Stafmedewerker Roostering/planning

Betrekking
- Functie:

- Stafmedewerker
- Departement:

- Departement Media, Design & IT
- Aanstelling:

- Statutair (tijdelijk vacant - verlengbaar)
- Vereist niveau:

- Professionele bachelor
- Volume:

- 50%
- Duur:

- m.i.v. 15-05-2023 of aansluitend t.e.m. 31-12-2023

Details

**Taakomschrijving**:

- Je staat, voor de aan jou toegewezen opleidingen, in voor het autonoom uitvoeren van de planning en administratieve taken binnen het administratieve team van het departement. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je zorgt voor een vlotte en operationele planning van lessen
- en examenroosters: zo draag je bij tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening aan studenten en het onderwijzend personeel. Je staat ook in voor de communicatie over de planning naar de betrokken collega's en studenten.
- Je staat onder andere in voor:
- de opmaak van de lessen
- en examenroosters van het departement met behulp van het softwareprogramma Untis. Je verzamelt de noodzakelijke informatie bij de opleidingshoofden en maakt op basis hiervan een planning op, rekening houdend met de relevante parameters (vb. inhoud van het vak, presentatiemogelijkheden, grootte van lokalen, maximum bezetting per les). Omwille van pieken in de werklast en de organisatie van dag
- en avondprogramma’s is een flexibele inzetbaarheid gewenst.
- het opvolgen van casussen i.v.m. de roosters en lokalen binnen het departement, om een optimale

dienstverlening aan te bieden aan interne (bv. studenten en onderwijzend personeel) en externe (bv. leden van de Associatie Universiteiten en Hogescholen Antwerpen, bedrijven, verenigingen) belanghebbenden. Je verkent de mogelijkheden m.b.t. maatschappelijke dienstverlening aan derden vanuit de campus Ellermanstraat of Meistraat (vb. het gebruik van de aula's door externe instanties).- het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van studenten, onderwijzend personeel en collega's m.b.t. de planning van lessen en examens.
- het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen.

Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het roosterteam.**Profiel**:

- Je beschikt over een uitstekende kennis van Excel.- Je hebt bij voorkeur kennis van Access of andere databases.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met de softwareprogramma’s Untis en BaMaFlex.
- Je werkt planmatig, gestructureerd en resultaatgericht.
- Je kan onverwachte situaties (bv. Verplaatsing van lessen, technische problemen in een lokaal) opvangen en verwerken. Je bent stressbestendig en gaat steeds nauwkeurig tewerk.
- Je bent in staat gerichte vragen te stellen aan gesprekspartners (o.a. opleidingshoofden, onderwijzend personeel, studenten en collega's) en werkt steeds klantgericht.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan zowel in team, als zelfstandig werken.
- Je kan je opdracht flexibel inplannen over het academiejaar.

**Toelatingsvoorwaarden**:

- Je bent in het bezit van een masterdiploma of bachelordiploma.- Je hebt (bij voorkeur) ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

**Aanbod**:

- Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 50% m.i.v. 15-05-2023 of aansluitend tot en met 31-12-2023. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.- Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.
- Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).
- Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.**Opmerkingen**:

- Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord (Viaduct) - Ellermanstraat 71, 2060 Antwerpen.
- Wijze van solliciteren- Selectieprocedure
- De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing.
- Indiensttreding
- De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs.

**Contactinformatie**:
**Informatie betreffende vacature**:
**Informatie betreffende selectieprocedure**:

- Directie Personeel-
**Te noteren**:

- Datum kandidaatstelling:

- 23/04/2023- Datum interview:

- vanaf 27/04/2023- Indiensttreding