Afdelingsdirecteur

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze **afdelingsdirecteur **die graag de tanden zet in** operationeel beheer** en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
MOBI Research Centre is op zoek naar een dynamische en gemotiveerde afdelingsdirecteur om de administratieve taken van onze afdeling te coördineren en te beheren.

Je speelt een essentiële rol in het dagdagelijks operationeel beheer van de afdeling en draagt bij tot de strategische planning en ontwikkeling van beleidsrichtlijnen op verschillende gebieden waaronder HR, Financiën en Contractbeheer.

De taken van de succesvolle kandidaat omvatten:
Dagdagelijkse operationele coördinatie en eindverantwoordelijkheid voor de administratie van de vakgroep.
- Je fungeert als aanspreekpunt voor de centrale diensten zoals Preventie, Infrastructuur, Financiën en R&D en je levert input waar nodig (bv. Activabeheer, rapportering van externe lidmaatschappen, financiële rapportering van nationale en EU gefinancierde projecten, labosignalisatie, input voor onderzoekdatabanken, inventarisatie van ruimtebehoeften, audits, enz.)
- Je geeft leiding aan het administratieve team dat bestaat uit een secretariaats
- en een HR-medewerker.
- Je bewaakt en past administratieve processen aan, waaronder voorraadbeheer, factuurstromen, tools voor personeelsplanning, timesheetprocedures, enz.

Adviserende rol rond HR & Finance best practices.
- Je geeft advies en ondersteuning bij het implementeren van HR- en financiële richtlijnen en procedures.
- Je identificeert en deelt best practices in HR- en financieel management om de efficiëntie en effectiviteit van de dienst te verbeteren.

Voorbereiding van strategisch beleid.
- Je bent betrokken bij het opstellen van het budget voor de vakgroep en houdt rekening met de impact van nieuwe financiële regelgeving en inflatie.
- Je optimaliseert budgetten en draagt bij aan de ontwikkeling van strategische doelen voor de service.
- Contractbeheer heeft geen geheimen voor jou.

Je houdt toezicht op servicecontracten met bedrijven en overheden en zorgt voor tijdige verlenging en naleving van contractuele afspreken.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

**3 - Profiel**:
Ben jij de ervaren manager die we zoeken?
- Met je Masterdiploma in Financiën, Boekhouding, Bedrijfskunde, verwant vakgebied of gelijkwaardig door ervaring, en minstens 5 jaar ervaring in het leiden van administratieve teams ben je klaar voor deze uitdagende functie
- Je hebt sterke vaardigheden op het gebied van financieel beheer, waaronder budgettering, financiële analyse en financiële rapportage. Vertrouwdheid met financiële voorschriften, systemen, software en best practices zijn essentieel voor deze functie;
- Je bent een expert in het beheren van complexe administratieve processen en het coördineren van operationele activiteiten. Vaardigheden op gebied van contractbeheer, projectbeheer en procesoptimalisatie stellen we zeer op prijs;
- Je beschikt over sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden aangezien je in deze functie contact hebt met verschillende stakeholders en leiding en coördinatie geeft ter ondersteuning van 4 onderzoeksgroepen;
- Je bent in staat om een team te leiden, te inspireren, taken te delegeren en initiatieven aan te sturen om samen doelen te bereiken;
- Veel aandacht voor detail en nauwkeurigheid in financiële en administratieve taken, evenals het vermogen om complexe gegevens te analyseren, zijn van cruciaal belang in deze functie;
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels, wat essentieel is om effectief te kunnen communiceren met ons internationale team.

VUB wil een** weerspiegeling zijn van de maatschappij** waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

**4 - Aanbod**:
Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan** graad 7, graad 8 of graad 9.**

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een **