Hospitality Officer

Bedrijfsomschrijving

Voor een nieuw kantoor, vergader & co-working community in Aalst zoeken wij een enthousiaste Front Office/ Receptie medewerker voor het beheren van het onthaal ter plaatse. Idealiter ben je woonachtig in regio Aalst.

Als (ervaren) officemanager weet je hoe een bedrijf werkt. Je bent een administratieve duizendpoort, werkt graag zelfstandig en nauwkeurig en hebt een talent voor organisatie en planning.

Het onthaal, de post, de telefonie, management van vergaderfaciliteiten hebben geen geheimen voor jou. Multitasking is immers jouw middlename. Je denkt in oplossingen en mogelijkheden, doet alles met de glimlach en met een aanstekelijke dosis enthousiasme.

Vacatureomschrijving
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten: via de telefoon, mail en op kantoor. Dat verloopt altijd vriendelijk en professioneel
- Je beheert de social media kanalen van het business center, bouwt een eigen netwerk en gaat er de dialoog aan met klanten
- Je bent commercieel en in staat om contracten af te sluiten
- Je bent een netwerker en legt gemakkelijk contacten
- Je straalt maturiteit uit en bent servicegericht
- Je kunt autonoom werken
- Je staat sterk in administratie en hebt een bijzonder oog voor detail
- Je werkt hands-on en met veel zin voor verantwoordelijkheid
- Je bezit een goede kennis van het Frans en Engels zowel geschreven als gesproken

Functie-eisen
Competenties jobgerelateerd:

- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
- Een klantenportefeuille uitbouwen dmv prospectie en netwerking
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- De activiteiten van een team coördineren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten

Aanvullende informatie
Competenties persoonlijk:

- Contactvaardig zijn
- Plannen & organiseren
- Zelfstandig werken
- Resultaatgerichtheid
- Klantgerichtheid
- Leervermogen hebben
- Omgaan met stress
- Digitaal denken
- Flexibiliteit