Dossierbeheerder HRm

Over ons

**Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio**.** In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen **we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk** **leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.**

Betrekking

**Functie**:
**Dossierbeheerder**

**Departement**:
**PXL-Centrale diensten**

**Aanstelling**:
**Contractueel tijdelijk**

**Vereist niveau**:
**Professionele bachelor**

**Volume**:
**100%**

**Duur**:
**De tijdelijke contractuele aanstelling voor 100 % kan ingaan na afronding van de selectieprocedure (in functie van jouw beschikbaarheid). De aanstelling binnen de dienst hrm is gegarandeerd voor 1 jaar en daarna is een verlenging binnen een andere dienst van de hogeschool mogelijk.**

Details

**Taakomschrijving**:

- De dienst HRM maakt deel uit van de directie Personeel & Organisatie. Naast personeelsadministratie en -beheer behoren ook het uitzetten van HR-projecten, werving en selectie, performance management, professionalisering, werkplezier en E-HRM tot de domeinen van de dienst HRM. Je komt terecht in een team van 9 dossierbeheerders, 3 stafmedewerkers HRM, 1 stafmedewerker e-HRM en onze loopbaancoach. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur Personeel & Organisatie.

De dienst HRM richt zich op de optimale afstemming tussen de organisatiedoelstellingen van hogeschool PXL, en het aantrekken, duurzaam inzetten, maximaal ontplooien en motiveren van onze medewerkers. De medewerker laten groeien als excellente professional is een voorname drijfveer van de directie Personeel & Organisatie.

**FUNTIEOMSCHRIJVING**

De dossierbeheerder zal door middel van personeelsadministratie, beleidsondersteunende taken en informatieverstrekking bijdragen tot de efficiënte en professionele werking en dienstverlening van de personeelsdienst.

De dossierbeheerder is verantwoordelijk voor de opvolging van de volledige personeelsadministratie van het departement en/of dienst die hem of haar wordt toegewezen.

Dit vertaalt zich in volgende concrete taken:
**Personeelsadministratie**:

- Je verzamelt en registreert gegevens m.b.t in-, door
- en uitstroom van de personeelsleden;
- Je bent verantwoordelijk voor het aanleggen en actualiseren van de personeelsdossiers;
- Je verricht archiefwerkzaamheden m.b.t. personeelsadministratie;
- Je zorgt voor de administratieve verwerking van (her-)aanstellingen;
- Je stemt de loonadministratie af met de betrokken overheidsdienst en/of sociaal secretariaat;
- Je beheert en bewaakt het databastand personeelsdienst;
- Je volgt en analyseert accuraat de meest recente ontwikkelingen in je vakgebied en implementeert deze in je dagelijkse werking en stemt af met je collega-dossierbeheerders

**Informatieverstrekking**:

- Je volgt nieuwe en wijzigende wetgeving, regelgeving en actuele informatie m.b.t. personeelsmaterie op.
- Je verstrekt informatie en geeft toelichting over de toepassing van de wetgeving, reglementering en procedures inzake personeelsmaterie aan de personeelsleden en andere interne en externe klanten.
- Je bent het aanspreekpunt inzake personeelsmaterie voor personeelsleden van het departement dat jouw toegewezen wordt. Je analyseert vragen en verzoeken, gaat actief op zoek naar additionele informatie, maakt de nodige berekeningen en/of maakt de nodige documenten op.
- Je garandeert een klantgerichte opvang en accurate informatiedoorstroom en -verstrekking.

**Beleidsondersteunende taken**:

- Je staat in voor de voorbereiding, opmaak en opvolging van de personeelsdossiers voor het Directiecomité en Raad van Bestuur;
- Je zorgt voor de opmaak van periodieke rapporten, overzichten, simulaties,
- Je verstrekt informatie inzake personeelsmaterie aan diverse interne en externe stakeholders;
- Je draagt actief bij tot het ontwerpen van en beschrijven van procedures en formulieren m.b.t. de toepassing van recente wetgeving en reglementering op hogeschoolniveau;
- Je neemt deel aan overleg binnen en buiten de personeelsdienst.

**Profiel**:

- Je kan vlot overweg met diverse ICT-toepassingen en je bent bereid om specifieke software op korte termijn aan te leren;
- Je bezit vakinhoudelijk expertise op vlak van dossierbeheer in het domein van personeelsadmi-nistratie;
- Je bezit up to date kennis van sociaal en arbeidsrecht door ervaring en/of professionalisering en kan dit accuraat toepassen;
- Je bent in staat om je taken autonoom te organiseren, te plannen, uit te voeren en te controleren en hierin prioriteiten te stellen;
- Je werkt nauwkeurig en efficiënt, met oog voor detail;
- Je bent een vlotte communicator : zowel schriftelijk als mondeling;
- Je durft initiatief te nemen om de problemen die zich bi