Dossierbehandelaar Dienstencentrum

AgO is op zoek naar een Dossierbehandelaar Dienstencentrum Personeelsadministratie.

Het dienstencentrum verzorgt de gemeenschappelijke dienstverlening rond personeelsbeheer binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Het behartigt de personeelsadministratie van 28.500 personeelsleden en ondersteunt hun management en HR-professionals. Het staat in voor de administratieve verwerking van de personeel
- en loonadministratie (indiensttredingen, loopbaanonderbrekingen, ziektecontrole, werkstromen,...) voor de aangesloten entiteiten en adviesverlening rond deze thema’s.

De dossierbehandelaar zal instaan voor het beheren en behandelen van personeelsdossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de processen van personeels
- en loonadministratie efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd.

**De taken van de dossierbehandelaar**:
**Gegevensverzameling**

Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde personeelsdossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens administratief teneinde dossiers met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben:

- Zoekt of vraagt eventuele ontbrekende gegevens op;
- Voert gegevens in Vlimpers in;
- Stelt een dossier samen.

**Controle van gegevens**

Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
- Verzekert dat documenten en gegevens de vormvereisten, procedures en regelgeving respecteren, dat aanvragen in lijn zijn met het statuut, enzovoort.;
- Controleert continu en tijdig alle dossiers (met oog op opvolging en kwaliteitscontrole - waarvan de looncontrole de belangrijkste is):

- Kijkt de invoer na;
- Checkt de juiste doorstroom naar het loondossier;
- Controleert de correctheid van verrekeningen;
- Doet het nazicht van de gewijzigde dossiers.
- Maakt hiertoe gelijktijdig gebruik van verschillende modules in Vlimpers (o.a. individueel loondossier, gewijzigde dossiers, beheer loonberekening, ) en Cognosrapportering voor het dienstencentrum.**Verwerken van gevevens en behandeling van dossiers**
- Behandelt personeelsdossiers volledig, van A tot Z, d.w.z., voert alle voorziene administratieve stappen binnen het dossier die te maken hebben met personeels
- en loonadministratie, voor de verschillende fases in de loopbaan van een medewerker, uit.
- Dit wil zeggen processen van in-, door-, of uitstroom, verloning en financiële processen, afwezigheden,Maar ook prikklok, cumulaties, Capelo,
- Dossiers en vragen kunnen complex zijn, de wetgeving of procedures die toegepast moeten worden kunnen verschillend zijn en interpretatie vragen voor wat op een bepaald dossier of vraag van toepassing is;
- Met administratieve stappen wordt bedoeld: aanmaken en opstellen van dossiers, berekeningen uitvoeren, sjablonen en formulieren aanvullen, aanvragen verwerken, bestanden en documenten opmaken, uitzoeken hoe de wetgeving het best kan toegepast worden, contracten en besluiten opmaken,

**Informatie-uitwisseling**
- Behandelt en beantwoordt:

- Dagdagelijkse dossiergebonden of eenvoudige systeemgebonden (Vlimpers) vragen van individuele personeelsleden via de klantenrelatiemanagement-tool;
- Persoonlijkere vragen van individuele personeelsleden via een telefonisch of persoonlijk contact ;
- Zoekt naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en adviseert personeelsleden hierover;
- Geeft complexe vragen door aan HR Technologie en Data of aan het Juridisch Kenniscentrum en volgt het antwoord aan het personeelslid mee op;
- Coacht individuele personeelsleden (medewerkers en leidinggevenden) naar het maximale gebruik van:

- De kennisdatabank, via het portaal (vb. voor het zelf zoeken van informatie over de voorwaarden voor loopbaanonderbreking);
- De Vlimpers selfservice mogelijkheden (vb. voor het aanvragen van verlof);
- De klantenrelatiemanagement-tool voor het stellen van vragen.
- Wisselt informatie uit met de andere dienstencentra (vb. inzake rekrutering & selectie, facilitair management,);
- Wisselt informatie uit met externe betrokken partijen;Als dossierbehandelaar dienstencentrum Personeelsadministratie kan je rekenen op een so snel mogelijke opstart voor een tijdelijke tewerkstelling van 3 maanden en een verloning op B-niveau