Secretaresse Brusselse Regionale Aclvb

Functieomschrijving

Doel

Administratieve en logistieke steun geven aan de Gewestsecretaris en de verschillende medewerkers van de Regionale in het bijzonder in het kader van het beheer van hun projecten.

Verantwoordelijkheden
- Uitvoeren van algemeen secretariële en administratieve werkzaamheden:

- Opstellen en versturen van briefwisseling
- Telefonisch onthaal van de Regionale verzekeren
- beheer agenda Gewestsecretaris
- nota nemen en opstellen van proces verbaal van vergaderingen zoals o.a. Bureau BHG, Comité, e.a.
- vertaling van documenten
- voorbereiding en organisatie van het jaarlijks Brussels regionaal comité - onthaal aanwezigen, aanwezigheidslijst, organisatie van de stemming,
- organisatie van de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie van de Brusselse regionale
- de nodige reservaties maken voor vergaderingen en seminaries, uitnodigingen versturen, zaal lunch en, indien nodig hotel reserveren
- Beheer website regionale
- Helpen bij acties betogingen, stakingen, recepties, enz.
- Aankoop bureaumateriaal voor de Regionale
- Beheer onderhoud van toestellen Regionale (kopieertoestel, e.a.)
- Boekhouding
- Betalingen Regionale uitvoeren
- Boekhouding Regionale voorbereiden
- Mailingtool
- Opstellen, vertalen en versturen van mailings voor de medewerkers van de Regionale
- Projecten regionale
- Opstellen financiële verslagen projecten
- Medewerking verlenen aan de verschillende projecten van de regionale
- Lid van de Gendercommissie van de Regionale
- Mailings versturen

Profiel

We zoeken een gemotiveerde kandidaat die klantgericht kan communiceren, de beide landstalen beheerst en kennis heeft van de courante software toepassingen.

Jobgerelateerde competenties
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Communiceren
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
- Standplaats: Brussel
- Een marktconform loon met tal van bijkomende voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatie
- en groepsverzekering, vakantiegeld 100%,)
- Een professionele omgeving met een menselijke aanpak en zowel interne als externe contacten
- Een aangename werksfeer
- Een boeiende job met een afwisselend takenpakket

De mogelijkheid tot het uitbouwen

Plaats tewerkstelling

Zone Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Boudewijnlaan 11 1000 BRUSSEL

Toon op kaart