Stafmedewerker Vormingenadministratie

Functieomschrijving

VAD is het Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs. We zijn de partnerorganisatie van de Vlaamse overheid voor de preventie van gezondheidsschade door alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie, gokken en gamen. VAD is ook de koepel van de Vlaamse organisaties die werken rond alcohol en andere drugs.

Eén van onze opdrachten bestaat erin om een gevarieerd aanbod van vormingen en opleidingen aan te bieden. Hiermee ondersteunen wij jaarlijks ruim 1.400 deelnemers in het preventienetwerk en de hulpverlening met oog op de verdere professionalisering van het werkveld actief binnen de verslavingszorg en -preventie.

Doel van de functie

Je collega’s binnen VAD zorgen voor de inhoudelijke uitwerking van onze opleidingen, vormingen en studiedagen. Zij werken hiervoor samen met andere experten actief in de verslavingszorg. Voor alle praktische zaken ben je het eerste aanspreekpunt voor onze deelnemers, sprekers en het vormingenteam. Jij maakt onze vormingsinitiatieven kenbaar aan het doelpubliek en verzorgt eveneens de administratie van A tot Z: van inschrijving over facturatie tot verwerking van de evaluaties. Voor grotere evenementen zoek je een geschikte locatie en neemt je de praktische coördinatie die dag voor je rekening.

Daarnaast werk je in functie van competenties en interesses occasioneel mee aan de uitvoering van andere opdrachten die aan het team ondersteunende diensten worden toevertrouwd.

Profiel
- Bachelor-diploma;
- Wij communiceren enkel in het Nederlands. Je beheerst deze taal dan ook prima, zowel op papier als mondeling;
- Je leeft op voor een vrij administratieve job waarin je heel zelfstandig kunt werken. Tegelijkertijd ben je communicatievaardig in de omgang met anderen;
- Na elk contact met jou is men blij omwille van de klantgerichte ervaring;
- Je bent een goed georganiseerde en proactieve planner die heel flexibel kan omgaan met onverwachte gebeurtenissen (spreker ziek, treinstaking, etc.);
- Je hebt Microsoft Office goed onder de knie (draaitabellen, formules, mailmerge). Je laat je niet afschrikken door andere toepassingen zoals Access, WordPress en SharePoint;
- Teamspeler.

Of je nu meerdere jaren of slechts een eerste korte ervaring kunt voorleggen, belangrijk is dat je de maturiteit hebt om in een zelforganiserende omgeving te werken en dat je weet dat een dergelijke job met redelijk wat administratief werk je echt op het lijf is geschreven.
- VAD wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht gender, afkomst of handicap._

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Het evaluatieproces voor opleidingen ontwerpen en opstarten
Studies uitvoeren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Opleidingsactiviteiten voor leerlingen in een onderneming voorbereiden en organiseren (periodes, voorwaarden, evaluaties,...)
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Het administratieve beheer van contracten en opleidingsovereenkomsten uitvoeren
De boekhouding, het klantenbestand, inschrijvingsdossiers,bijhouden
- Promotieacties voor opleidingen bepalen en opzetten
- De activiteiten van een dienst of afdeling bepalen en organiseren
- Communicatieacties over het evenement opstellen
- Een opleiding plannen en organiseren
- Evenementen organiseren voor: Professionals
- Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring,...
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Digitaal denken
- Zelfstandigheid
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een job met een maatschappelijk relevant doel;
- Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur;
- Verloning op basis van diploma en verrekening van relevante werkervaring volgens paritair comité 331 GID, extra anciënniteitstoeslag na 3 jaar dienst;
- Balans tussen privéleven en werk (flexibele werktijden, thuiswerk, extra verlofdagen):

- Vernieuwd gebouw met ruime tuin op wandelafstand van het station Brussel-Noord; vlot en snel bereikbaar met de trein;
- Gratis woonwerkvervoer (openbaar vervoer) en/of fietsvergoeding;
- Parkeergelegenheid voor wie zich verplaatst met de eigen wagen;
- Ruime ontwikkelings
- en opleidingsmogelijkheden;
- Toffe momenten met collega’s (personeelsuitstap, BBQ, verjaardagsfeest, warmste week )

Plaats tewerkstelling

VER VOOR ALCOHOL EA DRUGPROBLEMEN
Vanderlindenstraat 15 1030 SCHAARBEEK
- Toon op kaart

Bijlage: 2023-04 VAD_vac stafmdw_vormingenadm.pdf
PDF

Vereist