Finance Coordinator

VLIR-UOS zoekt een ervaren Finance Coordinator

De organisatie

Opgericht in 1998 onder de koepel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR), is VLIR-UOS het toonaangevende samenwerkingsplatform voor het Vlaamse hoger onderwijs in het kader van duurzame ontwikkeling. Met financiering van de Belgische federale overheid (DGD) fungeert de organisatie als belangrijkste financieringsorgaan voor partnerschappen en beurzen tussen academici uit Vlaanderen en haar partnerlanden in Afrika, Latijns-Amerika en Azië.

VLIR-UOS wil zijn rol als grant manager van projecten en beurzen, knowledge hub en wereldwijd platform en netwerk versterken door zijn kernproducten inhoudelijk uit te breiden en zijn werkwijze te transformeren en digitaliseren. Om die reden zoeken wij een ervaren en gemotiveerde Finance

Coordinator.

Jouw rol

Actief binnen de Programme Hub ben je verantwoordelijk voor het financieel, contractueel en administratief beheer van de door VLIR-UOS beheerde subsidies (projecten en beurzen) Als teamlead en vanuit je financiële expertenrol zorg jij voor correcte toewijzing van de subsidie en een duidelijke rapportering hierover naar de subsidiërende partners. Daarnaast zorg je voor een correcte budgettering en budgetteringsopvolging voor de organisatie..
- Je staat in voor de correcte en klantvriendelijke vertaling van het het subsidiekader van de federale overheid in het financial framework van VLIR-UOS.
- Hierbij zorg je voor continue verbetering van dit kader in dialoog met zowel de financierende overheid als de instellingen en voer je de nodige benchmarking uit met relevante andere actoren.
- Je vertaalt dit kader naar een concreet trainingsaanbod voor alle projectbetrokkenen.
- Je versterkt het financieel controlebeleid van VLIR-UOS, een efficiënt, effectief, en risico
- gebaseerd systeem binnen een gedigitaliseerde omgeving.
- Je werkt een auditbeleid uit en zet het om in de praktijk..
- Je bouwt efficiënte financiële en administratieve processen en connecteert deze met andere processen binnen de organisatie.
- Je volgt relevante beleidsontwikkelingen binnen het domein van financiën.
- Je vertegenwoordigt VLIR-UOS in relevante fora.
- Je bouwt een professioneel netwerk uit met relevante experten in de wereld van ontwikkelingssamenwerking en het hoger onderwijs, in België / Vlaanderen en internationaal.
- Je overziet samen met collega’s de belangrijkste stappen in de grant cycle (oproep tot projectvoorstellen, projectselectie, contractering, training, rapportering, monitoring & evaluatie)
- Je beheert de contractcyclus van de projecten dat start met de Pre-contracting due diligence checks
- Je volgt jaarlijkse de gefinancierde projecten op en voert de financiële controles uit.
- Je rapporteert over de verschillende subsidies naar de respectieve donoren

Vacature Finance Coordinator - VLIR-UOS - 8 november 2023 1/3
- Je draagt bij tot het opbouwen van kennisproducten in de vorm van financiële analyses van de

VLIR-UOS-portfolio, programma’s en/of projecten
- Je zorgt voor de uitwerking en regelmatige opvolging van de begroting voor zowel organisatie als portfolio en zet daar de nodige processen voor op in een gedigitaliseerde omgeving.
- Je verzekert de nodige links met de geëxternaliseerde boekhouding
- Je staat in voor een correcte toepassing van de reglementering inzake openbare markten.
- Je hebt een adviserende rol in het beheer van VLIR-UOS-middelen.

Jouw profiel
- een masterdiploma in een financieel-economische richting
- Minimum 5 jaar ervaring in financieel management.
- stevige kennis van en ervaring met financieel-administratief beleid in de non-profit sector of de publieke sector
- kennis van en ervaring met subsidiebeheer en het beheer van publieke middelen
- resultaatsgericht en houden van het halen van deadlines zonder daarbij kwaliteit uit het oog te verliezen
- een analytische geest, die zich snel een nieuwe context wil en kan eigen maken
- communicatievaardig en capaciteit om te navigeren op spanningen
- idealiter een eerste ervaring in het aansturen van een team
- vlot overweg kunnen met de Microsoft 365 - producten en de databeheersystemen in een

Windowsomgeving
- sterk in het Nederlands en het Engels, zowel in gesproken als geschreven taal, en voldoende in het Frans.

Ons aanbod
- Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur; voltijds met een gemiddelde van 38 uren/week;
- Een dynamische omgeving met gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin;
- Flexibiliteit in de organisatie van je werk: met telewerken, flexibele werktijden en een pakket van 35 vakantiedagen (voltijds werkende);
- Interessante loonvoorwaarden: alignering op de barema’s van de Vlaamse overheid aangevuld met een ruim voordelenpakket: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in co