstverlening op 3 verschillende werkplekken (wisselend per dag): onthaal van ’t Scheep, telefooncentrale, snelloket binnen de openingsuren van de Stad (ma-woe-do: 9u-17u, di: 9-20u, vrij: 9u-16u, telkens doorlopend). Daarnaast beantwoord je vragen die binnenkomen via mail, website en chat,

Onthaal
- Je zorgt voor een warme, gastvrije ontvangst van bezoekers van ’t Scheep en bent het eerste aanspreekpunt voor (interne en externe) klanten
- Je wijst de klanten voor dienstverlening door naar het juiste loket/spreekkamer op het balieplein
- Je maakt (vervolg)afspraken voor klanten
- Je registreert andere bezoekers van ’t Scheep en zorgt dat ze afgehaald worden en/of wijst hen de weg naar hun vergaderzaal
- Je neemt documenten/leveringen in ontvangst en levert een aantal eenvoudige documenten/producten af.

Snelloket
- Je levert een 20-tal ‘korte’ loketproducten af aan het loket, via verschillende softwareprogramma’s, zoals bv. attesten/afschriften (e-govflow), vuilzakken (cards), parkeer
- en/of bezoekerskaarten (intouch), uitreiking reispassen (belpas)/rijbewijzen (mercurius) (na eerdere aanvraag),Uit-pas,
- Je houdt de stock van de producten nauwgezet bij en controleert die bij afsluiting van het loket

Telefoon
- Je staat bellers te woord, bevordert een duidelijk vraagstelling en handelt waar mogelijk zelf vragen af.
- Je maakt afspraken voor dienstverlening op het balieplein en registreert meldingen
- Je maakt terugbelverzoeken voor diensten/personen waar telefonisch niet naar kan doorverbonden worden.
- Je voert klantgegevens in en registreert belangrijke info m.b.t. telefoongesprek
- Je zoekt informatie op via kennisdatabank, website Stad, softwareprogramma’s, internetsites en werkt mee aan het up-to-date houden van de informatie.
- Je bevordert een goede informatiedoorstroming en signaleert tijdig knelpunten.

Profiel
- Klantgericht: Klantgerichtheid zit in je DNA, je bent communicatief sterk, sociaal en empatisch. Je behandelt elke klant dan ook op een gelijkwaardige manier: positief en professioneel.
- Samen: je werkt in team en stelt je graag flexibel op naar werkuren en taken.
- Doelgericht: Je bent een generalist, snel van aanpak en kan veel informatie op korte tijd verwerken en hanteren. Je bent oplossingsgericht en hands-on.
- (Zelf)kritisch: je stelt onze diensten en systemen in vraag met het doel om continue te verbeteren.
- Moedig: je werkt actief aan de verbreding van je kennis en volgt indien nodig bijkomende opleidingen. Je bent assertief genoeg om ook minder goede boodschappen op een professionele wijze te vertalen naar de klant.
- Transparant: je zorgt voor een duidelijke en open communicatie, zowel naar je collega’s als naar de klanten toe.

Jobgerelateerde competenties
- Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
- Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
Documenten doorsturen en klasseren
- Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
E-mails behandelen
- Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen,...)
- Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
- Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen,... coderen en archiveren
- Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen,...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten,...)

Aanbod
- Een uitdagende, zinvolle en zeer varierende job, die operationeel en hands-on is
- Je werk is ’s avonds afgerond, je hebt geen lopende dossiers die je zelf moet opvolgen en plannen
- Je komt terecht in een warm, dynamisch en ondersteunend team van +/- 11 medewerkers
- Je staat continu in fysiek en/of verbaal contact met burgers, bezoekers, ondernemers en medewerkers van Groep Hasselt
- Je bent vaak als eerste op de hoogte van nieuwe projecten/evenementen/gebeurtenissen
- Je bent de antenne van wat er leeft bij de burger
- Je bent de spreekbuis voor de klant om eventuele knelpunten in dienstverlening tijdig te signaleren bij je leidinggevende
- Telewerk is mogelijk op de werkplek ‘telefoon’ (+/- 2 dagen per week)

Plaats tewerkstelling

3500 HASSELT

Vereiste studies
- Secundair volwassenenonderwijs
- 3de graad algemeen vormend secundair onderwijs (ASO3)
- 3de of 4de graad beroepssecundair onderwijs (BSO3 of BSO4)
- 3de graad technisch secundair onderwijs (TSO3)
- 3de graad kunstsecundair onderwijs (KSO3)

Werkervaring
- Geen ervaring

Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 3500 HASSELT