Assistent Medisch Secretariaat

**Fedasil kent materiële hulp toe aan **verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.**

Fedasil zoekt: 1

**Assistent medisch secretariaat (m/v/x)**

Interne / externe

Referentienummer: 9068/095

**Functie**

**Doel**

U verzorgt een veelheid aan uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van de medische dienst om het algemene functioneren ervan te optimaliseren.

**Context**

De personeelsleden verzekeren de omkadering van de bewoners en hebben verschillende taken en profielen. Samen vormen ze de verschillende diensten van het centrum: het onthaal, de centrumdirectie, de medische dienst, de logistieke dienst, de technische dienst, de financiële dienst en de HR-dienst.

**Inhoud**

U behandelt administratieve taken van de arts(en)en de verpleegkundigen efficiënt en adequaat, met het oog op de ondersteuning die nodig is voor de goede werking van de medische dienst.

U bent verantwoordelijk voor de correcte inhoud van de medische dossiers door het volgen van procedures en richtlijnen, om de beschikbaarheid van informatie te garanderen. Dit omvat de koppeling van medische documenten aan een elektronisch medisch dossier(EMD), de aanmaak van nieuwe medische dossiers en beheer van bestaande dossiers, alsook de klassering en archivering van bestanden.

U zorgt ervoor dat derden toegang hebben tot de dienst en de organisatie, zodat ze een correct en gepersonaliseerd onthaal krijgen. Dit omvat het verstrekken van telefonische basisinformatie, het organiseren van medische consultaties (intern en extern) en het opvragen van de nodige informatie om de aanvrager de juiste informatie te kunnen verstrekken.

U verwerkt informatie in bestanden correct, zodat deze duidelijk en systematisch is voor verdere verwerking. Dit omvat het encoderen, het wijzigen, corrigeren en up to date houden van gegevens.

U voert een eerste controle uit in de specifieke database van de administratieve gegevens en betreffende vaccinaties en TBC screenings van de bewoners en voert deze gegevens in het EMD.

U staat mee in voor de controle en verwerking van de facturatie van de externe hulpverleners.

U beheert mee de agenda van de medische dienst.

U doet aanvragen ten laste neming namens de bewoners volgens de geldende procedures.

**Profiel**

**Diploma en ervaring**

U heeft een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.

U heeft een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

**Vaardigheden**

**Vereisten**

U heeft een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel,

U heeft voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.

U heeft goede analytische vaardigheden.

U kan zich vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken.

U bent stressbestendig.

**Troeven**

Kennis van andere talen (Frans/Engels/..)

Ervaring in medisch secretariaat.

**Algemene vaardigheden**
- In team werken_: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
- Klantgericht handelen_ : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
- Betrouwbaarheid tonen_: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
- Zichzelf ontwikkelen_ : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
- Doelstellingen bereiken_: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
- Informatie verwerken_ : efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen een beschikbare termijn.
- Problemen oplossen: _Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
- Ondersteunen: _Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

**Aanbod**

**Type overeenkomst**

Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week).

Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

D