Payroll Specialist

**Functiebeschrijving**

**1. Positie: identiteit & doelstelling**

**Positie ** Payroll Specialist

**Afdeling **HR & Office Management

**Startdatum** TBD

**Locatie **Erpe-Mere & Meulebeke

**Rapporteert aan **CEO

**Rechtstreekse ** HR Officer
**medewerkers**

**Doelstellingen**
**De Payroll Specialist is een expert in payroll en comp & ben en biedt ondersteuning en back-up aan de HR Officer Meulebeke alsook aan de HR BP. De payroll specialist beheert tevens het wagenpark.**
**De Payroll Specialist werkt in tandem met de HR BP en rolt samen met de HR BP een duurzaam HR beleid uit. Samen definiëren en implementeren ze HR projecten.**
**De Payroll Specialist zorgt voor de nodige rapporteringen en budgetten naar het management en stuurt samen met de HR BP de Office Coordinator en HR Officer Meulebeke aan.**

**Functie Inhoud**
- _1. Hard HR beleid en projecten_
- Definiëren, uitschrijven en implementeren van hard HR processen en procedures
- Bepalen van hard HR projecten en sturing geven
- Implementatie wijzigingen in de wetgeving
- Budgetopmaak HR
- Contactpersoon commerciële opvolging en samenwerking externe partners

(sociaal secretariaat, uitzendkantoren, Fetra/Indufed)
- HR rapportering & KPI’s
- Valideren samenwerkingsvoorstel bij aanwerving en ontslagdossier samen met HR BP
- Up to date houden organogrammen en arbeidsreglementen
- Preboarding, onboarding en exit (offboarding) mee begeleiden
- **2. Comp & Ben (beide sites)**_
- Maandelijkse payroll audit
- Opvolgen sociale wetgeving en sectorale afspraken
- Sturende kracht achter de programmatie van het tijdsregistratiesysteem (HRIS)
- Uitzonderingen payroll in kaart brengen en opvolgen
- Automatiseren en digitaliseren
- Compensation & benefits projecten
- Opmaak en opvolging bonusplannen, commissiesysteem, CAO 90
- Functiehuis ducaju beheren en up to date houden
- Beheer opvolging payroll handboek en payroll kalender
- Arbeidsovereenkomsten en addenda
- Uitschrijven en opvolgen CAO’s
- Wagenparkbeheer en car policy
- Beheer GSM toestellen en abonnementen
- Back-up HR Officer en HR BP tijdens afwezigheden
- **3. Payroll (beide sites)**_
- Dagelijks beheer en correcties tijdsregistratiesysteem
- Planning en prestaties uitzendkrachten doorgeven aan uitzendkantoren
- Maandelijkse voorschotten arbeiders
- Maandafsluiting lonen bedienden en arbeiders
- Uitbetaling lonen en andere loonelementen
- Correcties lonen
- Beheer personeelsdossier in tijdsregistratiesysteem en sociaal secretariaat
- Contactpersoon sociaal secretariaat en uitzendkantoren
- Opvolgen Payroll kalender voor acties Erpe-Mere
- Beheer digitale personeelsdossiers
- Administratie pre-, onboarding en offboarding (exit)
- Onthaal nieuwe medewerkers en uitzendkrachten
- Opvolging afwezigheden en thematische verloven
- Tijdelijke werkloosheid
- Sociale documenten
- Beheer arbeidsovereenkomsten en addenda
- Controleartsen
- Inplannen en opvolgen geplande opleidingen (niet-verplichte)
- Registratie opleidingen
- Jaarlijks opleidingsplan (samen met HRBP)
- Nakijken of opleiding in aanmerking komt voor subsidies en doorgeven aan Office Coordinator om subsidie aan te vragen
- Evaluatie van opleidingen

**2. Netwerk van interacties**

**Interne contacten** **HR BP, HR Officer, Office Coordinator**
- Alle medewerkers van alle afdelingen van de beide sites
- Management, CEO

**Externe contacten Sociaal secretariaat en tijdsregistratie provider**
- Externe dienst
- Bezoekers
- Uitzendkantoren en selectiekantoren
- Sectorfederatie

**Back-up De Payroll Specialist is back-up van HR Officer en HR BP**
- HR BP is back-up van Payroll Specialist

**3. Competenties en kwalificaties**

Langetermijnvisie

Nauwkeurig
Kritische blik
Vertrouwen
Discreet omgaan met informatie
Goede communicatie en positieve uitstraling
Correcte en nauwgezette opvolging en administratie
Initiatieven ondersteunen
Correctheid en stiptheid
Organisatie en planning
Verantwoordelijkheid
Analytisch
Prioriteiten stellen

Dienstverband: Voltijds

Opleiding:

- Bachelor (Aanbevolen)

Ervaring:

- Human Resources: 5 jaar (Aanbevolen)
- payroll: 5 jaar (Aanbevolen)

Taal:

- Nederlands (Aanbevolen)

Werklocatie: Hybride telewerken in 8760 Meulebeke