Managementassistent

Maarten Puls, provinciegriffier, is op zoek naar een enthousiaste en ondersteunende managementassistent. De provinciegriffier staat aan het hoofd van de provinciale administratie en leidt die als een modern overheidsbedrijf.
Je komt maakt deel uit van het Departement Algemeen Beleid (DAB). DAB behartigt alle zaken gekoppeld aan de rol en opdrachten van de provinciegriffier. Daarnaast is DAB verantwoordelijk voor de opdrachten met het oog opeen kwaliteitsvol bestuur, denk maar aan het uittekenen van een missie en visie, de organisatiewaarden en de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (SDG). Ten slotte is DAB voor het provinciebestuur de bruggenbouwer naar buiten, in het belang van de provincie als geheel.
**Wat houdt jouw takenpakket concreet in?**
Je ondersteunt rechtstreeks de provinciegriffier en de algemene werking van het Departement Algemeen Beleid.
Je beheert proactief de agenda en het secretariaat van de provinciegriffier:

- Je volgt telefoons en mails van de provinciegriffier op.
- Je bent verantwoordelijk voor de agendabeheer provinciegriffier.
- Vergaderingen plannen en organiseren (uitnodigingen, zaal reserveren, catering, ).
- Je volgt het secretariaat op van een aantal interne overlegstructuren zoals Managementteam, Ondersteunend Managementteam, Stafdienst Algemeen Beleid, Managementforum. Dit houdt onder andere in: agenda, verslag verspreiden, organisatie,.
- Je stelt documenten op: nota’s schrijven, tekstredactie doen, presentaties maken,. Je hebt hierbij oog voor de vormgeving. Je kan dit in Word, Powerpoint, Excel, ).
- Je volgt de planning en de aanwezigheden van de deputatie op.
- Je bent verantwoordelijk voor het informatiebeheer (o.a in Sharepoint) binnen het Departement Algemeen Beleid.

Je bent verantwoordelijk voor de communicatie van de provinciegriffier in samenwerking met onze communicatiedienst:

- Je fungeert als aanspreekpunt en informatiebron voor in
- en externe relaties.
- Je beantwoordt vragen van klanten persoonlijk, telefonisch of via mail.
- Je beheert de intranetpagina’s van het Departement Algemeen Beleid.
- Je ontwikkelt communicatieboodschappen van de provinciegriffier (voorbereiden, opmaken, verspreiden).
- Je legt contacten met diverse organisaties.

**Wat jij ons hopelijk kunt bieden**:

- Je hebt inzicht in de organisatiebredeprocessen (besluitvorming, IT, logistiek, personeel en financiën)of je kan dit je op korte termijn eigen maken.
- Je hebt inzicht in de provinciale organisatiestructuur of je kan dit je op korte termijn eigen maken.
- Kennisvan informatie
- en documentatiebeheer (in SharePoint), van agendabeheer en van besluitvormingsprocessen zijn pluspunten.
- Jekan vlot werken met de gangbare informaticatoepassingen (Outlook, Word, Excel en internet).
- Je leert snel bij en vindt het fijn om te groeien.

**Hoe je de titel “managementassistent” kan winnen**:

- Je bent een plantrekker die de vragen in de mailbox van de griffier snel inschat, je neemt proactief actie en geeft prioriteit waar nodig. Uiteraard doe je dat discreet.
- Jouw planningen brengen rust en structuur in ieders hoofd. Ook in dat van jezelf. Zo lever jij je taken steeds tijdig en correct af. Onmisbaar dus.
- Je werkt doelgericht en je gaat hierbij steeds pragmatisch te werk. Afhankelijk van de taak die je moet uitvoeren, heb je oog voor snelheid en/of nauwkeurigheid.
- Jij krijgt dingen gedaan. Van anderen en van jezelf. Een combinatie van zelfdiscipline en opvolging zorgt ervoor dat jij altijd op de hoogte bent van de stand van zaken en dat je steeds je deadlines Ook al ben je constant aan het multitasken. Loopt het vast dan aarzel je niet om anderen erover aan te spreken.
- Of het nu gaat over interne of externe klanten, jij gaat tot het uiterste om hun vragen te begrijpen en om te zetten in een geschikte oplossing. Die weet je steeds te vertalen naar haalbare beloftes in klare taal.
- Ervaring heeft je geleerd dat plannen belangrijk is maar niets volgens plan gaat. Die kennis vormt de basis van je flexibiliteit waardoor je gemakkelijk kan schakelen in planning, doelstellingen en aanpak.
- Je communiceert helder en je gaat steeds na of de boodschap duidelijk is overgekomen bij je gesprekspartner. Ook in de andere richting sta je open voor vragen en verduidelijk je graag waar nodig.
- Wie voor de provincie werkt, werkt altijd met anderen. Je gaat dan ook niet alleen voor je eigen belang, maar werkt goed samen om de organisatie en je dienst naar een hoger niveau te tillen.

Voor deze vacature zijn er geen diplomavereisten maar vragen we wel 2 jaar relevante beroepservaring. In deze functie is wel een bachelor denkniveau gewenst. Indien je voldoende ervaring hebt, maar niet in het bezit bent van minimum een geldig bachelorsdiploma (of daarmee gelijkgesteld), nodigen we je uit om deel te nemen aan een capaciteitsproef op bachelor niveau (abstracte, numerieke en verbale redeneerproef).
**De selectiestappen die je doorloopt om erachter te komen of jij de juiste persoon op de juiste