Plaatsvervangend Afdelingshoofd Coördinator

**Onderneming**:
**De Stad Brussel telt ongeveer 4000 medewerkers en beheert ook nog eens een uitgebreid onderwijsnet. Dat zorgt ervoor dat de Stad een van de grootste werkgevers van het Brussels Gewest is. En toch ben je bij ons geen nummer Onze dagelijkse inzet voor de Stad zorgt ervoor dat we ons met elkaar verbonden voelen. Samen zetten we ons in voor de duizenden inwoners, bezoekers en gebruikers van de hoofdstad**

**Je bent verantwoordelijk voor de Dienst Centrum Noordpool-Utopie**. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheer van de culturele en sportcentra en studiezalen in de zone Noord en al het personeel dat daar werkt. Je werkt om de doelstellingen te bereiken die door de hiërarchie zijn vastgesteld. Je coördineert en controleert de activiteiten, dossiers en projecten van jouw dienst. Je leidt jouw team op zo'n manier dat er een goede samenwerking ontstaat. Je bent de referentiepersoon voor alle zaken aangaande het gebruik van de zalen, de organisatie, coördinatie en ondersteuning van evenementen/projecten in het centrum en de daarmee samenhangende communicatie, om de bewoners en de verenigingen van de buurt te stimuleren om deel te nemen aan de activiteiten van het centrum.

**Functie**:
**Je leidt een dienst van +/- 15 mensen **(met inbegrip van 2 of 3 in art. 60). Je werkt nauw samen met het team van de Centrumzone, de andere departementen van de Stad Brussel, de wijkverenigingen, verschillende vzw's (Jeunesse à Bruxelles, BRAVVO, Buurthuizen,...).

**Je werkt zowel in een individueel kantoor als op het terrein** (toezicht op het verloop van de activiteiten, controle van de werkzaamheden van het personeel, fysieke werkzaamheden bij het vervangen van een werknemer of het opzetten van een evenement, ontmoetingen met de actoren van de gemeenschap, diverse vergaderingen, enz.). Je hebt potentieel stressvolle contacten met het publiek dat het centrum bezoekt. Veel avond
- en weekenddiensten, afhankelijk van de evenementen die gedekt moeten worden.

**TAKEN**
- Je organiseert de activiteiten van de dienst, bepaalt de prioriteiten, coördineert en superviseert en organiseert het werk van de ploeg en de artikels 60 voor de studiezalen. Je zorgt ervoor dat taken en doelstellingen worden uitgevoerd. Je beheert en superviseert de assistent-coördinator, de coördinator van het team van medewerkers en de toneelmeester.
- Je houdt toezicht op werkzaamheden en jaarlijkse activiteitenplan opstelt op basis van jaarlijkse oproepen tot het indienen van projecten, alsook beheert van specifieke bezettingsaanvragen in loop van jaar (culturele, sportieve evenementen, studiezaalroosters). Je organiseert, coördineert en controleert van de projecten van OE en je beheert de prognosebehoeften van het centrum.
- Je bouwt relaties en samenwerkingen op met bewoners en buurtverenigingen: je analyseert de behoeften en de vraag naar culturele en sportieve activiteiten in de wijken van de noord centra en biedt een logistieke ondersteuning.
- Je stelt op, werkt bij en controleert de toepassing van de normen en procedures en verzekert de naleving van bedrijfsregels ( R.I.O, voorwaarden voor het huren van ruimten, enz.).
- Je voert van wervings-, intégratie-, evaluatie-, plannings-, functionerings-, benoeming, verzuimgesprekken...
- Je controleert contracten en bestellingen van apparatuur.
- Je houdt bij de boekhouding van de verschillende ontvangsten en uitgaven voor het dagelijks beheer.
- Je stelt documenten op (notities, verslagen, brieven, pv's, notulen, werkcontrolebladen, disciplinaire rapporten, ontwerpspecificaties,...).
- Je communiceert over de activiteiten van het Centrum, in samenwerking met de dienst communicatie.
- Je ontwerpt, organiseert, controleert en evalueert activiteiten die specifiek zijn voor de Centrum Noordpool-Utopie om tegemoet te komen aan de behoeften van het publiek. Je maakt het doelpubliek bewust van de mogelijkheden die de centra bieden (sportactiviteiten, culturele evenementen, verhuur van ruimtes voor recreatieve, sportieve en culturele activiteiten).
- Bij afwezigheid van de teamcoördinator, zorgt je voor het onderhoud van het gebouw, het meubilair en de technische uitrusting van het Centrum: gebreken opsporen en ervoor zorgen dat deze hersteld worden door contact op te nemen met de betrokken diensten.
- Je deelt relevante informatie (projectfiches, managementdiagrammen, verslagen, enz.) mee aan de hiërarchie om verslag uit te brengen over de vooruitgang van de doelstellingen.

**Profiel**:

- Je bent in het bezit van een **masterdiploma** **dat relevant is voor de functie.**

Of je voldoet aan de interne bevorderings
- en mobiliteitsvoorwaarden voor een positie niveau A voor de functie in de graad van Bestuurssecretaris.
- Je hebt minstens 3 jaar ervaring in project
- en teammanagement.
- Je hebt leidinggevende vaardigheden op het gebied van het beheren van veranderingen (in een soms moeilijke context), het coachen van personeel, het voeren van gesprekken, het monitoren