Assistant
il y a 2 jours
You are willing to join a dynamic, diverse, stimulating and positive team within the International Staff;
You are willing to challenge yourself with operational responsibilities such as programme management; coordinate committee work; and be in charge of conference, event and mission organization;
You are willing to support NATO’s first line of Defence: Resilience; and help ensure that societies can function in the face of adversity;
You are a teamworker, you like to take initiative and you can work autonomously;
You have a good knowledge of the Organisation, its processes and procedures;
Then, you want might be the new administrative assistant of the Enablement and Resilience section in the Defence Policy and Planning Division.
**1. SUMMARY**
The Defence Policy and Planning (DPP) Division leads work in the NATO International Staff on the defence-related aspects of the Alliance’s fundamental security tasks at the political-military level.
The Division’s Enablement & Resilience Section (ERS) develops, facilitates and supports the development of high quality professional advice to NATO and national authorities at the political level. The Section contributes to efforts to ensure Alliance military forces receive the enabling resources and services they require, including collective logistics, and to support national resilience through civil preparedness, both of which support NATO’s deterrence and defence posture.
The Division’s Net Assessment capacity is responsible for NATO net assessments to support deliberations by the Defence Policy and Planning Committee and other NATO committees, ahead of formal advice, by addressing trends and patterns in strategic design and operational capacity between the Alliance and state and non-state competitors and potential adversaries. Such assessments help support consideration of asymmetries and relative vulnerabilities and opportunities, to inform policy formulation and capability development.
The incumbent is mainly responsible for carrying out the duties of ‘Assistant’ in the ERS. S/he is accountable for the efficient handling a wide range of support duties of an administrative and organisational nature and assists the ERS Staff Officers. The incumbent is also responsible for the management of the administrative needs of the Chairs and Co-Chairs, national representatives and national civil experts of the Logistics Committee (plus supporting groups) and the Civil Emergency Planning/Resilience Committee (plus supporting Planning Groups).
In addition, the incumbent is responsible for carrying out a wide range of support duties of an administrative and organisational nature in the Net Assessment Capacity (NAC). The incumbent will support the Head of the NAC and the NAC’s staff officers.
**2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE**
**ESSENTIAL**
The incumbent must:
- have a good general education at least to higher secondary level;
- have at least 4 years’ experience of administrative and organisational work and a thorough knowledge of good office practices and procedures;
- possess experience working with an Enterprise Resource Planning (ERP) tool;
- be familiar with various software packages, in particular the Microsoft Office suite
- have experience in organising conferences or programme administration;
- have knowledge of, and experience in accountancy;
- possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; I (“Beginner”) in the other;
- be available to travel and to work outside normal office hours; and
- be prepared to accomplish other duties as assigned.
**DESIRABLE**
The following would be considered an advantage:
- experience in committee support and minute writing;
- knowledge of SharePoint;
- proficiency in both official languages.
**3. MAIN ACCOUNTABILITIES**
**Planning and Execution**
Assist with the day-to-day administrative requirements: arrange meetings and handle related details, in particular for travel arrangements. Provide secretarial and administrative services to the ERS and NAC. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties.
**Information Management**
Answer enquiries and direct incoming calls. Type and format documents, including tables of figures, and draft memoranda and covering letters. Oversee the paper flow into and out of the office, channelling the information to the relevant staff officers and assistants as necessary, and coordinating timely responses and actions as required. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions.
**Stakeholder Management**
Liaise with points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of varying nature including from Planning Group Co-Chairs, national representatives and civil experts. Coordinate execution of support work and tasks with other assistants.
**Knowledge Management**
Maintain w
-
administrative assistant, assistant international
il y a 3 semaines
Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinLooking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...
-
assistant international, management assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinLooking for a new exciting challenge as a Management Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer service,...
-
Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinLooking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...
-
Assistant
Il y a 4 mois
Brussels, Belgique Ligue Braille Temps plein**La Ligue Braille recherche un(e) assistant(e) social(e) à temps plein pour un** **remplacement pour le Hainaut oriental (Arrondissement de Charleroi - Entité** **de La Louvière - Mons - Soignies)** **A propos de l’employeur** La Ligue Braille est une ASBL active dans toutes les régions du pays. Plus de 16 000 personnes aveugles et malvoyantes font...
-
office management assistant, assistant international
il y a 3 semaines
Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinLooking for a position that combines Office support and Management support? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer...
-
Assistante Gérante
il y a 6 jours
Brussels, Belgique Medi-Market Temps pleinassistante gérante L'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager. About Us - Medi-Market est un groupe belge en pleine expansion qui a pour ambition et mission de rendre la...
-
Office Assistant
Il y a 9 mois
Brussels, Belgique Oceana, INC Temps pleinOceana is looking for an Office Assistant (part-time) to support Brussels office needs by ensuring the smooth running of the office on a day-to-day basis and give support to the accounting team for maternity cover from July to February. The Office Assistant will report to the Finance Director (based in Madrid) and will coordinate office maintenance, purchase...
-
Assistant Achat
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Robert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la distribution. Les...
-
Assistant de Direction
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérince dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...
-
Assistant de Direction
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction d'Assistant de direction dans la région de Liège ? Vous avez une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais ? Vous avez une expérience en comptabilité ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant de direction**, vos tâches seront les suivantes: - Vous assurez la première ligne par mail...
-
Assistant de Direction
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérience dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...
-
Sales Assistant
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste de Sales Assistant dans la région de Liège ? Vous avez une excellente maîtrise du néerlandais ? Vous aimez le contact client ? Postulez maintenant ! En qualité de **Sales Assistant**, vos tâches seront les suivantes: - Vous êtes en charge de l'encodage et du suivi des commandes client jusqu'à...
-
Assistante Gérante
il y a 4 jours
Brussels, Belgique Medi-Market Italia Temps pleinL'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager.
-
Assistante de Direction
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la...
-
Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** Onze klant is actief in de **technische sector.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie als **Management...
-
Management Assistant
il y a 4 jours
Brussels, Belgique Intelect Temps pleinWerkt u graag administratief nauwkeurig? Heeft u een goede talenkennis? U kan bovendien vlot overweg met Microsoft Office? Dan bent u de nieuwe Management Assistant die wij zoeken! Het bedrijf is een prestigieus advocatenkantoor. Ze zijn op zoek naar een nieuwe management assistant voor hun team van advocaten. Als rechterhand én vertrouwenspersoon van de...
-
Freelance Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Location** - BRUSSEL **Office** - Bright Plus Project Outsourcing D1 **Phone number** - +32 (0)2 600 12 40 **E-mail** **Description** Ben jij een meertalige Management Assistant die uitkijkt naar een bijkomende functie part-time of full-time en dit voor bepaalde of onbepaalde duur? Werk je momenteel op freelance basis of is het jouw doelstelling om op...
-
Administrative Assistant
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...
-
Procurement Assistant
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Notre client est une sociétéactive dans l'automobile. **Vos missions en tant que procurement assistant FR/EN...
-
Management Assistant
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant (M/V/X) voor een firma actief in de financiële sector. Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant (M/V/X) voor een firma actief in de financiële sector. De firma is gelegen in regio Brussel. Na de initiële interimperiode, ontvang je een vast contract. Als Management...
