Manager Klantenbeheer

Het Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen is een pionier in innovatieve thuisverpleging en is er voor iedereen die zorg of ondersteuning nodig heeft. Bijna 1400 medewerkers streven er naar mensen zo lang mogelijk in de beste omstandigheden in hun vertrouwde thuisomgeving te verzorgen.

Vanuit onze missie en visie hebben onze waarden een grote impact op de strategie en de dagelijkse beslissingen die de organisatie neemt. We bouwen een cultuur rond “samenwerken, ambitieus en inspirerend zijn naar elkaar toe, en een warme zorg uitdragen”.

We zijn georganiseerd in 8 operationele (zorg)regio’s die ondersteund worden in een matrix-beleid door diensten zoals klantenbeheer, planning, wagenpark, voorraadbeheer,

Ter ondersteuning van de verdere continuïteit van haar ondersteunende diensten is Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen op zoek naar een gedreven en enthousiaste Manager Klantenbeheer & Centrale Planningcel om de kwaliteitsvolle en professionele dienstverlening verder te optimaliseren.

De Manager Klantenbeheer & Centrale Planningcel rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Mens & Organisatie. Naast de beleidsmatige aspecten uit te werken voor deze diensten, geeft men leiding aan een team experten en medewerkers Klantenbeheer en Centrale Planners.

FUNCTIE
- Je geeft leiding aan een team van +/- 40 uitvoerende medewerkers en een 5-tal experten/mobiele medewerkers werkzaam in beide diensten Klantenbeheer & Centrale Planningcel; dit doe je op een inspirerende en stimulerende manier.
- Voor beide diensten fungeren je experten/mobiele medewerkers als inhoudelijke sparringpartner om de dagelijkse taken, opdrachten, beleidsplannen en jaaractieplannen van jouw team tot een goed einde te brengen.
- Deze experten/mobiele medewerkers coachen inhoudelijk de basismedewerkers, en zijn samen met jou verantwoordelijk voor het uittekenen van het operationeel beleid dat geënt is op de principes van operational excellence. Jullie tekenen samen de correcte procedures en -protocollen uit op vlak van medewerkers
- en patiëntenadministratie.
- Dienst Klantenbeheer is het eerste aanspreekpunt van de organisatie, en beheert de contacten met patiënten, doorverwijzers,; ze staan in voor de zorgadministratie, en werken nauw samen met hoofdverpleegkundigen voor bv inplannen van patiënten op de dienstlijsten, oplossen van afwezige medewerkers in de regio,...
- Dienst Centrale Planningcel staat in voor het voorbereiden van de medewerkersplanningen. Zij werken nauw samen met voornamelijk de regiomanagers in functie van de werkplanning van de medewerkers.
- Je bent, samen met de Directeur Mens & Organisatie verantwoordelijk voor het uittekenen en ontwikkelen van een strategisch beleid inzake klanten en planning van zorgmedewerkers, dat geënt is op de visie, missie en strategie van de organisatie.
- Je implementeert verbetervoorstellen, en je meet en rapporteert aan de hand van KPI’s over de dienstverlening.
- Je staat in nauw contact met je stakeholders in de (zorg)regio’s in functie van een kwaliteitsvolle dienstverlening op vlak van patiënten, doorverwijzers en interne medewerkers.
- Één van de grootste projecten in de nabije toekomst is het zoeken naar en implementeren van een geschikte personeelsplanningstool, en een CRM-tool in functie van patiëntenadministratie.
- Jouw diensten staan in het kloppend hart van de organisatie, in de (zorg)regio’s. Je hebt dus een reizende functie waarbij je bruggen moet slaan tussen diverse subculturen in onze organisatie.
- Je werkt in sterke mate overkoepelend en organisatie-breed in het ontwikkelen van een operationeel beleid inzake medewerkers
- en patiëntenadministratie
- Je bouwt dus intern een constructief en duurzaam netwerk op waarbij je een efficiënte maar ook kwaliteitsvolle dienstverlening bovenaan de agenda kan plaatsen. Je fungeert daarbij ook als inspirerend boegbeeld naar stakeholders en sociale partners.

PROFIEL
- Je hebt bij voorkeur een diploma op masterniveau (psychologie, communicatie,)
- Je kan bij voorkeur een relevante eerste ervaring als leidinggevende voorleggen
- Een werkervaring is een customer service afdeling is een pluspunt
- Jouw leiderschapsstijl is er één van inspireren, autonomie geven en het team op de voorgrond plaatsen
- Je bent een analytische, doch ook snelle denker; organisatorisch sterk, met goede communicatievaardigheden en je uit je als een sterke teamspeler
- Je bent een waardevolle challenger, sparringpartner en coach voor je medewerkers en stakeholders
- Je adviseert inhoudelijk en operationeel op een overkoepelend niveau waarbij je verantwoordelijkheid opneemt om zaken in beweging te zetten
- Dankzij jouw breed inzicht en kritische blik kun je je snel in nieuwe materie inwerken
- Jouw persoonlijkheid wordt gekenmerkt door een hoge mate van betrouwbaarheid, integriteit en wendbaarheid
- Tot slot ben je ook een echte bruggenbouwer, die meerdere belangen en visies op een professionele en transparante manier bijeen kan brengen

AANBOD
- Je komt terecht in een stabiele or