Dossierbeheerder Doctoraatsopleiding

Departement: Universiteitsdiensten; CA20 - Onderzoek
- Tewerkstellingspercentage: 70% - tijdelijke functie
- Solliciteren kan tot en met 12-11-2024 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
Als dossierbeheerder doctoraatsopleiding volg jij mee de administratieve verwerking van de doctoraatsopleiding van de Universiteit Gent op.
- Je maakt de evaluatiemodules aan voor de cursussen uit de doctoraatsopleiding, zorgt ervoor dat deelnemers uitgenodigd worden om de evaluatiemodule van hun cursus in te vullen, en verwerkt de resultaten;
- Je volgt de inschrijvingen op voor de cursussen die georganiseerd worden binnen de doctoraatsopleiding;
- Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van de aanwezigheidslijsten van de cursussen die in het kader van de doctoraatsopleiding georganiseerd worden;
- Je maakt cursussen aan in Oasis, de UGent-onderwijsdatabank;
- Je communiceert naar doctorandi en lesgevers over respectievelijk hun deelname of organisatie van onderdelen van de doctoraatsopleiding;
- Je draagt bij aan de voorbereiding van de jaarlijkse rapportering van Doctoral School activiteiten aan de Vlaamse overheid;
- Je werkt nauw samen met andere leden van het Doctoral School team;
- Je draagt bij aan de opvolging van vragen in de Doctoral School helpdesk die aansluiten bij bovenstaand takenpakket.

**Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt ervaring met het inplannen van initiatieven zoals cursussen en opleidingen;
- Je hebt ervaring met het opmaken en opvolgen van kalenderuitnodigingen voor een breed aanbod aan initiatieven (zoals cursussen en opleidingen) voor een groot doelpubliek;
- Je kan vlot werken met courante MS Office toepassingen (Outlook, Sharepoint, Excel, );
- Je hebt een kennis van zowel het Nederlands als het Engels;
- Affiniteit met en kennis van het hogeronderwijslandschap.

**Vaardigheden en attitudes**:

- Je zet in op dienstverlening en stemt jouw aanpak af op belanghebbenden;
- Je brengt taken zelfstandig tot een goed einde en werkt positief samen met het bredere team om gemeenschappelijke resultaten te behalen;
- Je bent stressbestendig en kan overweg met deadlines;
- Je zoekt de samenwerking met collega's op en weet hoe je een vlotte samenwerking kan ondersteunen;
- Je communiceert vlot en professioneel naar zowel studenten als lesgevers;
- Je werkt nauwkeurig.

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld met een **contract van bepaalde duur t.e.m. 31/12/2025** in functieklasse C. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie,

**Interesse?**:
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een **diploma van hoger secundair onderwijs.**

Bezorg ons ten laatste op 12-11-2024 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma

**Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.**

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.