Rechterhand Zaakvoerder

Functieomschrijving

Taakomschrijving

Om ons team te versterken, gaan we op zoek naar een hands-on Rechterhand Zaakvoerder.

Je bent het eerste aanspreekpunt binnen ons bedrijf en jouw kerntaken bestaan uit:

- Inkomende telefonie
- Opvolgen voorraadbeheer kantoormateriaal
- Agendabeheer van onze CEO + verzorgen catering indien nodig
- Inkomende facturen afstempelen, en ter goedkeuring voorleggen aan de collega projectleider
- Deze facturen vervolgens inscannen en correct documenteren
- Bij de opstart nieuwe bouwprojecten sta je voor het ganse administratief luik:

- Contact met syndicus
- Inplannen plaatsbeschrijving
- Veiligheidscoördinator aanschrijven
- Aangifte van werken registreren, toevoegen van de onderaannemers, inhoudingsplicht onderaannemers checken
- Check-in-at-work
- Aanvragen van parkeervergunningen voor de werven
- Opvolgen parkeerkaarten bedrijfswagens en jaarlijkse bandenwissel regelen
- Overeenkomsten met nieuwe onderaannemers opmaken en jaarlijks het attest BA-verzekering opvragen
- Het volledige administratieve luik bij aankoop en verkoop van panden,oa meterstanden doorgeven aan de nutsmaatschappijen
- Algemeen klassement

Profiel

Ben jij een enthousiaste, gedreven maar vooral snel schakelend iemand, met reeds een eerste soortgelijke werkervaring?

Heb jij een afgeronde bacheloropleiding binnen KMO Management of gelijkaardig en de ambitie om je kennis om te zetten in deze boeiende sector?

Wie ben je nog meer?
- Je werkt steeds accuraat, hebt een analytisch denkvermogen en denkt mee in oplossingen.
- Je bent een betrokken persoonlijkheid, neemt graag verantwoordelijkheid en initiatief.
- Je kunt goed zelfstandig werken en vindt het leuk om verbeteringen aan te brengen.
- Je kan je vlot uitdrukken in het Frans en het Engels.

Jobgerelateerde competenties
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen,... organiseren en opvolgen
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Digitaal denken
- Diversiteit
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Wij zijn een bloeiend bedrijf, waar onze gedreven collega’s voor het hetzelfde doel gaan; je komt terecht in een divers, hecht team waar iedereen gepassioneerd is door interieurdesign.
- Je krijgt de nodige ruimte om verantwoordelijkheid en initiatieven te nemen ;
- Bij ons heerst een gedreven werksfeer, een open bedrijfscultuur met korte communicatielijnen.
- Je kan rekenen op voldoende interne begeleiding & ondersteuning.
- Naast een unieke opportuniteit, waarbij je veel zelfstandigheid geniet, bieden wij jou ook een loonpakket aan op maat van jouw huidige ervaring en kunnen, met oog op de toekomst

Plaats tewerkstelling

CHRISMA
NATIËNLAAN 224 8300 KNOKKE-HEIST
- Toon op kaart