Gestionnaire D'événements

**L’UCLouvain recrute un-e Gestionnaire d'événements (F/H/X)**

**Référence du poste : SF** **36999**
Publication interne et externe jusqu'au 11/11/2024

**Pour la Faculté de philosophie, arts et lettres (FIAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)**
**Site principal **:Louvain-la-Neuve***
**Contrat à temps partiel (75%) pour une durée déterminée (jusqu'au 31/01/2025, renouvelable)**
**Entrée en fonction : le 2 décembre 2024**

**Contexte / Mission**:
Cette fonction s’exerce au sein de la Faculté de philosophie, arts et lettres (FIAL) et dans le cadre d’une convention de service avec les instituts de recherche IL&C, INCAL et ISP.

Vous rejoindrez la « cellule événements » composée de deux personnes. Votre mission principale sera d’assurer l’**organisation administrative et logistique des événements** de la faculté et des événements scientifiques des instituts IL&C, INCAL et ISP. Vous travaillerez sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice de l’équipe logistique de FIAL.

**Fonction**:
En tant que Gestionnaire d'événements, vous serez en charge de:
1**. l'organisation des événements facultaires**
- Rentrée académique, proclamations, DHC, événements de promotion des études (journées portes ouvertes, cours ouverts,), cours d’été, formation continue, repas facultaires, réunions facultaires,
- La cellule logistique événements assure de manière autonome l’ensemble des tâches liées à l’organisation de l’événement.

2**. l'organisation des événements scientifiques nationaux et internationaux des instituts IL&C, INCAL et ISP**
- Colloques, journées d’études, workshops, _summer school_, réunions scientifiques, conférences, séminaires de recherche, DHC d’entités, éméritat
- La cellule logistique événements assure les tâches liées à l’organisation des événements, en collaboration avec les équipes administratives des instituts concernés.
- Ce travail est réalisé dans le cadre d’une convention de services établie entre FIAL et les instituts précités.

L’organisation d’événements s’articulent autour de trois grands axes:

- Élaborer le cahier des charges de l’activité
- Organiser la manifestation
- Gérer le dossier administratif et comptable en collaboration avec l’équipe administrative de la faculté ou de l’institut concerné
- Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité._

**Qualifications et aptitudes requises**:

- Diplôme de niveau bachelier en communication, secrétariat ou équivalent ;
- Expérience dans une fonction administrative d’au moins 3 ans ;
- Capacité à travailler en équipe et à favoriser la collaboration ;
- Sens des responsabilités, capacité d’autonomie et de décision ;
- Sens de l’initiative, de la proactivité, capacité d’innovation ;
- Grande rigueur, esprit de synthèse et sens de l’organisation ;
- Capacité d’anticipation et de réactivité ;
- Compétences en gestion de projets ;
- Compétences de communication et sens du service ;
- Disponibilité et souplesse horaire pour les événements organisés hors plages horaires classiques ;
- Disponibilité et souplesse dans les déplacements vers les autres sites pour les événements qui y sont organisés ;
- Bonne maîtrise de la suite Office et aisance avec les outils numériques ;
- La maitrise de l’anglais (oral B2 et écrit C1) est nécessaire pour le métier ;

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien:
Politique du personnel | UCLouvain