Medewerker Aankoopdienst

**Bedrijf**
**VIVES is een hogeschool waar een gemotiveerd team van 1500 personeelsleden dagelijks werkt aan de toekomst van meer dan 17.000 studenten. De hoofdopdracht van de hogeschool is het verstrekken van onderwijs, maar daarnaast is er ook een uitgebreid team van onderzoekers, administratieve en logistieke medewerkers aan de slag in VIVES. Als pionier van afstandsonderwijs in het Vlaamse landschap heeft de hogeschool haar reputatie als innovatieve instelling niet gestolen.**

**Functiebeschrijving**
Voor de versterking van onze aankoopdienst zoeken we een administratieve duizendpoot die de dienst kan ondersteunen. Je komt in een dynamisch team van 3 collega’s terecht die samen de aankoopdossiers van de hogeschool behartigen.
- Je geeft ondersteuning en advies aan interne medewerkers;
- Je maakt nota’s voor de Directieraad betreffende aankoopdossiers;
- Je helpt bij de voorbereiding van interne en externe communicatie over de individuele dossiers;
- Je vult gegevens in of vraagt ze op in verschillende softwareprogramma’s en in het online platform van de overheid;
- Je bent het aanspreekpunt voor bepaalde specifieke domeinen zoals studiereizen. Je communiceert en overlegt met de docenten en het reisbureau om tot een gedragen oplossing te komen;
- Je helpt mee bij de registratie, klassering en archivering van aankoopdossiers;
- Je vult het contractenregister aan en houdt deze up-to-date;
- Je helpt mee bij de opstelling en opvolging van een aankoopkalender;
- Je rapporteert aan de coördinator aankoop;
**Profiel**
- Je bent in het bezit van een secundair diploma, graduaats
- of een bachelordiploma;
- Je bent bereid bepaalde administratieve software pakketten in verband met overheidsaankopen aan te leren;
- Je hebt degelijke kennis van en ervaring met de courante Office-pakketten (Word - Excel - PowerPoint - Outlook) en het leren gebruiken van andere software schrikt je niet af;
- Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

**Functiespecifieke competenties**
- Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
- Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
- Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
- Je ondersteunt en begeleidt anderen.
- Je bent sterk in het geven van advies, het argumenteren en onderhandelen.
- Jouw coachende vaardigheden blijken uit het stimuleren en enthousiasmeren van medewerkers om zichzelf verder te ontwikkelen.
- Je actualiseert door vooruit te kijken en in te spelen in op ontwikkelingen in de maatschappij.
- Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
- Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
- Je werkt vernieuwend/innovatief.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
- Je gaat constructief kritisch te werk.

**Loon**
Salarisschaal equivalent barema 577(C11) voor een secundair diploma of een graduaatsdiploma of barema 581 (B11) voor een bachelordiploma van het departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld als contractueel medewerker (via het sociaal secretariaat).

Je krijgt een laptop ter beschikking vanaf een opdracht van 35%.

**Contact**
Inhoudelijk:
de heer Mathias Reys, hoofdcoördinator aankoop,

Administratief:
mevrouw Isabel Steen, medewerker HR administratie,