Assistent - Wegpolitie Antwerpen - Verkeerspot

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- WPR ANT - VERKP TURNHOUT
- Steenweg op Gierle 336, 2300 Turnhout- Uiterste inschrijvingsdatum- 03.05.24- Referentienummer- 110914/S6N**Jobomschrijving**:
Als **contactpersoon**, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten.
- Doorverwijzen van de klanten naar de bevoegde personen/diensten.
- Bezorgen van de nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen.
- Vragen om informatie en/of raadplegen van documenten om de klanten te helpen.
- Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven.
- Verschaffen van uitleg aan de partners m.b.t. de procedure en in geval van problemen, nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
- Beantwoorden aan de gebruikelijke vragen m.b.t. diens domein.
- Meewerken aan het intern communicatiebeleid.
- Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke.
- Informeren van het personeel over wijzigingen inzake procedures of reglementering welke gevolgen hebben voor hun dossier.

Als **gegevens-beheerder**, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
- Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma's (GALoP, RIO, DBLog...).
- Garanderen van de graad van toegankelijkheid van de klassering (etiketten, inhoudstabel, structuur van de dossiers...).
- Up-to-date houden van de gegevensbank door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- Opstellen van rapporten en lijsten op basis van de gegevensbank.
- Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie en archiveren volgens de geldende regels.

Als **administratieve ondersteuning**, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo's, nota's en/of presentaties.
- Klasseren van informatie en documenten (fysiek of elektronisch).
- Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst.
- Samenstellen van documentatiedossiers.
- Beheren van het geïnformatiseerd GALOP-systeem in één of meerdere van diens componenten.
- Beheren van het RIO-programma en de opvolging van alle briefwisseling verzekeren.
- Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers.

Als **ondersteuning HRM**, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.
- Opvolgen van de prestaties en van de onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de eenheid.
- Verzekeren van zowel het goede verloop van het gezondheidstoezicht als van de opvolging van de arbeidsongevallen.
- Bijhouden van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit (klassering, inventaris, verspreiding, opstelling van de nodige documenten in dit kader).
- Opvolgen van de opleidingsplannen en de bijscholingen van de directie/dienst
- Beheren en opvolgen van de aanvragen van de personeelsleden in één of meerdere HR gebieden (opleiding, loopbaan, onbeschikbaarheden, aanpassing van de arbeidstijd, detachering, mobiliteit,).
- Bijhouden van de opvolgingstabellen betreffende verschillende acties te ondernemen op HR gebied (evaluatie, tabel van de effectieven,...).
- Melden van de veiligheidsincidenten
- Instaan voor het onthaal en de begeleiding van personeelsleden.
- Actief luisteren bij vragen van de personeelsleden.
- Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures welke zij in hun specifieke situatie dienen te volgen.

Als **logistiek ondersteuning**, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken.
- Beheren van de collectieve en individuele uitrustingen (meubilair, bewapening, voertuigenpark, informaticapark, radiomiddelen, materiaal eigen aan de taken van de eenheid en bewapening, functionele kledij, uitrustingsstukken,)
- Beheren van infrastructuur beheren, namelijk de gebouwen of lokalen
- Verspreiden van de nuttige informatie inzake materiaal