Facility Coordinator

**Facility Coordinator/Administrative Support
- Nederlands sprekend**
- **Verantwoordelijkheden**_

In deze gecombineerde rol ben je verantwoordelijk voor het coördineren van facilitaire diensten, het bieden van eerstelijns ondersteuning aan medewerkers en het handhaven van admnistratieve taken.

**Taken en Verantwoordelijkheden**:
**Facilitair Beheer**:

- Coördineren van dagelijkse facilitaire activiteiten, inclusief groenonderhoud schoonmaak, catering en onderhoud van gebouwen.
- Identificeren van kostenbesparende mogelijkheden en optimalisaties
- Onderhouden van relaties met externe leveranciers en serviceproviders
- Proactief opvolgen van uit te voeren preventief en gepland onderhoud en keuringen aan installaties en assets
- Opvolgen en coördineren van dagelijkse facilitaire operaties op vlak van kwaliteit en gemaakte contractuele afspraken met klant en leverancier.

**Administratieve Ondersteuning**:

- Verlenen van administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen en collega’s
- Plannen van afspraken en vergaderingen
- Opmaken, updaten en delen van meetingnotes en actionlogs.
- Ondersteunen bij projectadministratie en bij de coördinatie van interne evenementen.

**Servicedeskondersteuning**:

- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor technische en operationele vragen
- Registreren, classificeren en prioriteren van serviceverzoeken en incidenten.
- Identificeren, diagnosticeren en oplossen van technische of andere problemen op een efficiënte en klantvriendelijke manier.
- Doorverwijzen van complexe problemen naar de tweedelijns supportteams indien nodig.

**Evenementen en Bijeenkomsten**:

- Coördineren van bedrijfsevenementen en vergaderingen, inclusief logistieke aspecten, catering en set-up.
- Zorgen voor een vlotte voorbereiding van evenementen en het oplossen van eventuele problemen.

**Communicatie**:

- Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot facilitaire kwesties.
- Samenwerken met interne afdelingen en externe leveranciers.
- Opmaken voor communicaties met betrekking tot facilitaire zaken
- Duidelijke en begrijpelijke communicatie met gebruikers, zowel mondeling als schriftelijk.
- Up-to-date houden van gebruikers over de voortgang van incidenten en serviceverzoeken

**Veiligheid en Naleving**:

- Handhaven van gezondheids en veiligheidsvoorschriften in samenwerking met relevante instanties en implementeren van noodzakelijke maatregelen.
- Uitvoeren van regelmatige inspecties om naleving van veiligheidsvoorschriften te waarborgen en eventuele problemen onmiddellijk melden.

**Documentatie**:

- Bijhouden van gedetailleerde en nauwkeurige documentatie van serviceverzoeken en oplossingen.
- Bijdragen aan de kennisdatabase om de efficiëntie van het team te vergroten
- Creëren en bijwerken van documentatie, bedrijfsprocedures voor veel voorkomende procedures en handleidingen
- Up to date houden van assetlijsten, roombooks en servicedescriptions

**Milieubewustzijn**:

- Initiëren van milieuvriendelijke praktijken binnen de organisatie en het bevorderen van duurzaamheid.
- Implementeren energiebesparende initiatieven.

**Klanttevredenheid**:

- Zorgen voor een positieve klantbeleving door snelle en effectieve ondersteuning te bieden.
- Verzamelen van feedback van gebruikers en het identificeren van kansen voor verbetering.

**Samenwerking**:

- Actief deelnemen aan teamvergaderingen en bijdragen aan continue verbetering van processen.
- Actief deelnemen aan vergaderingen met de klant en suppliers
- **Kwalificaties**_
- Bewezen ervaring in facilitaire coördinatie en ondersteuning van administratieve taken.
- Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Bedrevenheid in Microsoft Office Suite en facilitair beheersoftware.
- Probleemoplossende vaardigheden met een proactieve en positieve instelling.
- **Voordelen**_
- Salaris van 2300€ - 3000€ + maaltijdcheques
- Groepsverzekering + Hospitalisatieverzekering
- Ecocheques: 250€ per jaar
- Laptop en mobiele telefoon met abonnement
- Maaltijdcheques: 8€ per gewerkte dag (werkgeversbijdrage van 6,91€)
- Vakantie: 20 dagen + 12 ADV-dagen per volledig kalenderjaar
- **Vervangingscontract voor moederschapsverlof **_

Let's realize your potentail

Dienstverband: Tijdelijke Job
Contractduur 6 maanden

Loon: €2.300,00 - €3.000,00 per maand

Flexibele taalvereiste:

- Frans niet vereist

Voordelen:

- Bedrijfscomputer
- Ecocheques
- Elektronische maaltijdcheques
- GSM-vergoeding
- Hospitalisatieverzekering

Werkschema:

- Dagdienst
- ma-vr

Screeningsvragen:

- Wat zijn je salarisverwachtingen?

Taal:

- Nederlands (Vereist)

Werklocatie: Fysiek